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Plantilla de orden de compra: descarga gratis, ejemplo y cómo rellenarla
Una orden de compra (también llamada pedido u OC) es el documento con el que una empresa le dice a su proveedor exactamente qué quiere comprar, cuántas unidades, a qué precio, cuándo y dónde debe entregarse y cómo se pagará. Pedir por teléfono o WhatsApp parece más rápido, pero cuando la entrega llega tarde o la factura no cuadra, la orden de compra es lo que ambas partes vuelven a mirar.
En esta página tienes una plantilla de orden de compra gratis en Excel y Word, una guía campo por campo, un ejemplo completo con el IVA calculado, los pasos para tramitar un pedido y los errores más habituales.
¿Qué es una orden de compra?
La orden de compra es un documento comercial que emite el comprador después de aceptar un presupuesto. Recoge los artículos o servicios, las cantidades, los precios acordados, la fecha y el lugar de entrega y las condiciones de pago. Cuando el proveedor la acepta, por escrito o enviando la mercancía, normalmente se convierte en el contrato de compraventa entre ambas empresas, así que merece el mismo cuidado que cualquier acuerdo.
Dentro de la empresa, la orden de compra también es un control interno. Solo se emite cuando la compra está aprobada y tiene presupuesto, y cuando llega la mercancía el departamento de administración hace la triple comprobación: orden de compra, albarán de entrega y factura deben coincidir en cantidades y precios antes de pagar. Esta regla sencilla evita pagos duplicados, subidas de precio no pactadas y pedidos que nadie autorizó.
¿Cuándo se usa una orden de compra?
- Después de comparar presupuestos, para confirmar el pedido al proveedor elegido
- En compras periódicas de materias primas, recambios o material de oficina
- Al encargar fabricación, impresión u otros trabajos a medida
- Cuando administración exige un número de pedido en cada factura de proveedor
- Siempre que el precio, el plazo o la especificación puedan discutirse más adelante
Cómo rellenar la plantilla de orden de compra
Los archivos descargables contienen exactamente estos campos. Rellénalos de modo que el almacén del proveedor pueda preparar el envío solo con la orden, sin tener que llamarte.
Datos del pedido
| Campo | Qué escribir | Ejemplo |
|---|---|---|
| Número de pedido | Un número único de tu propia serie. Pide al proveedor que lo incluya en la factura. | OC-2026-1031 |
| Fecha | Fecha de emisión de la orden. | 31/10/2026 |
| Comprador | Razón social, NIF, dirección de facturación y persona de contacto. | Estudio Lumen S.L., B12345678, Administración |
| Proveedor | Razón social, NIF y el comercial que envió el presupuesto. | Suministros Oficina Norte S.A., Laura Pérez |
| Entrega | Dirección exacta, horario de recepción y fecha límite. | C/ Gran Vía 45, 3.º, Madrid; antes del 7/11, de 9 a 14 h |
| Condiciones de pago | Plazo y forma de pago, respetando el máximo legal. | Transferencia a 30 días desde la recepción |
Líneas de pedido
| Campo | Qué escribir | Ejemplo |
|---|---|---|
| Artículo y descripción | Nombre, referencia y características, igual que en el presupuesto. | Papel A4 80 g, caja de 5 paquetes |
| Cantidad y precio unitario | Indica la unidad (caja, unidad, kg) y el precio sin IVA. | 20 cajas × 24,50 € |
| Base imponible e IVA | Importe = cantidad × precio; IVA general del 21 % por línea. | 490,00 € / 102,90 € |
Condiciones y aprobación
| Campo | Qué escribir | Ejemplo |
|---|---|---|
| Portes y embalaje | Quién paga el transporte y cómo debe llegar la mercancía. | Portes pagados por el proveedor |
| Recepción e incidencias | Quién revisa el pedido, en qué plazo se comunican daños y cómo se reponen. | Daños comunicados en 48 h, reposición sin coste |
| Autorizado por | Nombre, cargo y firma o aprobación electrónica de quien puede comprometer el gasto. | Carlos Ruiz, responsable de compras |
Ejemplo de orden de compra
Una pequeña empresa de Madrid repone material de oficina y una silla para un nuevo puesto. Los precios son sin IVA y el IVA del 21 % se calcula en cada línea.
| Número de pedido | OC-2026-1031 |
|---|---|
| Proveedor | Suministros Oficina Norte S.A. |
| Entrega | Antes del 7 de noviembre de 2026, C/ Gran Vía 45, Madrid |
| Condiciones de pago | Transferencia a 30 días desde la recepción |
| Total del pedido | 1.518,55 € (base 1.255,00 € + IVA 263,55 €) |
Líneas del pedido
| Artículo | Descripción | Cantidad | Precio unitario (€) | Base imponible | IVA 21 % |
|---|---|---|---|---|---|
| Papel A4 | 80 g, caja de 5 paquetes | 20 | 24,5 | 490,00 € | 102,90 € |
| Tóner láser | Negro, alta capacidad | 4 | 72 | 288,00 € | 60,48 € |
| Silla de oficina | Ergonómica, respaldo de malla | 3 | 159 | 477,00 € | 100,17 € |
| Total | 1255,00 € | 263,55 € |
Base imponible 1.255,00 € + IVA 263,55 € = 1.518,55 €. Comprueba que la factura recoge la misma base, el mismo tipo de IVA y el número de pedido antes de pagar.
Descarga gratuita
Gratis y sin registro. Se abre en Excel, Google Sheets, Numbers, Word y LibreOffice.
Abre el archivo descargado en Nobami, nuestra oficina web, y edítalo al momento.
Cómo hacer y enviar una orden de compra
- Pide y compara presupuestos. Para compras importantes, pide dos o tres. Compara plazo, portes, garantía y condiciones de pago, no solo el precio.
- Consigue la aprobación interna. Tramita la solicitud de compra con la partida presupuestaria y emite la orden solo cuando esté aprobada.
- Copia nombres y unidades del presupuesto. Usa las referencias del proveedor e indica el número de presupuesto para evitar envíos equivocados.
- Revisa los cálculos. Cantidad × precio en cada línea, luego base, IVA y total. La plantilla de Excel ya incluye las sumas.
- Envía la orden y pide confirmación. Mándala en PDF y pide al proveedor que confirme por escrito la aceptación y la fecha de entrega.
- Recibe, comprueba y paga. Paga solo cuando la orden, el albarán y la factura coincidan.
Notas legales y fiscales para España
El tipo general del IVA en España es el 21 %, con tipos reducidos para determinados bienes y servicios (Ley 37/1992, del Impuesto sobre el Valor Añadido). Indica en la orden si los precios son con o sin IVA para que la factura cuadre a la primera.
La Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales fija un plazo de pago de 30 días desde la entrega cuando no se pacta otro, y las partes no pueden ampliarlo por encima de 60 días naturales. Si tu orden de compra propone un plazo más largo, esa cláusula puede no ser válida.
En Latinoamérica el impuesto y las reglas de facturación cambian por país (por ejemplo, IVA y factura electrónica en México, Colombia o Chile), así que adapta la plantilla a la normativa local.
Fuentes
- BOE: Ley 37/1992, del Impuesto sobre el Valor Añadido (consultado el 31 de octubre de 2026)
- BOE: Ley 3/2004, de medidas de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales (consultado el 31 de octubre de 2026)
Información general, no asesoramiento legal ni fiscal. La normativa cambia y varía según el país; consulta con tu gestoría o asesor.
Errores frecuentes en las órdenes de compra
- Pedir por teléfono y emitir la orden después, saltándose la aprobación del presupuesto
- Usar nombres internos en lugar de las referencias del proveedor
- Olvidar la dirección de entrega, el horario o la fecha límite
- No indicar si los precios incluyen IVA y portes
- Dar el pedido por confirmado sin la aceptación del proveedor
- Pagar una factura que no coincide con la orden ni con lo que se recibió
Preguntas frecuentes sobre la orden de compra
¿Qué diferencia hay entre presupuesto, orden de compra y factura?
El presupuesto es la oferta del proveedor; la orden de compra es la confirmación del comprador de lo que pide en esas condiciones; la factura es el documento con el que el proveedor cobra después de entregar. Los tres deben coincidir en artículos, cantidades y precios.
¿Una orden de compra tiene validez legal?
Cuando el proveedor la acepta, normalmente forma un contrato en esos términos. La aceptación puede ser una firma, un correo o el propio envío de la mercancía.
¿Quién pone el número de pedido?
El comprador. Usa una serie sencilla, como OC-año-número, y pide que figure en todas las facturas para poder conciliarlas.
¿Puedo modificar o anular una orden ya enviada?
Envía una orden rectificada o una anulación por escrito que cite el número original y pide confirmación al proveedor. Los productos a medida pueden tener costes de cancelación.
¿Puedo usar la plantilla en Google Sheets o Google Docs?
Sí. Sube el .xlsx a Google Sheets o el .docx a Google Docs; los totales usan fórmulas SUMA estándar.