WorkbamiNhân sự & chấm công
Mẫu bảng chấm công theo giờ (Excel) miễn phí, ví dụ và quy định cần biết
Bảng chấm công theo giờ ghi lại mỗi ngày người lao động bắt đầu làm lúc mấy giờ, kết thúc lúc mấy giờ, nghỉ giữa giờ bao lâu và thực tế làm được bao nhiêu giờ. Từ đó doanh nghiệp tính lương, tính tiền làm thêm giờ và kiểm tra số giờ có vượt giới hạn luật cho phép hay không.
Trang này cung cấp mẫu bảng chấm công theo giờ bằng Excel miễn phí với công thức cộng tổng sẵn, giải thích từng cột, một ví dụ tuần làm việc đã điền, cách ghi chép đơn giản mỗi ngày và các quy định chính của Bộ luật Lao động 2019.
Bảng chấm công theo giờ là gì?
Đây là bảng theo tuần hoặc theo tháng, mỗi dòng là một ngày làm việc với giờ vào, giờ ra, thời gian nghỉ, số giờ làm việc và số giờ làm thêm. Cuối bảng có tổng số giờ của kỳ, số giờ làm thêm theo từng loại ngày (ngày thường, ngày nghỉ hằng tuần, ngày lễ) và chữ ký của người lao động, người quản lý.
Khác với bảng chấm công theo ngày chỉ đánh dấu đi làm, nghỉ phép hay vắng mặt, và khác với nhật ký công việc mô tả nhiệm vụ, bảng chấm công theo giờ chỉ trả lời một câu hỏi: đã làm bao nhiêu giờ và vào khung giờ nào. Vì vậy nó là căn cứ quan trọng để tính lương theo giờ, tiền làm thêm giờ và phân bổ giờ công cho từng dự án hoặc khách hàng.
Khi nào nên dùng bảng chấm công theo giờ?
- Khi trả lương theo giờ cho nhân viên bán thời gian hoặc thời vụ
- Khi cần tính tiền làm thêm giờ chính xác cho bộ phận sản xuất, kho, cửa hàng
- Khi nhân viên làm theo ca, giờ vào ra khác nhau mỗi ngày
- Khi cần theo dõi giờ công theo dự án để báo giá hoặc tính chi phí
- Khi chưa có máy chấm công hay phần mềm chấm công
Các mục trong mẫu bảng chấm công theo giờ
File Excel có sẵn các mục dưới đây. Số giờ ghi dạng thập phân (7,5 = 7 giờ 30 phút) để công thức cộng tổng chính xác.
Thông tin chung
| Mục | Cách ghi | Ví dụ |
|---|---|---|
| Người lao động | Họ tên và mã nhân viên. | Trần Thị Hoa, mã NV 0458 |
| Bộ phận | Phòng ban, xưởng hoặc chi nhánh. | Kho hàng, chi nhánh Bình Dương |
| Kỳ chấm công | Tuần hoặc tháng, ghi rõ ngày bắt đầu và kết thúc. | Tuần 2–7/11/2026 |
| Giờ làm việc theo hợp đồng | Số giờ mỗi ngày và mỗi tuần. | 8 giờ/ngày, thứ Hai đến thứ Bảy (sáng thứ Bảy 4 giờ) |
| Người duyệt | Quản lý trực tiếp ký xác nhận. | Nguyễn Văn Nam, trưởng kho |
Dòng chấm công hằng ngày
| Mục | Cách ghi | Ví dụ |
|---|---|---|
| Ngày | Mỗi dòng một ngày làm việc. | Thứ Hai 2/11 |
| Giờ vào, giờ ra | Giờ thực tế, không phải giờ theo lịch. | 08:00 – 19:00 |
| Nghỉ (phút) | Tổng thời gian nghỉ không tính vào giờ làm. | 60 |
| Số giờ làm | Giờ ra trừ giờ vào trừ thời gian nghỉ, ghi số thập phân. | 10 |
| Giờ làm thêm | Phần vượt quá giờ làm việc bình thường trong ngày. | 2 |
Tổng hợp và xác nhận
| Mục | Cách ghi | Ví dụ |
|---|---|---|
| Tổng giờ làm | Cộng cột số giờ làm. | 47,5 giờ |
| Tổng giờ làm thêm | Tách theo ngày thường, ngày nghỉ hằng tuần, ngày lễ. | 3,5 giờ ngày thường |
| Ghi chú | Đi muộn, về sớm, đổi ca, công tác. | Thứ Năm tăng ca nhập hàng cuối tháng |
| Chữ ký | Người lao động và người duyệt, kèm ngày ký. | Đã duyệt ngày 9/11/2026 |
Ví dụ bảng chấm công theo giờ đã điền
Một tuần làm việc của nhân viên kho, 8 giờ/ngày từ thứ Hai đến thứ Sáu và 4 giờ sáng thứ Bảy. Giờ làm thêm tính theo phần vượt 8 giờ trong ngày.
| Người lao động | Trần Thị Hoa, kho Bình Dương |
|---|---|
| Kỳ chấm công | 2–7/11/2026 |
| Giờ theo hợp đồng | 44 giờ/tuần |
| Tổng giờ làm | 47,5 giờ |
| Làm thêm | 3,5 giờ ngày thường (hưởng ít nhất 150% lương) |
Giờ làm trong tuần
| Ngày | Giờ vào | Giờ ra | Nghỉ (phút) | Số giờ làm | Làm thêm |
|---|---|---|---|---|---|
| T2 2/11 | 08:00 | 17:00 | 60 | 8 | 0 |
| T3 3/11 | 08:00 | 19:00 | 60 | 10 | 2 |
| T4 4/11 | 08:00 | 17:00 | 60 | 8 | 0 |
| T5 5/11 | 08:00 | 18:30 | 60 | 9,5 | 1,5 |
| T6 6/11 | 08:00 | 17:00 | 60 | 8 | 0 |
| T7 7/11 | 08:00 | 12:00 | 0 | 4 | 0 |
Cách tính: 8 + 10 + 8 + 9,5 + 8 + 4 = 47,5 giờ. Làm thêm là phần vượt 8 giờ/ngày: 2 giờ thứ Ba + 1,5 giờ thứ Năm = 3,5 giờ, không quá 50% giờ làm bình thường trong ngày.
Tải miễn phí
Miễn phí, không cần đăng ký. Mở được bằng Excel, Google Trang tính, Word, WPS và LibreOffice.
Mở file đã tải trong Nobami, bộ văn phòng trên web, để chỉnh sửa ngay.
Cách ghi bảng chấm công theo giờ trong 5 bước
- Xác định kỳ và giờ chuẩn. Ghi tuần hoặc tháng và số giờ làm việc bình thường theo hợp đồng; đây là mốc để tính làm thêm.
- Ghi ngay trong ngày. Giờ vào, giờ ra và thời gian nghỉ ghi cuối mỗi ngày, không dồn đến cuối tháng.
- Đổi phút sang số thập phân. 45 phút = 0,75 giờ. Như vậy Excel cộng tổng mới đúng.
- Cộng tổng và kiểm tra giới hạn. So với giới hạn làm thêm theo ngày, tháng, năm; tách giờ làm thêm ngày thường, ngày nghỉ, ngày lễ.
- Ký xác nhận và lưu hồ sơ. Người lao động và quản lý ký, bộ phận nhân sự dùng để tính lương và lưu cùng bảng lương.
Quy định tại Việt Nam về giờ làm việc và làm thêm giờ
Theo Bộ luật Lao động 2019, thời giờ làm việc bình thường không quá 8 giờ trong 1 ngày và không quá 48 giờ trong 1 tuần (Điều 105). Người lao động làm việc liên tục từ 6 giờ trở lên trong ngày được nghỉ giữa giờ ít nhất 30 phút liên tục, làm ban đêm ít nhất 45 phút (Điều 109).
Làm thêm giờ phải có sự đồng ý của người lao động; số giờ làm thêm không quá 50% số giờ làm việc bình thường trong 1 ngày, không quá 40 giờ trong 1 tháng và không quá 200 giờ trong 1 năm, trừ một số ngành, công việc được làm đến 300 giờ/năm (Điều 107).
Tiền lương làm thêm giờ ít nhất bằng 150% vào ngày thường, 200% vào ngày nghỉ hằng tuần và 300% vào ngày nghỉ lễ, tết, ngày nghỉ có hưởng lương (Điều 98). Vì vậy bảng chấm công nên tách riêng giờ làm thêm theo từng loại ngày.
Nguồn
- Cơ sở dữ liệu quốc gia về văn bản pháp luật (vbpl.vn): Bộ luật Lao động 2019 (cập nhật đến 3 tháng 11, 2026)
- Cổng thông tin điện tử Chính phủ: hệ thống văn bản (cập nhật đến 3 tháng 11, 2026)
Thông tin chung, không phải tư vấn pháp lý. Quy định có thể được sửa đổi; hãy kiểm tra văn bản hiện hành, thỏa ước lao động tập thể và nội quy công ty.
Những lỗi thường gặp
- Ghi giờ theo lịch thay vì giờ vào ra thực tế
- Viết 7,30 thay vì 7,5 khiến tổng giờ bị sai
- Không trừ thời gian nghỉ giữa giờ
- Gộp chung giờ làm thêm ngày thường, ngày nghỉ và ngày lễ nên tính sai tiền lương
- Để cuối tháng mới điền theo trí nhớ
- Không có chữ ký xác nhận của người lao động và quản lý
Câu hỏi thường gặp về bảng chấm công theo giờ
Bảng chấm công theo giờ khác bảng chấm công theo ngày thế nào?
Bảng theo ngày đánh dấu có đi làm, nghỉ phép hay vắng mặt. Bảng theo giờ ghi giờ vào, giờ ra và số giờ thực tế, cần thiết khi trả lương theo giờ hoặc tính làm thêm giờ.
Làm sao đổi phút sang giờ thập phân?
Lấy số phút chia 60: 15 phút = 0,25; 30 phút = 0,5; 45 phút = 0,75. Ví dụ 8 giờ 45 phút ghi là 8,75.
Mỗi tháng được làm thêm tối đa bao nhiêu giờ?
Theo Điều 107 Bộ luật Lao động 2019 là không quá 40 giờ/tháng và 200 giờ/năm (một số ngành tối đa 300 giờ/năm). Hãy kiểm tra văn bản hiện hành vì giới hạn có thể được điều chỉnh.
Bảng chấm công khác nhật ký công việc ra sao?
Nhật ký công việc ghi đã làm những việc gì; bảng chấm công ghi đã làm bao nhiêu giờ. Hai tài liệu bổ trợ cho nhau nhưng mục đích khác nhau.
Mở file bằng Google Sheets được không?
Được. File .xlsx mở được trong Excel, Google Sheets và LibreOffice Calc, giữ nguyên công thức cộng tổng.