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Modelo de certificado de trabajo para acreditar que sigues en la empresa
Un certificado de trabajo (también llamado certificado laboral o constancia laboral) es un escrito firmado por la empresa que acredita que una persona trabaja actualmente en ella. Bancos, propietarios de viviendas, consulados y guarderías lo piden a menudo, y suelen exigir que sea reciente y esté firmado y sellado.
En esta página encontrarás un modelo editable en Word, una guía campo por campo, un ejemplo completo, cinco pasos para que Recursos Humanos lo emita sin errores y las precauciones de protección de datos que conviene seguir.
¿Qué es un certificado de trabajo?
Es un documento que emite la empresa, normalmente el departamento de RR. HH. o una persona con poder de firma, a petición del trabajador. Recoge el nombre, el puesto, el departamento, la fecha de alta, el tipo de contrato y la situación de alta actual, e incluye los datos de la empresa, la firma y un contacto para verificarlo. Lo que el destinatario quiere saber es si la persona trabaja allí hoy, por eso suele pedir que tenga menos de un mes.
No hay que confundirlo con el «certificado de empresa» que se entrega al terminar la relación laboral para solicitar la prestación por desempleo, ni con una carta de recomendación, que valora el desempeño. El salario es opcional: inclúyelo solo si el trabajador lo pide, porque es un dato personal y muchas entidades aceptan nóminas en su lugar.
¿Cuándo se necesita?
- Para pedir una hipoteca, un préstamo o una tarjeta de crédito
- Para alquilar una vivienda cuando el propietario pide acreditar el empleo
- Para solicitar un visado o un permiso de residencia
- Para matricular a un hijo en una escuela infantil o pedir ayudas que exigen estar trabajando
- Para acreditar experiencia en una oposición, un máster o una colegiación profesional
Cómo rellenar el modelo de certificado de trabajo
El archivo descargable incluye estos campos. Rellena solo lo que el trabajador ha pedido acreditar y deja fuera lo demás.
Datos del trabajador y de la relación laboral
| Campo | Qué escribir | Ejemplo |
|---|---|---|
| Nombre y apellidos | Tal como figuran en la nómina; para un visado, igual que en el pasaporte. | Lucía Fernández Ruiz |
| DNI o NIE | Solo si el destinatario lo exige; si basta, usa la fecha de nacimiento. | Fecha de nacimiento: 12/04/1993 |
| Puesto y departamento | Puesto actual según el registro de RR. HH. | Técnica de administración, Departamento Financiero |
| Fecha de alta | Fecha de inicio y la mención «continúa prestando servicios». | Desde el 1 de marzo de 2021 hasta la fecha |
| Tipo de contrato y jornada | Indefinido, temporal, fijo discontinuo; jornada completa o parcial. | Indefinido, jornada completa (40 h/semana) |
Datos de la empresa emisora
| Campo | Qué escribir | Ejemplo |
|---|---|---|
| Finalidad / destinatario | Para qué y para quién se emite; si no se indica, «a los efectos oportunos». | Solicitud de préstamo hipotecario |
| Fecha y número de referencia | Fecha de emisión y número del registro interno. | 4 de noviembre de 2026 · Ref. CT-2026-118 |
| Datos de la empresa | Razón social, CIF, domicilio y representante. | Soluciones Levante, S.L. · CIF B12345678 · Valencia |
| Firma, sello y contacto | Nombre, cargo y firma del responsable, sello y un teléfono o correo de RR. HH. | Marta Gil, responsable de RR. HH. · [email protected] |
Ejemplo de certificado de trabajo
Certificado emitido por RR. HH. para una solicitud de hipoteca. La trabajadora no pidió que constara el salario, así que no se incluye.
| Referencia | CT-2026-118 |
|---|---|
| Trabajadora | Lucía Fernández Ruiz |
| Finalidad | Solicitud de préstamo hipotecario |
| Fecha de emisión | 4 de noviembre de 2026 |
Datos certificados
| Concepto | Contenido certificado | Registro de origen | Observaciones |
|---|---|---|---|
| Puesto | Técnica de administración | Ficha de personal | Promoción en enero de 2024 |
| Antigüedad | Desde 01/03/2021 hasta la fecha | Contrato y alta en la Seguridad Social | Sin excedencias |
| Contrato | Indefinido, jornada completa | Contrato de trabajo | 40 horas semanales |
| Centro de trabajo | Valencia (modalidad híbrida) | Contrato y anexo de teletrabajo | Incluido a petición de la trabajadora |
Consejo: guarda el PDF firmado y anota la referencia en el registro. Si el banco llama para verificarlo, RR. HH. puede confirmar el número sin volver a leer datos personales por teléfono.
Descarga gratuita
Gratis y sin registro. Se abre en Excel, Google Sheets, Numbers, Word y LibreOffice.
Abre el archivo descargado en Nobami, nuestra oficina web, y edítalo al momento.
Cómo emite RR. HH. un certificado de trabajo en 5 pasos
- Recoge la solicitud por escrito. Anota la finalidad, el destinatario, los datos que hay que acreditar (puesto, antigüedad, salario), el idioma y el plazo.
- Comprueba el expediente. Verifica la fecha de alta, el puesto y el tipo de contrato con el sistema de RR. HH. y el contrato.
- Redacta solo lo solicitado. Usa el modelo, rellena la finalidad y no añadas DNI completo ni salario si no los han pedido.
- Firma y sella. Lo firma una persona autorizada, o se aplica una firma electrónica aprobada al PDF.
- Registra y entrega. Anota referencia, fecha, finalidad y destinatario, y entrégalo al trabajador o, con su consentimiento, al destinatario.
Notas para España: alternativas oficiales y protección de datos
En España no existe una norma general que obligue a la empresa a emitir un certificado de trabajo mientras dura la relación laboral, aunque es una práctica habitual de RR. HH. Para acreditar el alta de forma oficial, el trabajador puede descargar su informe de vida laboral de la Seguridad Social, que muchos bancos y organismos aceptan junto a las nóminas.
El certificado contiene datos personales sujetos al RGPD y a la LOPDGDD. Limita su contenido a lo necesario para la finalidad, no lo envíes a terceros sin el consentimiento del trabajador y conserva el registro de emisión según tu política de conservación.
En Latinoamérica el documento equivalente suele llamarse constancia laboral o certificado laboral; los requisitos (firma, sello, datos de seguridad social) dependen del país y del destinatario.
Fuentes
- Seguridad Social: informe de vida laboral y servicios al ciudadano (consultado el 4 de noviembre de 2026)
- Agencia Española de Protección de Datos (consultado el 4 de noviembre de 2026)
Información general, no asesoramiento jurídico. Revisa tu convenio colectivo, la política interna de la empresa y, si es necesario, consulta con un profesional.
Errores frecuentes en un certificado de trabajo
- Incluir el DNI completo o datos de salud sin necesidad
- Añadir salario o valoraciones que el trabajador no ha pedido
- Entregarlo sin firma, sello o datos de contacto para verificarlo
- Fechas que no coinciden con el contrato o el alta en la Seguridad Social
- Reutilizar un certificado de hace varios meses
- No registrar la emisión y no poder confirmarla cuando llama el banco
Preguntas frecuentes sobre el certificado de trabajo
¿Qué diferencia hay entre certificado de trabajo y certificado de empresa?
El certificado de trabajo acredita que sigues trabajando en la empresa. El certificado de empresa se emite al terminar la relación laboral para solicitar la prestación por desempleo y tiene otro contenido.
¿Tiene que constar el salario?
No. Solo si el trabajador lo pide para un trámite concreto. Muchas entidades prefieren las últimas nóminas o la declaración de la renta.
¿Puede la empresa negarse a hacerlo?
No hay una obligación legal general durante la relación laboral, pero casi todas las empresas lo emiten por petición del trabajador. Como alternativa oficial puedes usar el informe de vida laboral.
¿Cuánto tiempo es válido?
No tiene caducidad legal, pero bancos y consulados suelen pedir que tenga menos de 30 días. Revisa los requisitos del destinatario.
¿Puedo editar el modelo en Google Docs?
Sí. El archivo .docx se abre en Word, Google Docs y LibreOffice. Después de firmarlo, guárdalo en PDF para que no se pueda modificar.