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Bestellformular Vorlage: kostenlos herunterladen, ausfüllen, Beispiel
Mit einem Bestellformular (auch Bestellschein oder Einkaufsbestellung) legt Ihr Unternehmen schriftlich fest, was es bei einem Lieferanten kauft: Artikel, Menge, Preis, Liefertermin und Zahlungsbedingungen. Eine saubere Bestellung verhindert Diskussionen über falsche Mengen oder Preise und macht die spätere Rechnungsprüfung zu einer Sache von Minuten.
Hier finden Sie eine kostenlose Bestellformular Vorlage als Excel-Datei (Netto, Umsatzsteuer und Summen werden berechnet) und als Word-Dokument, eine Erklärung aller Felder, ein vollständig ausgefülltes Beispiel, eine Schritt-für-Schritt-Anleitung und die häufigsten Fehler im Einkauf.
Was ist ein Bestellformular?
Das Bestellformular wird vom Käufer erstellt und an den Lieferanten geschickt. Es enthält eine eindeutige Bestellnummer, die Angaben zu Käufer und Lieferant, die bestellten Positionen mit Artikelnummer, Menge und Einzelpreis, den Umsatzsteuersatz, Lieferadresse und -termin sowie die Zahlungsbedingungen. Häufig verweist es auf ein vorheriges Angebot des Lieferanten.
Rechtlich ist die Bestellung meist die Annahme eines Angebots oder selbst ein Angebot, das der Lieferant mit einer Auftragsbestätigung annimmt. Ein Kaufvertrag braucht in Deutschland grundsätzlich keine bestimmte Form, kann also auch mündlich oder per E-Mail zustande kommen. Gerade deshalb ist ein schriftliches Bestellformular der einfachste Nachweis, was genau vereinbart wurde.
Intern dient die Bestellung zugleich der Budgetkontrolle: Sie wird vor dem Versand von der budgetverantwortlichen Person freigegeben. So entstehen keine Ausgaben ohne Genehmigung, und offene Bestellungen zeigen schon vor Rechnungseingang, wie viel Budget gebunden ist.
Wann brauchen Sie ein Bestellformular?
- Beim Einkauf von Büromaterial, IT-Ausstattung, Rohstoffen oder Handelsware
- Um ein angenommenes Angebot schriftlich zu bestätigen und die Angebotsnummer festzuhalten
- Wenn Ihre Einkaufsrichtlinie ab einem bestimmten Betrag eine Freigabe vorschreibt
- Bei Teillieferungen mit unterschiedlichen Terminen je Position
- Für den Abgleich von Bestellung, Lieferschein und Rechnung vor der Zahlung
Die Felder des Bestellformulars im Überblick
Die Vorlage enthält alle folgenden Felder. Lassen Sie keines leer: Fehlende Angaben zu Lieferung und Zahlung führen am häufigsten zu Rückfragen.
Kopfdaten der Bestellung
| Feld | Was eintragen? | Beispiel |
|---|---|---|
| Bestellnummer | Fortlaufende, eindeutige Nummer; sie soll auf Lieferschein und Rechnung erscheinen. | B-2026-0318 |
| Bestelldatum | Datum, an dem die Bestellung ausgelöst wird. | 31.10.2026 |
| Besteller | Firma, Rechnungsanschrift, USt-IdNr., Ansprechpartner mit Telefon und E-Mail. | Nordlicht Software GmbH, Hamburg, Jonas Becker |
| Lieferant | Firma, Anschrift, Kundennummer beim Lieferanten, Ansprechpartner. | Bürotechnik Weber KG, Kundennr. 40418 |
| Lieferanschrift und -termin | Genaue Adresse, Wunsch- oder Fixtermin, Warenannahme. | Große Elbstraße 14, 22767 Hamburg, bis 10.11.2026 |
| Zahlungsbedingungen | Zahlungsziel, Skonto, Zahlungsart. | 14 Tage 2 % Skonto, 30 Tage netto |
Bestellpositionen
| Feld | Was eintragen? | Beispiel |
|---|---|---|
| Artikel | Eindeutige Bezeichnung, die auch der Wareneingang versteht. | Monitor 27 Zoll WQHD |
| Artikelnummer / Spezifikation | Artikelnummer des Lieferanten oder technische Merkmale. | MON-27Q, höhenverstellbar |
| Menge | Anzahl und Einheit (Stück, Karton, Paket). | 5 Stück |
| Einzelpreis netto | Vereinbarter Preis ohne Umsatzsteuer laut Angebot. | 249,00 € |
| Betrag netto | Menge × Einzelpreis. | 1.245,00 € |
| Umsatzsteuer | Steuersatz und Steuerbetrag je Position. | 19 % = 236,55 € |
Bedingungen und Freigabe
| Feld | Was eintragen? | Beispiel |
|---|---|---|
| Bezug | Angebotsnummer und -datum oder Rahmenvertrag. | Angebot A-7731 vom 27.10.2026 |
| Versand und Sonderbedingungen | Frachtkosten, Verpackung, Gewährleistung, Lieferbedingungen. | Frei Haus, inkl. Altverpackungsrücknahme |
| Interne Freigabe | Name, Funktion und Unterschrift oder digitale Freigabe der budgetverantwortlichen Person. | Jonas Becker, Teamleitung IT |
| Auftragsbestätigung | Bitte um schriftliche Bestätigung mit verbindlichem Liefertermin. | Bestätigung per E-Mail bis 03.11.2026 |
Beispiel: ausgefülltes Bestellformular
Ein Hamburger Softwareunternehmen stattet fünf neue Arbeitsplätze aus und bestellt auf Basis eines Angebots beim Stammlieferanten.
| Bestellnummer | B-2026-0318 vom 31.10.2026 |
|---|---|
| Besteller | Nordlicht Software GmbH, Hamburg (Jonas Becker, Teamleitung IT) |
| Lieferant | Bürotechnik Weber KG, Hamburg |
| Lieferung | Bis 10.11.2026, frei Haus, Große Elbstraße 14 |
| Zahlung | 14 Tage 2 % Skonto, 30 Tage netto |
| Gesamtbetrag brutto | 2.457,59 € (2.065,20 € netto + 392,39 € USt) |
Bestellpositionen
| Artikel | Artikelnummer | Menge | Einzelpreis netto (€) | Betrag netto | USt 19 % |
|---|---|---|---|---|---|
| Kopierpapier A4 80 g/m² (Karton 2.500 Blatt) | PAP-A4-2500 | 8 | 21,9 | 175,20 € | 33,29 € |
| Monitor 27 Zoll WQHD | MON-27Q | 5 | 249 | 1.245,00 € | 236,55 € |
| Dockingstation USB-C | DOCK-C12 | 5 | 129 | 645,00 € | 122,55 € |
| Summe | 2.065,20 € | 392,39 € |
Rechenprobe: 2.065,20 € netto + 392,39 € Umsatzsteuer = 2.457,59 € brutto. Die Steuer ist je Position auf den Cent gerundet.
Kostenloser Download
Kostenlos, ohne Anmeldung. Öffnet sich in Excel, Google Tabellen, Numbers, Word und LibreOffice.
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Bestellformular ausfüllen in 6 Schritten
- Angebot zugrunde legen. Übernehmen Sie Artikelnummern, Mengen und Preise genau aus dem Angebot und tragen Sie die Angebotsnummer als Bezug ein.
- Bestellnummer vergeben. Nutzen Sie ein fortlaufendes Schema, zum Beispiel B-Jahr-Nummer, damit jede Bestellung eindeutig auffindbar ist.
- Positionen vollständig erfassen. Je Artikel eine Zeile mit Bezeichnung, Artikelnummer, Menge, Einzelpreis netto und Steuersatz. Die Excel-Vorlage rechnet die Summen.
- Lieferung und Zahlung festlegen. Lieferadresse, Termin, Frachtkosten, Zahlungsziel und Skonto gehören in jede Bestellung.
- Intern freigeben lassen. Die budgetverantwortliche Person genehmigt die Bestellung gemäß Ihrer Wertgrenzen, bevor sie rausgeht.
- Versenden und Bestätigung prüfen. Fordern Sie eine Auftragsbestätigung an, vergleichen Sie Abweichungen sofort und prüfen Sie Ware und Rechnung gegen die Bestellung.
Hinweise für Deutschland: Kaufvertrag, Wareneingang, E-Rechnung
Durch den Kaufvertrag verpflichtet sich der Verkäufer, die Sache zu übergeben, und der Käufer, den Kaufpreis zu zahlen (§ 433 BGB). Eine Form ist nicht vorgeschrieben. Weicht die Auftragsbestätigung des Lieferanten von Ihrer Bestellung ab, prüfen Sie sie sofort und widersprechen Sie schriftlich, denn unter Kaufleuten kann Schweigen auf ein kaufmännisches Bestätigungsschreiben als Zustimmung gelten.
Ist der Kauf für beide Seiten ein Handelsgeschäft, muss der Käufer die Ware unverzüglich nach der Ablieferung untersuchen und Mängel unverzüglich anzeigen (§ 377 HGB). Prüfen Sie deshalb beim Wareneingang Menge und Zustand anhand der Bestellung und vermerken Sie Abweichungen auf dem Lieferschein.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können; für die Ausstellung gelten Übergangsfristen bis Ende 2026 bzw. 2027. Die Pflichtangaben einer Rechnung regelt § 14 Abs. 4 UStG. Die Bestellung selbst ist keine Rechnung, ihre Nummer auf der Rechnung erleichtert aber den automatischen Abgleich.
Quellen
- Gesetze im Internet: § 433 BGB (Vertragstypische Pflichten beim Kaufvertrag) (Stand 31. Oktober 2026)
- Gesetze im Internet: § 377 HGB (Untersuchungs- und Rügepflicht) (Stand 31. Oktober 2026)
- Gesetze im Internet: § 14 UStG (Ausstellung von Rechnungen) (Stand 31. Oktober 2026)
Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung. Maßgeblich sind die aktuellen Gesetze, Ihre Einkaufsbedingungen und die Auskunft Ihrer Steuerberatung.
Häufige Fehler beim Bestellformular
- Ungenaue Bezeichnungen wie „Zubehör“ ohne Artikelnummer und Menge
- Preise ohne Angabe, ob netto oder brutto, oder abweichend vom Angebot
- Fehlender Liefertermin oder fehlende Lieferanschrift bei mehreren Standorten
- Bestellung ohne interne Freigabe verschickt
- Abweichende Auftragsbestätigung nicht geprüft und nicht widersprochen
- Bestellnummer fehlt auf Lieferschein und Rechnung, der Abgleich wird zur Handarbeit
Häufige Fragen zum Bestellformular
Was ist der Unterschied zwischen Angebot, Bestellung und Rechnung?
Das Angebot kommt vom Lieferanten, die Bestellung ist die Erklärung des Käufers, dieses Angebot anzunehmen, und die Rechnung stellt der Lieferant nach der Lieferung, um den Kaufpreis zu verlangen.
Ist eine Bestellung rechtlich verbindlich?
Ja. Nimmt die Bestellung ein Angebot an oder bestätigt der Lieferant sie, ist ein Kaufvertrag geschlossen. Deshalb sollten Mengen und Preise vor dem Versand geprüft werden.
Muss eine Bestellung unterschrieben sein?
Gesetzlich nicht. Viele Unternehmen verlangen intern trotzdem eine Unterschrift oder digitale Freigabe als Nachweis der Genehmigung.
Gibt man Preise netto oder brutto an?
Im Geschäftsverkehr üblich sind Einzelpreise netto, der Umsatzsteuersatz je Position sowie Netto-, Steuer- und Bruttosumme.
Kann ich die Vorlage in Google Tabellen oder LibreOffice nutzen?
Ja. Die Excel-Datei funktioniert in Google Tabellen, LibreOffice Calc und Numbers, die Word-Datei in Google Docs und LibreOffice Writer.