WorkbamiPenjualan & pembelian
Surat penawaran harga: template, contoh, dan cara membuat
Surat penawaran harga sering menjadi penentu apakah calon pembeli memilih Anda atau pesaing. Penawaran yang jelas menunjukkan apa yang didapat pelanggan, berapa harganya, sudah termasuk pajak atau belum, kapan dikirim, dan bagaimana cara membayarnya. Penawaran yang kabur memancing tawar-menawar panjang dan perselisihan saat penagihan.
Di halaman ini ada template surat penawaran harga gratis dalam format Word dan Excel, penjelasan setiap bagian, contoh lengkap dari usaha percetakan, cara membuat dalam 6 langkah, dan kesalahan yang sering membuat penawaran ditolak.
Apa itu surat penawaran harga?
Surat penawaran harga (quotation) adalah dokumen dari penjual barang atau penyedia jasa kepada calon pembeli yang berisi daftar barang atau jasa, jumlah, harga satuan, total harga, waktu pengiriman, cara pembayaran, dan masa berlaku penawaran. Jika pembeli menyetujui atau menerbitkan purchase order berdasarkan penawaran itu, dokumen ini menjadi dasar kesepakatan kedua pihak.
Surat penawaran harga bukan faktur pajak dan bukan invoice. Faktur pajak dibuat oleh Pengusaha Kena Pajak saat penyerahan barang atau jasa, sedangkan invoice dipakai untuk menagih pembayaran setelah transaksi. Penawaran juga berbeda dari purchase order, yaitu dokumen yang dibuat pembeli untuk memesan.
Kapan perlu membuat surat penawaran harga?
- Saat calon pelanggan perusahaan meminta penawaran untuk membandingkan beberapa vendor
- Sebelum mengerjakan proyek jasa seperti desain, percetakan, renovasi, atau instalasi
- Ketika harga bergantung pada jumlah, ongkos kirim, atau opsi tambahan
- Saat bagian pengadaan pelanggan memerlukan penawaran resmi untuk persetujuan internal
- Untuk menawarkan kontrak layanan bulanan atau tahunan
- Setiap kali harga dan lingkup kerja perlu disepakati tertulis sebelum pekerjaan dimulai
Bagian template surat penawaran harga dan cara mengisinya
File unduhan berisi bagian-bagian berikut dengan urutan yang sama. Isi kepala surat terlebih dahulu, lalu rincian barang atau jasa, dan akhiri dengan syarat dan ketentuan.
Kepala surat
| Bagian | Cara mengisi | Contoh |
|---|---|---|
| Nomor dan tanggal | Nomor urut yang unik dan tanggal surat. | No. 045/SPH/X/2026, 31 Oktober 2026 |
| Masa berlaku | Sampai kapan harga dan syarat berlaku. | Berlaku 14 hari, sampai 14 November 2026 |
| Penjual | Nama usaha, alamat, NPWP, kontak. | CV Cetak Kreatif Nusantara, Jl. Gejayan 21, Yogyakarta, NPWP tercantum |
| Kepada | Nama perusahaan atau pribadi, alamat, nama penerima. | PT Kopi Merapi Sejahtera, u.p. Ibu Rina Lestari |
| Perihal | Ringkasan barang atau jasa yang ditawarkan. | Penawaran harga desain dan cetak materi promosi |
Rincian penawaran
| Bagian | Cara mengisi | Contoh |
|---|---|---|
| Nama barang/jasa | Nama singkat produk atau layanan. | Desain logo |
| Spesifikasi | Ukuran, bahan, jumlah revisi, atau lingkup jasa. | 3 konsep, 2 kali revisi, file vektor |
| Jumlah dan harga satuan | Satuan (unit, kotak, lembar, jam) dan harga per satuan. | 5 kotak × Rp150.000 |
| Total | Jumlah × harga satuan. | Rp750.000 |
Syarat dan ketentuan
| Bagian | Cara mengisi | Contoh |
|---|---|---|
| Waktu pengerjaan | Lama pengerjaan sejak penawaran disetujui. | 7 hari kerja setelah desain disetujui |
| Pembayaran | Uang muka, termin, rekening tujuan. | DP 50%, pelunasan saat barang diterima, transfer bank |
| Pajak | Sudah atau belum termasuk PPN. | Harga belum termasuk PPN |
| Penutup dan tanda tangan | Kalimat penutup, nama dan jabatan penandatangan, stempel. | Hormat kami, Budi Santoso, Pemilik |
Contoh surat penawaran harga yang sudah diisi
Penawaran dari usaha desain dan percetakan di Yogyakarta untuk sebuah perusahaan kopi. Harga belum termasuk PPN karena status pajak tiap usaha berbeda.
| Nomor | 045/SPH/X/2026, 31 Oktober 2026, berlaku sampai 14 November 2026 |
|---|---|
| Penjual | CV Cetak Kreatif Nusantara |
| Kepada | PT Kopi Merapi Sejahtera |
| Total penawaran | Rp5.600.000 (belum termasuk PPN) |
| Pembayaran | DP 50%, pelunasan saat barang diterima |
Barang dan jasa yang ditawarkan
| Nama barang/jasa | Spesifikasi | Jumlah | Harga satuan (Rp) | Total |
|---|---|---|---|---|
| Desain logo | 3 konsep, 2 kali revisi, file vektor | 1 | 3.500.000 | Rp 3.500.000 |
| Kartu nama | Art carton 260 gsm, 1 kotak isi 100 lembar | 5 | 150.000 | Rp 750.000 |
| Spanduk | Flexi 280 gsm, 3 × 1 meter | 3 | 450.000 | Rp 1.350.000 |
| Total | Rp 5.600.000 |
Rp3.500.000 + Rp750.000 + Rp1.350.000 = Rp5.600.000. Jika Anda Pengusaha Kena Pajak, tambahkan PPN sesuai ketentuan yang berlaku saat ini dan tulis dengan jelas apakah harga sudah termasuk PPN.
Download gratis
Gratis, tanpa daftar. Bisa dibuka di Excel, Google Spreadsheet, Numbers, Word, WPS, dan LibreOffice.
Buka file yang sudah diunduh di Nobami, aplikasi kantor berbasis web, lalu edit langsung.
Cara membuat surat penawaran harga dalam 6 langkah
- Pahami kebutuhan calon pembeli. Catat jumlah, spesifikasi, lokasi pengiriman, dan tenggat sebelum menghitung harga.
- Pisahkan setiap item. Barang, jasa, ongkos kirim, dan pemasangan masing-masing satu baris dengan satuan yang jelas.
- Hitung total dan pajak. Jumlah × harga satuan untuk setiap baris, tambahkan PPN bila Anda PKP, lalu periksa kembali totalnya.
- Tulis syarat pengerjaan dan pembayaran. Waktu pengerjaan, uang muka, termin, dan nomor rekening.
- Tentukan masa berlaku. Umumnya 7 sampai 30 hari; untuk barang dengan harga fluktuatif buat lebih singkat.
- Tanda tangani dan kirim dalam PDF. Kirim lewat email atau WhatsApp dengan nomor surat, lalu hubungi kembali sebelum masa berlaku habis.
Catatan untuk Indonesia: PPN, faktur pajak, dan bea meterai
Hanya Pengusaha Kena Pajak (PKP) yang memungut PPN dan membuat faktur pajak. Tarif dan cara menghitung dasar pengenaan pajak (DPP) dapat berubah melalui peraturan, jadi periksa ketentuan terbaru di situs Direktorat Jenderal Pajak sebelum mencantumkan PPN di penawaran. Usaha yang belum PKP tidak boleh memungut PPN.
Surat penawaran harga bukan faktur pajak. Faktur pajak dibuat saat penyerahan barang atau jasa kena pajak, dan invoice dipakai untuk menagih pembayaran.
Bea meterai diatur dalam Undang-Undang Nomor 10 Tahun 2020 dengan tarif tetap Rp10.000, misalnya untuk surat perjanjian dan dokumen yang menyebutkan penerimaan uang di atas Rp5.000.000. Surat penawaran biasanya tidak wajib bermeterai, tetapi perjanjian yang ditandatangani setelah penawaran disetujui bisa memerlukannya.
Sumber
- Direktorat Jenderal Pajak: PPN dan faktur pajak (dicek 31 Oktober 2026)
- JDIH BPK: UU Nomor 10 Tahun 2020 tentang Bea Meterai (dicek 31 Oktober 2026)
Informasi umum, bukan nasihat hukum atau perpajakan. Periksa peraturan terbaru dan konsultasikan dengan konsultan pajak untuk kasus Anda.
Kesalahan umum dalam surat penawaran harga
- Tidak mencantumkan masa berlaku sehingga harus memakai harga lama padahal biaya sudah naik
- Tidak menjelaskan apakah harga sudah termasuk PPN, ongkos kirim, atau pemasangan
- Menulis harga borongan tanpa rincian spesifikasi sehingga sulit saat serah terima
- Salah hitung total karena mengetik ulang angka secara manual
- Lupa nomor surat, tanda tangan, atau NPWP sehingga bagian pengadaan pelanggan menolak
- Tidak menindaklanjuti setelah penawaran dikirim
Pertanyaan umum tentang surat penawaran harga
Apa bedanya surat penawaran harga dan invoice?
Surat penawaran dibuat sebelum transaksi untuk menawarkan harga. Invoice dibuat setelah barang atau jasa diserahkan untuk menagih pembayaran.
Berapa lama masa berlaku penawaran harga?
Terserah penjual, biasanya 7 sampai 30 hari. Untuk barang impor atau bahan bangunan, gunakan masa berlaku singkat dan sebutkan bahwa harga dapat berubah.
Apakah surat penawaran harga perlu meterai?
Umumnya tidak. Meterai Rp10.000 lebih sering diperlukan pada surat perjanjian atau kuitansi penerimaan uang di atas Rp5.000.000 sesuai UU Bea Meterai.
Apakah harus mencantumkan PPN?
Jika Anda PKP, sebutkan PPN atau tulis bahwa harga belum termasuk PPN. Jika belum PKP, jangan memungut PPN.
Apakah template bisa dibuka di Google Sheets?
Bisa. File Excel (.xlsx) terbuka di Google Sheets lengkap dengan rumus total, dan file Word (.docx) terbuka di Google Docs atau LibreOffice.