재직증명서 양식 무료 다운로드와 발급·작성 방법

재직증명서란?

재직증명서는 근로자가 요청하면 회사(대표 또는 인사 담당)가 발급하는 증명 문서로, 이름·소속·직위·입사일·재직 상태를 적고 회사 직인이나 대표자 서명을 찍어 효력을 갖춥니다. 제출처가 "현재 근무 중"인지를 확인하는 것이 목적이므로 발급일이 최근일수록 신뢰를 얻습니다(보통 발급일로부터 1개월 이내 서류를 요구합니다).

퇴사한 뒤에 근무 이력을 증명하는 경력증명서, 받은 임금을 증명하는 급여증명서(또는 근로소득 원천징수영수증)와는 목적이 다릅니다. 제출처가 연봉이나 경력 기간까지 요구한다면 어떤 서류가 필요한지 먼저 확인하세요.

재직증명서는 언제 필요한가요?

• 은행 대출·신용카드 발급·전세자금 대출 심사를 받을 때
• 해외 비자(관광·취업·가족 동반) 신청 서류로 제출할 때
• 어린이집 입소 우선순위(맞벌이 증빙)나 각종 바우처를 신청할 때
• 오피스텔·주택 임대차 계약에서 임대인이 소득·직장 확인을 요구할 때
• 대학원 진학·자격시험 응시 시 재직 경력을 확인받을 때

재직증명서 양식 항목별 작성법

다운로드 파일에는 아래 항목이 들어 있습니다. 근로자가 요청한 항목만 적고, 제출처가 요구하지 않는 정보는 비워 두는 것이 원칙입니다.

인적 사항·재직 내용

발급 정보

재직증명서 발급 예시

전세자금 대출을 받으려는 직원에게 인사팀이 발급한 예시입니다. 요청받지 않은 연봉은 넣지 않았습니다.

증명 내용

팁: 영문 재직증명서(Certificate of Employment)가 필요하면 이름을 여권 영문 표기와 똑같이 맞추고, 같은 발급번호로 한글본과 함께 관리하세요.

재직증명서 발급 순서(인사 담당자용)

1. 요청을 받습니다. 용도, 제출처, 필요한 항목(직위·업무·연봉 포함 여부), 한글·영문 여부, 부수를 확인합니다.
2. 인사 기록과 대조합니다. 입사일, 현재 부서·직위, 휴직·계약 기간을 인사 시스템과 근로계약서로 확인합니다.
3. 요청 항목만 적어 작성합니다. 주민등록번호 전체나 요청하지 않은 연봉은 넣지 않고, 용도란을 채웁니다.
4. 직인 또는 대표 서명을 받습니다. 직인 날인 권한자를 정해 두고, 전자 발급이면 PDF에 전자 직인을 적용합니다.
5. 발급대장에 기록하고 전달합니다. 발급번호·일자·용도·수령인을 기록해 두면 진위 확인 문의에 바로 답할 수 있습니다.

재직증명서 발급 시 자주 하는 실수

• 주민등록번호 전체를 습관적으로 적는 경우(생년월일로 충분한지 먼저 확인)
• 본인이 요청하지 않은 연봉·평가 정보를 넣는 경우
• 직인이나 대표 서명 없이 내보내 제출처에서 반려되는 경우
• 입사일이 4대보험 취득일·근로계약서와 달라 진위 확인에서 문제가 되는 경우
• 용도란을 비워 다른 목적으로 재사용되는 경우
• 발급대장을 남기지 않아 위조 여부 확인 문의에 답하지 못하는 경우

재직증명서 자주 묻는 질문