WorkbamiSDM & absensi
Contoh timesheet karyawan dan template Excel gratis, lengkap dengan aturan lembur
Timesheet karyawan mencatat setiap hari jam mulai kerja, jam selesai, lama istirahat, dan jumlah jam kerja yang sebenarnya. Dari sini perusahaan menghitung upah, upah lembur, dan memastikan jam kerja tidak melampaui batas yang diatur undang-undang.
Di halaman ini Anda mendapatkan template timesheet Excel gratis dengan rumus total otomatis, penjelasan setiap kolom, contoh satu minggu yang sudah diisi, cara mengisi yang praktis setiap hari, serta ringkasan aturan waktu kerja dan lembur di Indonesia.
Apa itu timesheet karyawan?
Timesheet adalah tabel mingguan atau bulanan; setiap baris adalah satu hari kerja dengan jam masuk, jam pulang, waktu istirahat, jam kerja, dan jam lembur. Di bagian bawah ada total jam periode tersebut, total lembur, serta tanda tangan karyawan dan atasan.
Timesheet berbeda dengan absensi, yang hanya menandai hadir, izin, sakit, atau alpa, dan berbeda dengan laporan harian yang menjelaskan pekerjaan apa saja yang dikerjakan. Timesheet hanya menjawab satu pertanyaan: berapa jam bekerja dan pada jam berapa. Karena itu timesheet menjadi dasar penghitungan upah per jam, upah lembur, dan alokasi jam kerja ke proyek atau klien.
Kapan timesheet karyawan dibutuhkan?
- Saat membayar karyawan paruh waktu atau harian lepas berdasarkan jam
- Saat menghitung upah lembur untuk bagian produksi, gudang, atau toko
- Saat karyawan bekerja dengan sistem shift yang jam masuknya berubah-ubah
- Saat perlu menagih klien atau menghitung biaya proyek berdasarkan jam kerja
- Saat perusahaan belum memakai mesin absensi atau aplikasi absensi
Isi template timesheet karyawan
File Excel berisi kolom-kolom berikut. Jam ditulis dalam angka desimal (7,5 = 7 jam 30 menit) agar rumus total menghitung dengan benar.
Data karyawan
| Bagian | Cara mengisi | Contoh |
|---|---|---|
| Nama karyawan | Nama lengkap dan NIK karyawan. | Dewi Lestari, NIK 2041 |
| Divisi | Departemen, cabang, atau pusat biaya. | Gudang, cabang Cikarang |
| Periode | Minggu atau bulan, dengan tanggal mulai dan selesai. | 2–6 November 2026 |
| Jam kerja normal | Jam kerja per hari dan per minggu sesuai perjanjian kerja. | 8 jam/hari, Senin–Jumat (40 jam/minggu) |
| Atasan | Orang yang memeriksa dan menyetujui. | Budi Santoso, kepala gudang |
Catatan harian
| Bagian | Cara mengisi | Contoh |
|---|---|---|
| Tanggal | Satu hari kerja per baris. | Senin 2/11 |
| Jam masuk dan pulang | Jam sebenarnya, bukan jadwal. | 08:00 – 19:00 |
| Istirahat (menit) | Total waktu istirahat yang tidak dihitung jam kerja. | 60 |
| Jam kerja | Jam pulang dikurangi jam masuk dikurangi istirahat, dalam desimal. | 10 |
| Jam lembur | Kelebihan dari jam kerja normal hari itu. | 2 |
Rekap dan persetujuan
| Bagian | Cara mengisi | Contoh |
|---|---|---|
| Total jam kerja | Jumlah kolom jam kerja. | 43 jam |
| Total lembur | Jumlah jam lembur, pisahkan hari kerja dan hari libur. | 3 jam hari kerja |
| Keterangan | Terlambat, pulang cepat, tukar shift, dinas luar. | Kamis stock opname akhir bulan |
| Tanda tangan | Karyawan dan atasan, dengan tanggal. | Disetujui 6 November 2026 |
Contoh timesheet karyawan yang sudah diisi
Contoh satu minggu karyawan gudang dengan 5 hari kerja, 8 jam per hari. Lembur dihitung dari kelebihan 8 jam pada hari itu dan sudah ada surat perintah lembur.
| Karyawan | Dewi Lestari, gudang Cikarang |
|---|---|
| Periode | 2–6 November 2026 |
| Jam kerja normal | 40 jam per minggu |
| Total jam kerja | 43 jam |
| Lembur | 3 jam (jam pertama 1,5×, jam berikutnya 2× upah sejam) |
Jam kerja minggu ini
| Tanggal | Masuk | Pulang | Istirahat (menit) | Jam kerja | Lembur |
|---|---|---|---|---|---|
| Sen 2/11 | 08:00 | 17:00 | 60 | 8 | 0 |
| Sel 3/11 | 08:00 | 19:00 | 60 | 10 | 2 |
| Rab 4/11 | 08:00 | 17:00 | 60 | 8 | 0 |
| Kam 5/11 | 08:00 | 18:00 | 60 | 9 | 1 |
| Jum 6/11 | 08:00 | 17:00 | 60 | 8 | 0 |
Perhitungan: 8 + 10 + 8 + 9 + 8 = 43 jam. Lembur = kelebihan 8 jam per hari: 2 jam Selasa + 1 jam Kamis = 3 jam, masih di bawah batas 4 jam per hari dan 18 jam per minggu.
Download gratis
Gratis, tanpa daftar. Bisa dibuka di Excel, Google Spreadsheet, Numbers, Word, WPS, dan LibreOffice.
Buka file yang sudah diunduh di Nobami, aplikasi kantor berbasis web, lalu edit langsung.
Cara mengisi timesheet dalam 5 langkah
- Tentukan periode dan jam kerja normal. Tulis minggu atau bulan serta jam kerja normal sesuai perjanjian kerja; ini menjadi batas penghitungan lembur.
- Catat setiap hari. Isi jam masuk, jam pulang, dan istirahat pada hari yang sama, jangan menunggu akhir bulan.
- Ubah menit ke desimal. 45 menit = 0,75 jam, supaya total di Excel tepat.
- Jumlahkan dan cek batas lembur. Pastikan lembur tidak lebih dari 4 jam sehari dan 18 jam seminggu, dan pisahkan lembur di hari kerja dan hari libur.
- Tanda tangani dan arsipkan. Karyawan dan atasan menandatangani, lalu HR memakainya untuk penggajian dan menyimpannya bersama slip gaji.
Aturan waktu kerja dan lembur di Indonesia
Menurut UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan sebagaimana diubah UU No. 6 Tahun 2023 (Cipta Kerja), waktu kerja adalah 7 jam sehari dan 40 jam seminggu untuk 6 hari kerja, atau 8 jam sehari dan 40 jam seminggu untuk 5 hari kerja (Pasal 77).
PP No. 35 Tahun 2021 mengatur bahwa waktu kerja lembur paling lama 4 jam dalam sehari dan 18 jam dalam seminggu, harus ada perintah dan persetujuan tertulis, dan pengusaha wajib membuat daftar pelaksanaan kerja lembur.
Upah lembur pada hari kerja biasa adalah 1,5 kali upah sejam untuk jam pertama dan 2 kali upah sejam untuk jam berikutnya; upah sejam dihitung 1/173 kali upah sebulan. Lembur pada hari istirahat mingguan atau hari libur resmi memakai tarif yang lebih tinggi, sehingga sebaiknya dicatat terpisah di timesheet.
Sumber
- JDIH Kementerian Ketenagakerjaan (dicek 3 November 2026)
- Database Peraturan BPK RI (dicek 3 November 2026)
Informasi umum, bukan nasihat hukum. Peraturan dapat berubah; periksa peraturan yang berlaku, perjanjian kerja bersama, dan peraturan perusahaan Anda.
Kesalahan yang sering terjadi
- Menulis jam sesuai jadwal, bukan jam masuk dan pulang yang sebenarnya
- Menulis 7,30 alih-alih 7,5 sehingga total jam salah
- Tidak mengurangi waktu istirahat
- Mencampur lembur hari kerja dan hari libur sehingga tarif upah salah
- Lembur tanpa surat perintah atau persetujuan tertulis
- Timesheet tidak ditandatangani karyawan dan atasan
Pertanyaan umum tentang timesheet karyawan
Apa bedanya timesheet dengan absensi?
Absensi menandai hadir, izin, sakit, atau alpa. Timesheet mencatat jam masuk, jam pulang, dan jumlah jam kerja yang sebenarnya, yang diperlukan untuk upah per jam dan lembur.
Bagaimana mengubah menit ke jam desimal?
Bagi jumlah menit dengan 60: 15 menit = 0,25; 30 menit = 0,5; 45 menit = 0,75. Jadi 8 jam 45 menit ditulis 8,75.
Berapa batas lembur maksimal?
Menurut PP 35/2021, paling lama 4 jam sehari dan 18 jam seminggu, di luar lembur pada hari istirahat mingguan atau hari libur resmi.
Apa bedanya timesheet dengan laporan harian kerja?
Laporan harian menjelaskan pekerjaan yang dilakukan, sedangkan timesheet mencatat berapa jam bekerja. Keduanya saling melengkapi tetapi tujuannya berbeda.
Apakah template bisa dibuka di Google Sheets?
Bisa. File .xlsx dapat dibuka di Excel, Google Sheets, dan LibreOffice Calc dengan rumus total tetap berfungsi.