Workbami総務・証明書
在職証明書 テンプレートと書き方・記入例
在職証明書は、会社が「この人は現在当社に在籍している」ことを証明する書類です。保育園の入園申込み（就労証明）、住宅ローンや賃貸の審査、ビザの申請など、勤務先があることを示す場面で求められます。
このページでは、そのまま使える在職証明書のWordテンプレート、項目ごとの書き方、記入例、人事担当者がミスなく発行するための手順と、個人情報の扱いで注意すべき点をまとめました。
在職証明書とは？
在職証明書は、従業員の依頼を受けて会社（人事・総務）が発行する証明書で、氏名、所属・役職、入社日、雇用形態、現在在籍中であることを記載し、社印または代表者の記名押印で効力を持たせます。提出先が知りたいのは「今も勤めているか」なので、発行日から1〜3か月以内のものを求められるのが一般的です。
退職時に交付する退職証明書（使用期間・業務・地位・賃金・退職事由の証明）や、収入を示す源泉徴収票とは目的が異なります。保育園の就労証明書のように自治体所定の様式がある場合は、そちらを優先してください。
在職証明書が必要になる場面
- 住宅ローン・自動車ローン・クレジットカードの審査
- 賃貸物件の入居審査で勤務先の確認を求められたとき
- 海外ビザ・在留資格の申請や更新
- 大学院・資格試験で実務経験の在籍確認が必要なとき
- 各種手当・支援制度の申請で就労の証明を求められたとき
在職証明書テンプレートの項目と書き方
ダウンロードファイルには次の項目が入っています。本人が証明を求めた事項だけを記載するのが基本です。
本人情報・在職内容
| 項目 | 書き方 | 記入例 |
|---|---|---|
| 氏名 | 戸籍・住民票どおりの氏名。英文の場合はパスポート表記に合わせます。 | 佐藤 美咲 |
| 生年月日 | 本人確認のため生年月日を記載。マイナンバーは記載しません。 | 1993年4月12日 |
| 所属・役職 | 現在の部署名と役職を人事記録どおりに。 | 管理部 総務課 主任 |
| 入社日・在職期間 | 入社日と「現在に至る」を併記します。 | 2021年4月1日入社 現在に至る |
| 雇用形態 | 正社員・契約社員・パート等。必要なら所定労働時間も。 | 正社員（週40時間） |
発行者情報
| 項目 | 書き方 | 記入例 |
|---|---|---|
| 使用目的・提出先 | 本人から聞いた提出先を記載し、目的外利用を防ぎます。 | 住宅ローン審査のため（○○銀行） |
| 発行番号・発行日 | 発行台帳の番号と実際の発行日。 | 第2026-118号／2026年11月4日 |
| 会社情報 | 会社名、所在地、代表者名。 | 株式会社みなと商事 東京都港区 代表取締役 山田 健 |
| 社印・問い合わせ先 | 社印（代表者印）と真偽確認用の人事担当連絡先。 | 人事部 03-0000-0000 |
在職証明書の記入例
住宅ローン審査用に人事部が発行した例です。本人の依頼がないため、年収は記載していません。
| 発行番号 | 第2026-118号 |
|---|---|
| 氏名 | 佐藤 美咲（1993年4月12日生） |
| 使用目的 | 住宅ローン審査のため |
| 発行日 | 2026年11月4日 |
証明内容
| 項目 | 証明内容 | 根拠となる記録 | 備考 |
|---|---|---|---|
| 所属・役職 | 管理部 総務課 主任 | 人事発令記録 | 2024年4月 主任昇格 |
| 在職期間 | 2021年4月1日〜現在 | 雇用契約書・社会保険資格取得日 | 休職歴なし |
| 雇用形態 | 正社員（期間の定めなし） | 雇用契約書 | 週40時間 |
| 業務内容 | 総務・購買管理 | 職務記述書 | 本人の依頼により記載 |
ポイント：英文の在職証明書（Certificate of Employment）を併せて出す場合は、同じ発行番号で日本語版と一緒に管理すると照会に答えやすくなります。
無料ダウンロード
登録不要・無料。Excel、Googleスプレッドシート、Numbers、Word、LibreOfficeで開けます。
ダウンロードしたファイルはWebオフィスのNobamiでそのまま編集できます。
在職証明書を発行する手順（人事担当者向け）
- 依頼内容を確認する。 提出先、使用目的、必要な記載事項（年収の要否など）、和文・英文、部数、期限を聞き取ります。
- 人事記録と照合する。 入社日、所属・役職、休職や契約期間を人事システムと雇用契約書で確認します。
- 依頼された事項だけ記入する。 マイナンバーや依頼されていない賃金は書かず、使用目的欄を埋めます。
- 社印を押す。 押印権限者を決めておき、電子発行ならPDFに電子印影・電子署名を付けます。
- 発行台帳に記録して渡す。 発行番号・日付・目的・受取人を記録しておけば、提出先からの在籍確認にすぐ答えられます。
日本での注意点：退職時の証明・個人情報
労働基準法第22条は、退職した労働者が使用期間、業務の種類、地位、賃金、退職の事由について証明書を請求したときは遅滞なく交付しなければならず、労働者の請求しない事項を記入してはならないと定めています。在職中の在職証明書については法律上の発行義務の定めはありませんが、実務では同じく「事実どおり・請求された事項だけ」で発行するのが安全です。
在職証明書は個人情報を含む書類です。マイナンバー（個人番号）は法律で定められた事務以外に利用・提供できないため記載しないでください。本人以外へ直接送付する場合は本人の同意を得てから行いましょう。
保育園の入園申込みでは、自治体所定の「就労証明書」様式が指定されていることが多いため、会社の在職証明書で代用できるか事前に自治体へ確認してください。
出典
- e-Gov法令検索：労働基準法（第22条 退職時等の証明） (2026年11月4日時点)
- 個人情報保護委員会：個人情報保護法の基本 (2026年11月4日時点)
本ページは2026年11月4日時点の一般的な情報であり、法律上の助言ではありません。就業規則や社会保険労務士・専門家の案内を優先してください。
在職証明書でよくある失敗
- マイナンバーや本人が求めていない賃金を記載してしまう
- 社印や代表者名がなく、提出先で受け付けてもらえない
- 入社日が雇用契約書や社会保険の資格取得日と食い違う
- 使用目的欄が空欄のまま、別の用途に使い回される
- 発行台帳がなく、提出先からの照会に答えられない
- 自治体指定の就労証明書が必要なのに会社様式で出してしまう
在職証明書のよくある質問
在職証明書と退職証明書の違いは？
在職証明書は現在在籍していることの証明、退職証明書は退職した人の使用期間や退職事由などの証明です。退職証明書は労働基準法第22条で請求があれば交付が義務付けられています。
会社は在職証明書の発行を断れますか？
在職中の在職証明書について法律上の発行義務の定めはありませんが、多くの会社が福利厚生・人事手続として発行しています。社内の申請手続を経るよう求められることはあります。
保育園の就労証明書と同じものですか？
目的は似ていますが、保育園の申込みでは自治体所定の就労証明書が指定されることが多く、勤務時間や就労日数などの記載が必要です。会社の在職証明書で代用できるかは自治体に確認してください。
英文の在職証明書も作れますか？
はい。同じ項目を英訳し、氏名はパスポートどおりのローマ字で、日付は「November 4, 2026」のように月名で書くと誤解を防げます。
WordがなくてもGoogleドキュメントで使えますか？
はい。.docxファイルはGoogleドキュメントやLibreOfficeでも開いて編集できます。押印後はPDFで保存して渡すと改ざんを防げます。