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报价单模板免费下载、写法与填写范例
报价单是在正式交易前，向客户说明“提供什么、多少钱、什么时候交付、按什么条件”的文件。客户通常会把几家供应商的报价单放在一起比较，所以除了价格，项目是否齐全、是否一目了然，往往决定了能否拿下订单。
本页提供可直接使用的报价单Excel和Word模板、逐项填写说明、分列不含税金额与增值税的真实范例、制作步骤和常见错误。Excel文件中已经设置好金额与税额的合计公式。
什么是报价单？
报价单是卖方把产品或服务的名称、规格、数量、单价、金额以及交易条件整理后，提供给潜在买方的文件。买方收到后用于内部采购审批，条件合适时再发出采购订单或签订合同。
报价单不是法定格式的文件，各家公司样式不同。但只要报价编号、有效期、不含税金额与税额、付款条件这四点写清楚，就能避免大部分“当时报的不是这个价”之类的纠纷。
什么时候需要报价单？
- 客户为走采购审批流程，要求提供价格资料时
- 参加询价、比价（三家以上比选）或招投标时
- 提供开发、设计、安装等按工作范围计价的服务时
- 向老客户通知调价或推荐新产品时
- 方案书或合同需要附上价格依据时
报价单模板各项目填写说明
下载文件中包含以下全部项目。尽量不要留空，让客户可以直接把报价单附在内部审批里。
基本信息
| 项目 | 填写方法 | 填写示例 |
|---|---|---|
| 报价编号 | 按日期加流水号等规则编号，修改后的报价加版本号。 | BJ-20261031-01（第2版） |
| 报价日期与有效期 | 出具日期以及价格保证到哪一天。 | 2026年10月31日，有效期至11月30日 |
| 客户信息 | 客户公司名称、联系人、部门。 | 上海明光贸易有限公司 行政部 王经理 |
| 报价方信息 | 公司全称、统一社会信用代码、地址、联系人与电话，可加盖公章。 | 杭州云帆网络科技有限公司 |
报价明细
| 项目 | 填写方法 | 填写示例 |
|---|---|---|
| 项目与规格 | 写清楚功能范围或型号，方便客户横向比较。 | 企业官网设计（响应式，10个页面） |
| 数量与单价 | 数量、单位（项、月、台）和单价。 | 12个月 × 800元 |
| 金额与税额 | 金额=数量×单价（不含税），税额按适用税率单独计算。 | 9,600元 / 576元 |
交易条件
| 项目 | 填写方法 | 填写示例 |
|---|---|---|
| 合计 | 分别写不含税合计、增值税、价税合计，并注明是否含税。 | 价税合计 56,816元 |
| 交付周期 | 从签约到交付或上线的时间。 | 签约后45个工作日上线 |
| 付款方式 | 预付款比例、尾款节点、付款方式。 | 预付50%，验收后付50%，对公转账 |
| 发票与备注 | 开具发票的类型，以及不包含在报价内的内容。 | 开具增值税专用发票；服务器费用另计 |
报价单填写范例
一家网络科技公司为客户提供官网、小程序开发和一年运维服务的报价范例。均为信息技术服务，按6%的增值税税率逐项计算税额。
| 报价编号 | BJ-20261031-01 |
|---|---|
| 客户 | 上海明光贸易有限公司 行政部 王经理 |
| 有效期 | 2026年11月30日前 |
| 报价总额 | 价税合计 56,816元（不含税 53,600元 + 增值税 3,216元） |
| 交付与付款 | 签约后45个工作日上线；预付50%，验收后付50% |
报价明细
| 项目 | 规格说明 | 数量 | 单价（元） | 金额（不含税） | 增值税 |
|---|---|---|---|---|---|
| 企业官网设计开发 | 响应式，10个页面 | 1 | 18,000 | ¥18,000.00 | ¥1,080.00 |
| 微信小程序开发 | 在线预约与会员功能 | 1 | 26,000 | ¥26,000.00 | ¥1,560.00 |
| 年度运维服务 | 按月计费，12个月 | 12 | 800 | ¥9,600.00 | ¥576.00 |
| 合计 | ¥53,600.00 | ¥3,216.00 |
价税合计 = 53,600元 + 3,216元 = 56,816元。销售货物与提供服务适用的税率不同，同一张报价单中混合时请逐项注明税率。
免费下载
免费，无需注册。可用 Excel、WPS、Word、Google 表格和 LibreOffice 打开。
下载后可在网页版办公软件 Nobami 中直接打开编辑。
报价单制作步骤
- 确认客户需求。 先问清数量、交付时间、地点和预算范围，可以减少反复改价。
- 写清项目和规格。 写明型号或功能范围，客户才能公平地与其他供应商比较。
- 计算单价和金额。 金额=数量×单价。折扣单独列一行，而不是悄悄改单价，方便日后核对。
- 分开列示税额。 写出不含税合计、增值税、价税合计，并注明适用税率和发票类型。
- 补充有效期和交易条件。 交付周期、付款方式、质保与不含项目写清楚，签合同时更顺利。
- 核对后发送PDF并登记。 复核合计后导出PDF发送，按报价编号记录发送日期和结果（成交或未成交）。
中国大陆注意事项：增值税与发票
《中华人民共和国增值税法》自2026年1月1日起施行。一般纳税人销售货物通常适用13%税率，部分货物和服务适用9%，现代服务、信息技术服务等多适用6%；小规模纳税人按征收率计税。具体税率以税法和税务机关规定为准，报价时请注明适用税率以及是否含税。
报价单不是发票，也不是法定格式文件。实际发生交易后，按规定开具发票（包括数电发票）。报价单上的项目名称和金额与日后发票保持一致，客户财务核对会更方便。
报价单如写有联系人手机号等个人信息，请控制发送范围和保存位置。
依据
- 国家税务总局 (核对日期 2026年10月31日)
- 国家法律法规数据库：中华人民共和国增值税法 (核对日期 2026年10月31日)
以上内容为一般信息，不构成税务或法律意见。具体适用税率和开票要求请咨询税务顾问或主管税务机关。
报价单常见错误
- 没有注明价格是否含税
- 没有写有效期，几个月后客户按旧价格下单
- 只写“开发网站一套”，没有页面数量和功能范围
- 遗漏服务器、运费、安装等另计费用，事后再加价
- 修改报价不加版本号，搞不清哪一版是最终价
- 删掉Excel公式手动改合计，导致金额对不上
报价单常见问题
报价单、采购订单和发票有什么区别？
报价单是交易前卖方提出价格和条件的文件；采购订单是买方确认购买的文件；发票是交易发生后开具的收款和税务凭证。一般顺序是报价单→采购订单（或合同）→送货单→发票。
报价单的有效期一般写多久？
常见为15天到30天。价格受汇率或原材料影响较大的产品可以缩短，并直接写明截止日期，例如“2026年11月30日前有效”。
报价单要写含税价还是不含税价？
两种都可以，但必须注明。最清楚的做法是同时列出不含税金额、税额和价税合计，并写明适用税率与发票类型。
报价单需要盖章吗？
法律上没有统一要求，但很多企业采购流程要求报价单加盖公章或合同专用章。可以事先确认，并在PDF中加入盖章页。
可以在WPS或腾讯文档中使用吗？
可以。Excel文件可在WPS表格、腾讯文档中打开并保留合计公式，Word文件也可在WPS文字中编辑。