WorkbamiBán hàng & mua hàng
Mẫu báo giá: cách lập, ví dụ và lưu ý
Báo giá là tài liệu đầu tiên khách hàng dùng để so sánh và quyết định có mua của bạn hay không. Một bảng báo giá rõ ràng cho khách biết họ nhận được gì, giá bao nhiêu, đã gồm thuế hay chưa, giao khi nào và thanh toán ra sao. Báo giá mơ hồ dễ dẫn đến mặc cả kéo dài hoặc tranh cãi khi xuất hóa đơn.
Trang này cung cấp mẫu báo giá Word và Excel miễn phí, giải thích từng mục, một ví dụ hoàn chỉnh có thuế GTGT, quy trình lập báo giá 6 bước và những lỗi thường gặp.
Báo giá là gì?
Báo giá (bảng báo giá, thư chào giá) là văn bản bên bán gửi cho khách hàng để đề nghị cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ với giá, số lượng, thời gian giao hàng và điều kiện thanh toán cụ thể. Về mặt pháp lý, báo giá có thể là một đề nghị giao kết hợp đồng: khi khách chấp nhận trong thời hạn trả lời, hai bên có thể hình thành hợp đồng.
Báo giá không phải là hóa đơn. Hóa đơn GTGT chỉ được lập khi bán hàng hoặc cung ứng dịch vụ theo quy định về hóa đơn điện tử. Báo giá cũng khác đơn đặt hàng, là văn bản do bên mua gửi để xác nhận mua.
Khi nào cần lập báo giá?
- Khi khách hàng doanh nghiệp yêu cầu chào giá để so sánh nhà cung cấp
- Trước khi thi công, lắp đặt, sửa chữa hoặc cung cấp dịch vụ theo yêu cầu
- Khi tham gia chào hàng cạnh tranh của doanh nghiệp tư nhân
- Khi giá phụ thuộc vào số lượng, vận chuyển hoặc tùy chọn cần liệt kê rõ
- Khi bộ phận mua hàng của khách cần báo giá để trình duyệt nội bộ
- Bất cứ khi nào cần thống nhất giá và phạm vi công việc bằng văn bản trước khi làm
Các mục trong mẫu báo giá và cách điền
File tải về có đủ các mục dưới đây theo đúng thứ tự. Hãy điền phần đầu, liệt kê hàng hóa, dịch vụ rồi ghi điều kiện thương mại.
Thông tin chung
| Mục | Cách điền | Ví dụ |
|---|---|---|
| Số và ngày báo giá | Số thứ tự duy nhất và ngày lập. | BG-2026-1031-01, ngày 31/10/2026 |
| Hiệu lực báo giá | Giá và điều kiện có hiệu lực đến ngày nào. | Có hiệu lực 15 ngày, đến 15/11/2026 |
| Bên báo giá | Tên công ty, mã số thuế (MST), địa chỉ, người liên hệ. | Công ty TNHH Nội Thất An Phát, MST 0312345678, TP. Hồ Chí Minh |
| Khách hàng | Tên công ty hoặc cá nhân, địa chỉ, người nhận. | Công ty CP Phần Mềm Sao Mai, chị Nguyễn Thu Hà |
| Nội dung | Tóm tắt hàng hóa hoặc dịch vụ được báo giá. | Cung cấp nội thất văn phòng tầng 5 |
Danh mục hàng hóa, dịch vụ
| Mục | Cách điền | Ví dụ |
|---|---|---|
| Tên hàng | Tên ngắn gọn của sản phẩm hoặc dịch vụ. | Bàn làm việc |
| Mô tả, quy cách | Kích thước, chất liệu, thương hiệu, phạm vi dịch vụ. | Bàn 1,4 m, gỗ MDF chống ẩm, chân sắt |
| Số lượng và đơn giá | Đơn vị tính (cái, bộ, m², giờ) và giá chưa thuế cho mỗi đơn vị. | 10 cái × 2.500.000 đ |
| Thành tiền và thuế GTGT | Số lượng × đơn giá, sau đó tính thuế GTGT theo thuế suất áp dụng. | 25.000.000 đ, thuế GTGT 10% là 2.500.000 đ |
Điều kiện thương mại
| Mục | Cách điền | Ví dụ |
|---|---|---|
| Thời gian giao hàng | Số ngày kể từ khi xác nhận đặt hàng. | Giao và lắp đặt trong 10 ngày làm việc |
| Thanh toán | Tỷ lệ đặt cọc, hình thức, thời hạn. | Tạm ứng 30%, thanh toán 70% sau nghiệm thu, chuyển khoản |
| Bảo hành | Thời hạn và phạm vi bảo hành. | Bảo hành 12 tháng tại chỗ |
| Xác nhận | Chữ ký, đóng dấu của bên báo giá và chỗ để khách xác nhận. | Giám đốc ký tên, đóng dấu |
Ví dụ báo giá đã điền
Báo giá của một công ty nội thất tại TP. Hồ Chí Minh gửi khách hàng doanh nghiệp. Đơn giá là giá chưa thuế, thuế GTGT 10% được tính cho từng dòng.
| Báo giá | BG-2026-1031-01, ngày 31/10/2026, hiệu lực đến 15/11/2026 |
|---|---|
| Bên báo giá | Công ty TNHH Nội Thất An Phát |
| Khách hàng | Công ty CP Phần Mềm Sao Mai |
| Tổng thanh toán | 61.380.000 đ (55.800.000 đ chưa thuế + 5.580.000 đ thuế GTGT) |
| Thanh toán | Tạm ứng 30%, phần còn lại sau nghiệm thu |
Hàng hóa được báo giá
| Tên hàng | Quy cách | Số lượng | Đơn giá (đ) | Thành tiền | Thuế GTGT 10% |
|---|---|---|---|---|---|
| Bàn làm việc | 1,4 m, MDF chống ẩm, chân sắt | 10 | 2.500.000 | 25.000.000 ₫ | 2.500.000 ₫ |
| Ghế văn phòng | Lưng lưới, tay cố định | 10 | 1.800.000 | 18.000.000 ₫ | 1.800.000 ₫ |
| Tủ hồ sơ | Tủ sắt 4 ngăn có khóa | 4 | 3.200.000 | 12.800.000 ₫ | 1.280.000 ₫ |
| Cộng | 55.800.000 ₫ | 5.580.000 ₫ |
55.800.000 đ + 5.580.000 đ thuế GTGT = 61.380.000 đ. Thuế suất GTGT có thể được giảm trong một số giai đoạn; hãy kiểm tra thuế suất hiện hành cho mặt hàng của bạn.
Tải miễn phí
Miễn phí, không cần đăng ký. Mở được bằng Excel, Google Trang tính, Word, WPS và LibreOffice.
Mở file đã tải trong Nobami, bộ văn phòng trên web, để chỉnh sửa ngay.
Cách lập báo giá trong 6 bước
- Làm rõ yêu cầu của khách. Ghi lại số lượng, quy cách, địa điểm giao và thời hạn mong muốn trước khi tính giá.
- Liệt kê từng hạng mục. Mỗi sản phẩm, dịch vụ, phí vận chuyển hoặc lắp đặt là một dòng với đơn vị tính rõ ràng.
- Tính thành tiền, thuế và tổng. Số lượng × đơn giá cho từng dòng, cộng thuế GTGT theo thuế suất áp dụng và kiểm tra lại tổng.
- Ghi điều kiện giao hàng và thanh toán. Thời gian giao, tạm ứng, đợt thanh toán và hình thức chuyển khoản.
- Ghi rõ hiệu lực báo giá. Thường từ 7 đến 30 ngày tùy biến động giá nguyên vật liệu.
- Ký, đóng dấu và gửi PDF. Gửi báo giá có số hiệu qua email, sau đó gọi lại cho khách trước khi hết hiệu lực.
Lưu ý tại Việt Nam: đề nghị giao kết hợp đồng, thuế GTGT, hóa đơn
Theo Bộ luật Dân sự 2015 (Điều 386 và các điều tiếp theo), đề nghị giao kết hợp đồng là việc thể hiện rõ ý định giao kết và chịu sự ràng buộc về đề nghị này. Nếu báo giá nêu thời hạn trả lời, bên báo giá thường bị ràng buộc trong thời hạn đó. Vì vậy hãy ghi rõ hiệu lực và các điều kiện kèm theo.
Thuế suất GTGT phổ biến là 10%, một số hàng hóa, dịch vụ áp dụng 5% hoặc 0%, và Nhà nước có thể ban hành chính sách giảm thuế GTGT trong từng giai đoạn. Hãy ghi rõ giá đã bao gồm hay chưa bao gồm thuế GTGT và kiểm tra thuế suất hiện hành trước khi gửi.
Báo giá không thay thế hóa đơn. Khi giao hàng hoặc hoàn thành dịch vụ, bên bán lập hóa đơn điện tử theo quy định hiện hành về hóa đơn, chứng từ.
Nguồn
- Cơ sở dữ liệu quốc gia về văn bản pháp luật: Bộ luật Dân sự 2015, Luật Thuế GTGT (cập nhật đến 31 tháng 10, 2026)
- Cổng Thông tin điện tử Chính phủ: hệ thống văn bản (cập nhật đến 31 tháng 10, 2026)
Thông tin chung, không phải tư vấn pháp lý hay thuế. Hãy kiểm tra văn bản hiện hành và hỏi kế toán hoặc luật sư cho trường hợp cụ thể.
Lỗi thường gặp khi lập báo giá
- Không ghi hiệu lực báo giá và phải giữ giá cũ khi chi phí đã tăng
- Không nói rõ giá đã gồm thuế GTGT, vận chuyển và lắp đặt hay chưa
- Ghi đơn giá trọn gói mà không mô tả quy cách, dễ tranh cãi khi nghiệm thu
- Tính sai thành tiền hoặc tổng cộng do sửa tay
- Thiếu mã số thuế, chữ ký hoặc con dấu khiến bộ phận mua hàng của khách không duyệt được
- Không theo dõi và gọi lại khách sau khi gửi
Câu hỏi thường gặp về báo giá
Báo giá có giá trị pháp lý không?
Báo giá có thể được xem là đề nghị giao kết hợp đồng. Khi khách chấp nhận đúng nội dung và trong thời hạn, hai bên có thể đã giao kết hợp đồng, vì vậy hãy ghi rõ hiệu lực và điều kiện.
Báo giá nên có hiệu lực bao lâu?
Thường từ 7 đến 30 ngày. Với hàng hóa có giá biến động mạnh như vật liệu xây dựng, nên đặt thời hạn ngắn.
Báo giá có cần đóng dấu không?
Pháp luật không bắt buộc, nhưng nhiều doanh nghiệp yêu cầu báo giá có chữ ký và dấu để làm hồ sơ mua hàng. Hãy hỏi khách trước.
Báo giá khác hóa đơn thế nào?
Báo giá là đề nghị trước khi bán; hóa đơn GTGT là chứng từ lập khi bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ và dùng để kê khai thuế.
Có mở mẫu báo giá bằng Google Sheets được không?
Được. File Excel (.xlsx) mở bằng Google Sheets kèm công thức tính tổng; file Word (.docx) mở bằng Google Docs hoặc LibreOffice.