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Plantilla de presupuesto gratis con ejemplo para clientes
Un presupuesto le dice a un posible cliente qué le vas a entregar, a qué precio, en qué plazo y con qué condiciones, antes de empezar el trabajo. El cliente suele comparar varios presupuestos a la vez, así que uno claro y completo gana muchas veces a otro algo más barato que deja dudas abiertas.
En esta página tienes una plantilla de presupuesto gratis en Excel y Word, una explicación campo por campo, un ejemplo real con base imponible e IVA separados, los pasos para preparar un presupuesto en poco tiempo y los errores que más discusiones provocan. El archivo de Excel suma automáticamente las bases y las cuotas de IVA.
¿Qué es un presupuesto?
Un presupuesto (también llamado cotización u oferta comercial, según el país) es el documento en el que una empresa o autónomo detalla los productos o servicios que ofrece, las cantidades, los precios unitarios, el importe total y las condiciones: plazo de entrega, forma de pago y validez de la oferta. El cliente lo usa para aprobar la compra internamente y, si está de acuerdo, lo acepta por escrito o envía un pedido.
No existe un formato obligatorio, pero un buen presupuesto deja claros cuatro puntos: número de presupuesto, fecha de validez, desglose de base imponible e IVA y forma de pago. Con eso se evitan la mayoría de los conflictos del tipo "esto no es lo que me presupuestaste".
¿Cuándo necesitas un presupuesto?
- Un cliente te pide precio antes de aprobar una compra
- Participas en una petición de ofertas o comparas con otros proveedores
- El precio depende del alcance: montajes, reformas, diseño o consultoría
- Comunicas una subida de tarifas o un producto nuevo a un cliente habitual
- Necesitas adjuntar precios a una propuesta o a un contrato
Cómo rellenar la plantilla de presupuesto
Los archivos descargables incluyen exactamente estos campos. Rellénalos todos para que el cliente pueda aprobar tu presupuesto sin volver a preguntarte.
Datos generales
| Campo | Qué escribir | Ejemplo |
|---|---|---|
| Número de presupuesto | Un número único con una regla sencilla; añade la versión si lo modificas. | P-2026-1031-01 (v2) |
| Fecha y validez | Fecha de emisión y hasta cuándo mantienes el precio. | 31/10/2026, válido hasta el 30/11/2026 |
| Cliente | Razón social, NIF, persona de contacto y dirección. | Estudio Lumen S.L., att. Laura Gómez |
| Tu empresa | Razón social o nombre, NIF, dirección, teléfono y correo. | Mobiliario Norte S.L., NIF B12345678 |
Conceptos
| Campo | Qué escribir | Ejemplo |
|---|---|---|
| Concepto y descripción | Producto con modelo o características, o descripción clara del servicio. | Silla ergonómica de malla, reposabrazos 3D |
| Cantidad y precio unitario | Unidades y precio por unidad (pieza, hora, servicio). | 8 × 189 € |
| Base imponible e IVA | Base = cantidad × precio; la cuota de IVA aparte. | 1.512 € + 317,52 € de IVA |
Condiciones
| Campo | Qué escribir | Ejemplo |
|---|---|---|
| Totales | Suma de bases, cuota de IVA y total. Indica si los precios incluyen IVA. | Total 3.196,82 € IVA incluido |
| Plazo de entrega | Tiempo desde la aceptación y lugar de entrega o montaje. | 15 días hábiles, montaje incluido en Madrid |
| Forma de pago | Anticipo, vencimiento y medio de pago. | 50 % a la aceptación, 50 % a la entrega, transferencia |
| Garantía y exclusiones | Qué cubre la garantía y qué no incluye el precio. | Garantía de 3 años; retirada de muebles antiguos no incluida |
| Aceptación | Cómo acepta el cliente: firma, sello o correo de confirmación. | Firma y fecha del cliente al pie |
Ejemplo de presupuesto
Un proveedor de mobiliario de oficina presupuesta sillas y mesas para un estudio de diseño de Madrid, con transporte y montaje. Cada línea muestra la base imponible y la cuota de IVA al 21 %.
| Número | P-2026-1031-01 |
|---|---|
| Cliente | Estudio Lumen S.L., att. Laura Gómez |
| Válido hasta | 30 de noviembre de 2026 |
| Total | 3.196,82 € (base 2.642 € + IVA 554,82 €) |
| Entrega y pago | 15 días hábiles; 50 % a la aceptación y 50 % a la entrega |
Conceptos presupuestados
| Concepto | Descripción | Cantidad | Precio unitario (€) | Base imponible | IVA 21 % |
|---|---|---|---|---|---|
| Silla ergonómica | Malla, reposabrazos 3D | 8 | 189 | 1512,00 € | 317,52 € |
| Mesa de trabajo | 160 × 80 cm, acabado roble | 4 | 245 | 980,00 € | 205,80 € |
| Transporte y montaje | Madrid capital | 1 | 150 | 150,00 € | 31,50 € |
| Total | 2642,00 € | 554,82 € |
Total = 2.642 € de base + 554,82 € de IVA = 3.196,82 €. Si el cliente es un particular, muestra también el precio final con IVA incluido.
Descarga gratuita
Gratis y sin registro. Se abre en Excel, Google Sheets, Numbers, Word y LibreOffice.
Abre el archivo descargado en Nobami, nuestra oficina web, y edítalo al momento.
Cómo hacer un presupuesto paso a paso
- Aclara lo que necesita el cliente. Pregunta cantidades, plazos, lugar de entrega y presupuesto aproximado antes de calcular, y evitarás rehacerlo varias veces.
- Describe cada concepto con detalle. Incluye modelo, medidas o alcance del servicio para que el cliente pueda comparar con otras ofertas.
- Calcula bases y totales. Base = cantidad × precio unitario. Pon los descuentos en una línea aparte en lugar de bajar los precios sin explicarlo.
- Desglosa el IVA. Indica el tipo aplicado, la cuota y el total, y deja claro si los precios incluyen o no el IVA.
- Añade validez y condiciones. Plazo de entrega, forma de pago, garantía y lo que no está incluido convierten una lista de precios en un presupuesto fiable.
- Revisa, envía en PDF y haz seguimiento. Comprueba los totales, envíalo en PDF y apunta número, fecha de envío y resultado para llamar antes de que caduque.
Notas para España: IVA y validez
El tipo general del IVA en España es el 21 % (artículo 90 de la Ley 37/1992 del IVA); existen tipos reducidos del 10 % y superreducidos del 4 % para determinados bienes y servicios, como la hostelería o algunos alimentos. Indica en cada línea el tipo aplicado y, para clientes particulares, muestra el precio final con IVA incluido.
Un presupuesto no es una factura: la factura se emite cuando se realiza la operación y debe cumplir los requisitos del reglamento de facturación. Usar en la factura los mismos conceptos e importes del presupuesto facilita la conciliación al cliente.
Cuando el cliente es un consumidor, la normativa de consumo protege su derecho a conocer el precio total antes de contratar, y en algunos sectores, como las reparaciones, existen reglas específicas sobre presupuestos previos. En Latinoamérica la cotización sigue la misma lógica, pero los impuestos (IVA, IGV, ITBIS) y sus tipos varían según el país.
Fuentes
- BOE: Ley 37/1992 del Impuesto sobre el Valor Añadido (art. 90) (consultado el 31 de octubre de 2026)
- Agencia Tributaria: sede electrónica (consultado el 31 de octubre de 2026)
Información general, no asesoramiento legal ni fiscal. Consulta con tu asesor el tipo de IVA aplicable a tu actividad.
Errores frecuentes en un presupuesto
- No indicar si los precios llevan IVA incluido o no
- No poner fecha de validez y recibir la aceptación meses después con precios antiguos
- Conceptos vagos como "mobiliario oficina" sin medidas ni modelos
- Olvidar transporte, montaje o retirada y añadirlos después en la factura
- Enviar versiones nuevas sin número de versión, de modo que nadie sabe cuál vale
- Escribir los totales a mano en lugar de usar fórmulas y que no cuadren
Preguntas frecuentes sobre presupuestos
¿Qué diferencia hay entre presupuesto, factura proforma y factura?
El presupuesto propone precio y condiciones antes de la venta. La factura proforma es un borrador sin validez fiscal que suele enviarse para pagos anticipados o trámites. La factura es el documento fiscal que se emite al realizar la operación.
¿Cuánto tiempo debe ser válido un presupuesto?
Lo habitual son 15 o 30 días. Si tus costes cambian rápido, acórtalo, y escribe siempre una fecha concreta, por ejemplo "válido hasta el 30/11/2026".
¿Un presupuesto aceptado es vinculante?
Si el cliente acepta un presupuesto con precio y condiciones cerrados, normalmente se considera un acuerdo entre las partes. Para encargos grandes conviene firmar además un contrato o unas condiciones generales.
¿Debo poner el IVA en el presupuesto?
Sí, conviene desglosarlo: base imponible, tipo, cuota y total. Con clientes particulares, muestra siempre el precio final con IVA.
¿Puedo usar la plantilla en Google Sheets o LibreOffice?
Sí. El Excel se abre con sus fórmulas en Google Sheets, Numbers o LibreOffice Calc, y el Word en Google Docs o LibreOffice Writer.