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Angebot schreiben: kostenlose Vorlage, Beispiel und Tipps
Ein gutes Angebot entscheidet oft darüber, ob Sie den Auftrag bekommen. Es zeigt dem Kunden klar, was er bekommt, was es kostet, bis wann geliefert wird und wie lange der Preis gilt. Wer sauber kalkuliert und die Bedingungen offenlegt, vermeidet spätere Nachverhandlungen und Streit über die Rechnung.
Hier finden Sie eine kostenlose Angebotsvorlage als Word- und Excel-Datei, eine Erklärung aller Felder, ein vollständiges Beispiel mit Netto, 19 % Umsatzsteuer und Brutto, eine Schritt-für-Schritt-Anleitung und die häufigsten Fehler.
Was ist ein Angebot?
Ein Angebot ist im rechtlichen Sinn ein Antrag auf Abschluss eines Vertrags: Sie bieten dem Kunden eine bestimmte Leistung oder Ware zu einem bestimmten Preis an. Nimmt der Kunde das Angebot unverändert und rechtzeitig an, ist der Vertrag zustande gekommen. Deshalb sollte ein Angebot so präzise sein, dass der Kunde nur noch „Ja“ sagen muss.
Vom Angebot zu unterscheiden ist der Kostenvoranschlag, der eine unverbindliche Schätzung der voraussichtlichen Kosten ist, und die Rechnung, die nach der Leistung den Zahlungsanspruch festhält. Ein Angebot ist kein Buchungsbeleg, sollte aber Netto, Umsatzsteuer und Brutto bereits so ausweisen, wie sie später auf der Rechnung erscheinen.
Wann brauchen Sie ein Angebot?
- Wenn ein Kunde eine Anfrage stellt und mehrere Anbieter vergleicht
- Vor Handwerks-, Bau- oder IT-Projekten mit individuellem Leistungsumfang
- Bei Dienstleistungen nach Aufwand, die Sie in Tagen oder Stunden kalkulieren
- Für Rahmenverträge und Wartungsverträge mit monatlichen Positionen
- Bei Ausschreibungen privater Auftraggeber
- Immer dann, wenn Preis und Leistungsumfang vor Arbeitsbeginn schriftlich feststehen sollen
Felder der Angebotsvorlage und wie Sie sie ausfüllen
Die Vorlage enthält diese Felder in derselben Reihenfolge. Füllen Sie zuerst den Kopf, dann die Positionen und zuletzt die Bedingungen aus.
Angebotskopf
| Feld | So füllen Sie es aus | Beispiel |
|---|---|---|
| Angebotsnummer und Datum | Fortlaufende Nummer und Ausstellungsdatum. | AN-2026-0318 vom 31.10.2026 |
| Bindefrist | Bis wann das Angebot gilt. | Gültig bis 30.11.2026 |
| Anbieter | Firmenname, Anschrift, Ansprechpartner, USt-IdNr. oder Steuernummer. | Netzwerk Schulz GmbH, Hauptstraße 4, 50667 Köln, USt-IdNr. DE123456789 |
| Kunde | Firma oder Name, Anschrift, Ansprechpartner. | Kanzlei Becker & Partner, Frau Anna Becker |
| Betreff | Kurzbeschreibung des Projekts mit Bezug auf die Anfrage. | Ihre Anfrage vom 24.10.2026: IT-Ausstattung von 8 Arbeitsplätzen |
Angebotspositionen
| Feld | So füllen Sie es aus | Beispiel |
|---|---|---|
| Position | Kurzbezeichnung der Leistung oder Ware. | Arbeitsplatz-Einrichtung |
| Beschreibung | Leistungsumfang, enthaltene und nicht enthaltene Leistungen. | Installation, Datenübernahme, Einweisung |
| Menge und Einzelpreis netto | Einheit (Stück, Stunde, Pauschale, Monat) und Preis je Einheit. | 8 × 150,00 € |
| Gesamtpreis netto und USt | Menge × Einzelpreis, dann Umsatzsteuer zum geltenden Satz. | 1.200,00 € netto, 19 % USt 228,00 € |
Bedingungen
| Feld | So füllen Sie es aus | Beispiel |
|---|---|---|
| Lieferzeit / Ausführung | Termin oder Zeitraum nach Auftragserteilung. | Ausführung in KW 47 nach Auftragserteilung |
| Zahlungsbedingungen | Zahlungsziel, Skonto, Abschlagszahlungen. | 14 Tage netto, 2 % Skonto bei Zahlung innerhalb von 7 Tagen |
| Gewährleistung und Hinweise | Garantie, Ausschlüsse, Verweis auf AGB. | Es gelten unsere AGB; Hardware-Garantie laut Hersteller |
| Annahme | Wie der Kunde annimmt: Unterschrift, E-Mail, Auftrag. | Zur Annahme bitte unterschrieben zurücksenden |
Beispiel: ausgefülltes Angebot
Angebot eines Kölner IT-Dienstleisters an eine Anwaltskanzlei. Einzelpreise sind netto angegeben, die Umsatzsteuer von 19 % wird je Position berechnet.
| Angebot | AN-2026-0318 vom 31.10.2026, gültig bis 30.11.2026 |
|---|---|
| Anbieter | Netzwerk Schulz GmbH, Köln |
| Kunde | Kanzlei Becker & Partner |
| Gesamtbetrag brutto | 4.141,20 € (3.480,00 € netto + 661,20 € USt) |
| Zahlung | 14 Tage netto nach Rechnungsstellung |
Angebotene Positionen
| Position | Beschreibung | Menge | Einzelpreis netto (€) | Gesamt netto | USt 19 % |
|---|---|---|---|---|---|
| Netzwerkinstallation | Switch, WLAN, Verkabelung, Pauschale | 1 | 1.200 | 1.200,00 € | 228,00 € |
| Arbeitsplatz-Einrichtung | Installation, Datenübernahme, Einweisung | 8 | 150 | 1.200,00 € | 228,00 € |
| Wartungsvertrag | Fernwartung und Updates je Monat | 12 | 90 | 1.080,00 € | 205,20 € |
| Summe | 3.480,00 € | 661,20 € |
Netto 3.480,00 € + USt 661,20 € = 4.141,20 € brutto. Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG weisen Sie keine Umsatzsteuer aus und vermerken dies im Angebot.
Kostenloser Download
Kostenlos, ohne Anmeldung. Öffnet sich in Excel, Google Tabellen, Numbers, Word und LibreOffice.
Öffnen Sie die heruntergeladene Datei in Nobami, unserem Web-Office, und bearbeiten Sie sie sofort.
In 6 Schritten zum Angebot
- Anfrage genau klären. Leistungsumfang, Mengen, Wunschtermin und Ansprechpartner festhalten, bevor Sie kalkulieren.
- Positionen bilden. Jede Leistung und jedes Material als eigene Position mit klarer Einheit aufführen.
- Netto, Umsatzsteuer und Brutto berechnen. Menge × Einzelpreis je Position, dann die USt zum richtigen Satz; Summen prüfen.
- Bindefrist und Lieferzeit festlegen. Eine Gültigkeit von 30 Tagen ist üblich; Lieferzeit realistisch angeben.
- Zahlungsbedingungen und AGB ergänzen. Zahlungsziel, Skonto, Abschläge und den Verweis auf Ihre AGB aufnehmen.
- Als PDF senden und nachfassen. Mit Angebotsnummer verschicken und einige Tage vor Ablauf der Bindefrist nachfragen.
Hinweise für Deutschland: Bindung, Kostenanschlag, Umsatzsteuer
Wer einem anderen die Schließung eines Vertrags anträgt, ist an den Antrag gebunden, sofern er die Gebundenheit nicht ausgeschlossen hat (§ 145 BGB). Haben Sie eine Annahmefrist gesetzt, kann der Kunde nur innerhalb dieser Frist annehmen (§ 148 BGB); ohne Frist gilt gegenüber Abwesenden eine angemessene Frist, in der mit einer Antwort zu rechnen ist (§ 147 BGB). Formulierungen wie „freibleibend“ oder „unverbindlich“ schränken die Bindung ein.
Ein Kostenanschlag ist eine Schätzung. Zeigt sich, dass er wesentlich überschritten wird, muss der Unternehmer dies dem Besteller unverzüglich anzeigen; der Besteller kann den Vertrag dann kündigen (§ 649 BGB). Ob ein Kostenanschlag selbst bezahlt werden muss, sollte vorher vereinbart werden.
Der Regelsteuersatz der Umsatzsteuer beträgt 19 %, für bestimmte Leistungen 7 %. Kleinunternehmer nach § 19 UStG weisen keine Umsatzsteuer aus und sollten im Angebot darauf hinweisen. Die Pflichtangaben einer Rechnung (§ 14 UStG) gelten für das Angebot nicht, es ist aber sinnvoll, dieselben Angaben schon im Angebot zu verwenden.
Quellen
- Gesetze im Internet: § 145 BGB (Bindung an den Antrag) (Stand 31. Oktober 2026)
- Gesetze im Internet: § 147 BGB (Annahmefrist) (Stand 31. Oktober 2026)
- Gesetze im Internet: § 649 BGB (Kostenanschlag) (Stand 31. Oktober 2026)
- Gesetze im Internet: § 19 UStG (Kleinunternehmer) (Stand 31. Oktober 2026)
Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung. Für Ihren Einzelfall wenden Sie sich an Ihre Steuerberatung oder eine Rechtsanwältin bzw. einen Rechtsanwalt.
Häufige Fehler im Angebot
- Keine Bindefrist angeben und Monate später zum alten Preis liefern müssen
- Pauschalen ohne Leistungsbeschreibung, die später zu Streit über den Umfang führen
- Netto und Brutto verwechseln oder den falschen Umsatzsteuersatz verwenden
- Kostenanschlag und verbindliches Angebot nicht klar unterscheiden
- Zahlungsbedingungen und Abschläge vergessen
- Mit der Arbeit beginnen, bevor die Annahme schriftlich vorliegt
Häufige Fragen zum Angebot
Was ist der Unterschied zwischen Angebot und Kostenvoranschlag?
Ein Angebot ist verbindlich: Nimmt der Kunde es an, gilt der angebotene Preis. Ein Kostenvoranschlag ist eine Schätzung, die überschritten werden darf; bei einer wesentlichen Überschreitung muss der Kunde jedoch unverzüglich informiert werden (§ 649 BGB).
Wie lange ist ein Angebot gültig?
So lange, wie Sie es festlegen, zum Beispiel 30 Tage. Ohne Frist kann ein Angebot gegenüber Abwesenden nur so lange angenommen werden, wie unter regelmäßigen Umständen mit einer Antwort zu rechnen ist (§ 147 BGB).
Muss im Angebot die Umsatzsteuer stehen?
Gesetzlich vorgeschrieben ist das nicht, aber üblich und kundenfreundlich. Gegenüber Privatkunden sollten Sie Bruttopreise nennen; Kleinunternehmer weisen keine Umsatzsteuer aus.
Ist ein Angebot per E-Mail gültig?
Ja. Ein Angebot braucht keine bestimmte Form. Für die Beweisbarkeit sollte die Annahme aber schriftlich oder per E-Mail erfolgen.
Kann ich die Vorlage in Google Docs oder LibreOffice öffnen?
Ja. Die Word-Datei (.docx) öffnet sich in Google Docs und LibreOffice Writer, die Excel-Datei (.xlsx) in Google Tabellen und LibreOffice Calc inklusive Summenformeln.