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Arbeitgeberbescheinigung Vorlage: Inhalt, Muster und Ablauf
Für einen Kredit, eine Wohnungsbewerbung oder einen Visumantrag brauchen Beschäftigte oft eine kurze schriftliche Bestätigung ihres Arbeitgebers: Sie arbeiten hier, seit wann, in welcher Position und mit welchem Vertrag. Diese Arbeitgeberbescheinigung (auch Beschäftigungsnachweis oder Arbeitgeberbestätigung genannt) ist schnell erstellt, wenn die Angaben stimmen und nur das Nötige enthalten ist.
Hier finden Sie eine kostenlose Word-Vorlage, alle Felder mit Ausfüllhinweisen, ein ausgefülltes Muster, einen Ablauf in fünf Schritten und die Abgrenzung zu Arbeitszeugnis und Arbeitsbescheinigung für die Agentur für Arbeit.
Was ist eine Arbeitgeberbescheinigung?
Eine Arbeitgeberbescheinigung ist eine schriftliche Bestätigung des Arbeitgebers, dass eine Person zum Ausstellungsdatum in einem Arbeitsverhältnis mit dem Unternehmen steht. Üblich sind Name, Tätigkeit, Eintrittsdatum, Vertragsart (unbefristet, befristet bis …), Arbeitszeit und – nur auf Wunsch – das Gehalt. Sie trägt Datum, Unterschrift und die Kontaktdaten der Personalabteilung.
Sie ist kein gesetzlich vorgeschriebenes Formular, sondern ein üblicher Service. Davon zu unterscheiden sind das Arbeitszeugnis nach § 109 GewO, das bei Beendigung eine Beurteilung von Leistung und Verhalten enthalten kann, und die Arbeitsbescheinigung nach § 312 SGB III, die der Arbeitgeber am Ende für die Agentur für Arbeit ausstellt.
Wann wird eine Arbeitgeberbescheinigung gebraucht?
- Bei einer Baufinanzierung oder einem Ratenkredit als Nachweis eines bestehenden, ungekündigten Arbeitsverhältnisses
- Bei der Wohnungsbewerbung, wenn der Vermieter eine aktuelle Arbeitgeberbestätigung verlangt
- Für Visum, Aufenthaltstitel oder Familiennachzug mit Eintrittsdatum und Vertragsart
- Für Kita-Platz, Elterngeld oder andere Anträge, die einen Beschäftigungsnachweis erfordern
- Bei Weiterbildungen oder Studiengängen, die Berufserfahrung voraussetzen
Felder der Arbeitgeberbescheinigung Vorlage
Die Word-Datei enthält diese Felder in dieser Reihenfolge. Füllen Sie nur aus, was der Empfänger wirklich braucht.
Beschäftigte Person
| Feld | So füllen Sie es aus | Beispiel |
|---|---|---|
| Name | Vor- und Nachname wie im Personalausweis und in der Lohnabrechnung. | Frau Lena Hoffmann |
| Geburtsdatum | Nur wenn der Empfänger es zur eindeutigen Zuordnung verlangt. Keine Sozialversicherungs- oder Steuer-ID. | 17.08.1990 |
| Tätigkeit und Abteilung | Bezeichnung aus dem Arbeitsvertrag bzw. der letzten Vertragsänderung. | Projektmanagerin, Abteilung Vertrieb |
| Eintrittsdatum | Beginn des aktuellen Arbeitsverhältnisses. | 01.04.2020 |
| Vertragsart und Arbeitszeit | Unbefristet oder befristet (mit Enddatum), Voll- oder Teilzeit, Wochenstunden; ggf. „ungekündigt“, „Probezeit beendet“. | Unbefristet, ungekündigt, Vollzeit 40 Stunden |
Arbeitgeber und Unterschrift
| Feld | So füllen Sie es aus | Beispiel |
|---|---|---|
| Zweck oder Empfänger | Für wen die Bescheinigung bestimmt ist. | Zur Vorlage beim Vermieter |
| Datum und Aktenzeichen | Ausstellungsdatum und interne Nummer. | Hamburg, 04.11.2026 – Az. HR-2026-091 |
| Unternehmen | Firma laut Handelsregister, Registernummer und Anschrift. | Nordlicht Software GmbH, HRB 123456, Am Sandtorkai 5, Hamburg |
| Unterzeichner | Name, Funktion und Unterschrift einer vertretungsberechtigten Person, ggf. Firmenstempel. | Jan Becker, Leiter Personal |
| Kontakt für Rückfragen | E-Mail oder Telefon der Personalabteilung zur Echtheitsprüfung. | [email protected] |
Muster: ausgefüllte Arbeitgeberbescheinigung
Bescheinigung für eine Projektmanagerin, die sich um eine Mietwohnung bewirbt. Alle Angaben wurden vor der Unterschrift in der Personalakte geprüft.
| Beschäftigte | Lena Hoffmann, Projektmanagerin |
|---|---|
| Zweck | Wohnungsbewerbung |
| Ausstellungsdatum | 04.11.2026 |
| Unterzeichner | Jan Becker, Leiter Personal, Nordlicht Software GmbH |
Bescheinigte Angaben
| Angabe | Bescheinigter Inhalt | Geprüfte Quelle | Hinweis |
|---|---|---|---|
| Beschäftigung | Besteht zum Ausstellungsdatum, ungekündigt | Personalakte | Keine Kündigung ausgesprochen oder erhalten |
| Eintritt | 01.04.2020 | Arbeitsvertrag | Durchgehend beschäftigt |
| Vertrag | Unbefristet, Vollzeit 40 Stunden/Woche | Arbeitsvertrag und Änderungsvertrag | Probezeit beendet |
| Tätigkeit | Projektmanagerin, Vertrieb | Änderungsvertrag vom 01.01.2024 | Bezeichnung wörtlich übernommen |
Das Gehalt steht nicht in der Bescheinigung: Die Mitarbeiterin legt dem Vermieter ihre letzten drei Gehaltsabrechnungen selbst vor.
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Arbeitgeberbescheinigung in 5 Schritten ausstellen
- Anfrage schriftlich aufnehmen Zweck, Empfänger und gewünschte Angaben (mit oder ohne Gehalt) per E-Mail oder im HR-Tool erfassen.
- Angaben an der Quelle prüfen Eintrittsdatum, Tätigkeit, Vertragsart und Kündigungsstatus in Arbeitsvertrag und Personalakte nachsehen.
- Vorlage ausfüllen Bezeichnungen wörtlich übernehmen, „zum Ausstellungsdatum“ formulieren und nichts Überflüssiges ergänzen.
- Unterschreiben lassen Geschäftsführung oder Personalleitung unterschreibt; elektronische Signatur nur, wenn der Empfänger sie akzeptiert.
- Übergeben und ablegen Nur an die beschäftigte Person übergeben und eine Kopie mit Aktenzeichen in der Personalakte ablegen.
Deutschland: Arbeitszeugnis, Arbeitsbescheinigung und Datenschutz
Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses haben Beschäftigte Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis, das mindestens Art und Dauer der Tätigkeit enthält und auf Verlangen auch Leistung und Verhalten beurteilt (§ 109 GewO). Die Arbeitgeberbescheinigung während des laufenden Arbeitsverhältnisses ist dagegen gesetzlich nicht geregelt und ersetzt kein Zeugnis.
Die Arbeitsbescheinigung nach § 312 SGB III ist ein eigenes Formular für die Agentur für Arbeit, das bei Ende der Beschäftigung ausgestellt wird. Die Vorlage auf dieser Seite ist dafür nicht gedacht.
Für Beschäftigtendaten gelten die DSGVO und § 26 BDSG: Geben Sie nur Daten an, die für den Zweck erforderlich sind, und senden Sie die Bescheinigung nicht ohne Einwilligung direkt an Dritte.
Quellen
- Gesetze im Internet: § 109 GewO (Zeugnis) (Stand 4. November 2026)
- Gesetze im Internet: § 312 SGB III (Arbeitsbescheinigung) (Stand 4. November 2026)
- Gesetze im Internet: § 26 BDSG (Beschäftigtendaten) (Stand 4. November 2026)
Allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind Ihre Betriebsvereinbarungen und internen Richtlinien.
Typische Fehler bei der Arbeitgeberbescheinigung
- Gehalt eintragen, obwohl die beschäftigte Person das nicht gewünscht hat
- Ungenaue Tätigkeitsbezeichnung statt der Bezeichnung aus dem Vertrag
- Befristung oder laufende Probezeit verschweigen und damit den Empfänger falsch informieren
- Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer oder Gesundheitsdaten aufnehmen
- Kein Datum, keine Unterschrift oder Unterschrift ohne Vertretungsbefugnis
- Die Bescheinigung ohne Zustimmung direkt an Bank oder Vermieter schicken
Häufige Fragen zur Arbeitgeberbescheinigung
Was ist der Unterschied zwischen Arbeitgeberbescheinigung und Arbeitszeugnis?
Die Arbeitgeberbescheinigung bestätigt ein laufendes Arbeitsverhältnis ohne Bewertung. Das Arbeitszeugnis nach § 109 GewO wird bei Beendigung erteilt und kann Leistung und Verhalten beurteilen.
Ist die Arbeitgeberbescheinigung dasselbe wie die Arbeitsbescheinigung?
Nein. Die Arbeitsbescheinigung nach § 312 SGB III ist ein Formular für die Agentur für Arbeit am Ende der Beschäftigung. Die Arbeitgeberbescheinigung ist ein freier Nachweis für Bank, Vermieter oder Behörden.
Muss das Gehalt angegeben werden?
Nur, wenn die beschäftigte Person es wünscht, etwa für einen Kredit. Meist reichen die Gehaltsabrechnungen, die sie selbst vorlegt.
Wie lange ist eine Arbeitgeberbescheinigung gültig?
Sie bestätigt den Stand am Ausstellungsdatum. Banken und Vermieter verlangen oft ein Dokument, das nicht älter als ein bis drei Monate ist.
Darf ich „ungekündigt“ bestätigen?
Ja, wenn weder Kündigung noch Aufhebungsvertrag vorliegt. Prüfen Sie das in der Personalakte, bevor Sie es aufnehmen.