WorkbamiHành chính & giấy xác nhận
Mẫu giấy xác nhận công tác: nội dung, ví dụ và cách cấp
Khi vay vốn ngân hàng, thuê nhà, xin visa hay làm hồ sơ cho con đi học, người lao động thường được yêu cầu nộp giấy xác nhận công tác do công ty cấp. Đây là văn bản ngắn nhưng phải đúng thông tin, có chữ ký và con dấu của người có thẩm quyền, và chỉ nêu những gì bên nhận cần biết.
Bài viết cung cấp mẫu giấy xác nhận công tác bằng Word miễn phí, giải thích từng mục, ví dụ đã điền, quy trình cấp trong vài phút và lưu ý về dữ liệu cá nhân.
Giấy xác nhận công tác là gì?
Giấy xác nhận công tác (còn gọi là giấy xác nhận đang làm việc) là văn bản do người sử dụng lao động cấp, xác nhận một người đang làm việc tại doanh nghiệp vào ngày ký. Nội dung thường gồm họ tên, chức danh, bộ phận, ngày bắt đầu làm việc, loại hợp đồng lao động, thời giờ làm việc và, chỉ khi người lao động yêu cầu, mức lương.
Pháp luật không quy định một mẫu bắt buộc cho giấy xác nhận đang làm việc; đây là thông lệ hành chính nhân sự. Văn bản có giá trị khi thông tin khớp với hợp đồng và hồ sơ nhân sự, được ký bởi người đại diện hoặc người được ủy quyền và đóng dấu doanh nghiệp.
Khi nào cần giấy xác nhận công tác?
- Khi vay tín chấp, vay mua nhà hoặc mở thẻ tín dụng, kèm sao kê lương
- Khi thuê nhà, căn hộ mà chủ nhà yêu cầu chứng minh thu nhập ổn định
- Khi xin visa du lịch, công tác hoặc thăm thân, cần nêu ngày vào làm và chức danh
- Khi làm hồ sơ cho con nhập học, xin hỗ trợ hoặc thủ tục hành chính yêu cầu xác nhận nơi làm việc
- Khi đăng ký khóa học, chương trình đào tạo yêu cầu kinh nghiệm đang làm
Các mục trong mẫu giấy xác nhận công tác
File Word có sẵn các mục dưới đây theo thứ tự. Chỉ điền những mục bên nhận thực sự cần.
Thông tin người lao động
| Mục | Cách ghi | Ví dụ |
|---|---|---|
| Họ và tên | Ghi đúng như trên căn cước công dân và bảng lương. | Nguyễn Thị Lan Anh |
| Ngày sinh | Chỉ ghi khi bên nhận cần để tránh trùng tên; không ghi số định danh nếu không được yêu cầu. | 15/06/1993 |
| Chức danh, bộ phận | Theo hợp đồng lao động hoặc phụ lục gần nhất. | Chuyên viên kế toán, Phòng Tài chính |
| Ngày bắt đầu làm việc | Ngày hợp đồng lao động hiện tại có hiệu lực. | 01/07/2021 |
| Loại hợp đồng, thời giờ làm việc | Không xác định thời hạn hoặc xác định thời hạn (ghi ngày hết hạn); toàn thời gian hay bán thời gian. | Hợp đồng không xác định thời hạn, toàn thời gian 48 giờ/tuần |
Doanh nghiệp và chữ ký
| Mục | Cách ghi | Ví dụ |
|---|---|---|
| Mục đích, nơi nhận | Ghi giấy được cấp để làm gì hoặc gửi cơ quan nào. | Để bổ sung hồ sơ vay vốn tại ngân hàng |
| Ngày cấp và số văn bản | Ngày ký và số hiệu nội bộ. | TP. Hồ Chí Minh, ngày 04/11/2026 – Số 118/XN-NS |
| Doanh nghiệp | Tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở. | Công ty TNHH Sao Mai, MSDN 0312345678, 12 Nguyễn Huệ, Quận 1 |
| Người ký | Họ tên, chức vụ, chữ ký và con dấu của người đại diện hoặc người được ủy quyền. | Trần Văn Hùng, Trưởng phòng Nhân sự |
| Đầu mối xác minh | Email hoặc số điện thoại phòng nhân sự để bên nhận kiểm tra. | [email protected] |
Ví dụ giấy xác nhận công tác đã điền
Giấy xác nhận cấp cho một chuyên viên kế toán bổ sung hồ sơ vay vốn. Mọi thông tin được đối chiếu với hồ sơ nhân sự trước khi ký.
| Người lao động | Nguyễn Thị Lan Anh, chuyên viên kế toán |
|---|---|
| Mục đích | Hồ sơ vay vốn ngân hàng |
| Ngày cấp | 04/11/2026 |
| Người ký | Trần Văn Hùng, Trưởng phòng Nhân sự, Công ty TNHH Sao Mai |
Nội dung được xác nhận
| Hạng mục | Nội dung xác nhận | Nguồn đối chiếu | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Tình trạng | Đang làm việc tại thời điểm cấp | Hồ sơ nhân sự | Không có thông báo nghỉ việc |
| Ngày vào làm | 01/07/2021 | Hợp đồng lao động | Làm việc liên tục |
| Hợp đồng | Không xác định thời hạn, toàn thời gian | Hợp đồng và phụ lục | Đã qua thử việc |
| Chức danh | Chuyên viên kế toán, Phòng Tài chính | Phụ lục hợp đồng ngày 01/01/2024 | Ghi đúng tên chức danh |
Mức lương không ghi trong giấy: người lao động tự nộp sao kê lương 6 tháng gần nhất cho ngân hàng.
Tải miễn phí
Miễn phí, không cần đăng ký. Mở được bằng Excel, Google Trang tính, Word, WPS và LibreOffice.
Mở file đã tải trong Nobami, bộ văn phòng trên web, để chỉnh sửa ngay.
Cấp giấy xác nhận công tác trong 5 bước
- Tiếp nhận yêu cầu bằng văn bản Ghi rõ mục đích, nơi nhận và có cần ghi mức lương hay không, qua email hoặc hệ thống nhân sự.
- Đối chiếu dữ liệu gốc Kiểm tra ngày vào làm, chức danh, loại hợp đồng trong hợp đồng lao động, phụ lục và hồ sơ nhân sự.
- Điền mẫu Dùng đúng tên chức danh, ghi "tại thời điểm cấp" và không thêm thông tin không cần thiết.
- Ký và đóng dấu Người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền ký, đóng dấu doanh nghiệp; chữ ký số nếu bên nhận chấp nhận.
- Bàn giao và lưu trữ Chỉ giao cho người lao động, lưu bản sao có số văn bản và ngày cấp trong hồ sơ nhân sự.
Tại Việt Nam: xác nhận đang làm việc và bảo vệ dữ liệu cá nhân
Bộ luật Lao động 2019 quy định khi chấm dứt hợp đồng lao động, người sử dụng lao động phải trả lại giấy tờ và, nếu người lao động yêu cầu, cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc. Giấy xác nhận đang làm việc trong thời gian còn hợp đồng không có mẫu bắt buộc; đây là thông lệ, nhưng nội dung phải trung thực và khớp hồ sơ.
Thông tin như ngày sinh, số định danh, mức lương là dữ liệu cá nhân. Theo các quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân, doanh nghiệp chỉ nên xử lý và ghi những dữ liệu cần cho mục đích cấp giấy, và không gửi trực tiếp cho bên thứ ba khi chưa có sự đồng ý của người lao động.
Nếu bên nhận là cơ quan nhà nước, hãy hỏi trước họ có yêu cầu mẫu riêng hay không.
Nguồn
- Cổng Thông tin điện tử Chính phủ: hệ thống văn bản (Bộ luật Lao động 2019, quy định bảo vệ dữ liệu cá nhân) (cập nhật đến 4 tháng 11, 2026)
Thông tin mang tính tham khảo chung, không phải tư vấn pháp lý. Hãy tuân theo nội quy lao động và quy chế của doanh nghiệp.
Lỗi thường gặp khi cấp giấy xác nhận công tác
- Ghi mức lương khi người lao động không yêu cầu
- Ghi chức danh không khớp với hợp đồng hoặc phụ lục
- Không nêu hợp đồng có thời hạn hoặc đang thử việc, khiến bên nhận hiểu sai
- Ghi số định danh, thông tin sức khỏe hoặc dữ liệu không cần thiết
- Thiếu ngày cấp, thiếu chữ ký hoặc con dấu, người ký không có thẩm quyền
- Gửi thẳng cho ngân hàng hoặc chủ nhà mà không hỏi người lao động
Câu hỏi thường gặp về giấy xác nhận công tác
Giấy xác nhận công tác khác gì giấy xác nhận quá trình làm việc sau khi nghỉ?
Giấy xác nhận công tác chứng minh bạn đang làm việc. Sau khi nghỉ việc, doanh nghiệp cung cấp tài liệu về quá trình làm việc theo yêu cầu; nội dung đó sẽ có trong một hướng dẫn riêng.
Có bắt buộc ghi mức lương không?
Không. Chỉ ghi khi người lao động yêu cầu, ví dụ để vay vốn. Thông thường sao kê lương do người lao động tự nộp là đủ.
Giấy xác nhận có hiệu lực bao lâu?
Giấy phản ánh tình trạng tại ngày cấp. Ngân hàng và chủ nhà thường chấp nhận giấy cấp trong vòng 1 đến 3 tháng.
Ai được ký giấy xác nhận công tác?
Người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền bằng văn bản, thường là giám đốc hoặc trưởng phòng nhân sự, kèm con dấu doanh nghiệp.
Có thể dùng chữ ký số không?
Có, nếu bên nhận chấp nhận văn bản điện tử có chữ ký số. Nên ghi đầu mối liên hệ để họ xác minh.