Workbami行政与证明
在职证明模板免费下载及写法范本
在职证明是单位出具的、证明某人目前在本单位工作的书面材料。办理银行贷款和信用卡、申请签证、租房、孩子入园入学等场合，经常需要提供在职证明，而且对方通常要求加盖公章、日期较新。
本页提供可直接编辑的在职证明Word模板、逐项填写说明、开具范本、人事部门的五步开具流程，以及保护员工个人信息的注意事项。
什么是在职证明？
在职证明由单位人事或行政部门根据员工申请开具，写明员工姓名、所在部门与职务、入职时间、用工形式以及“目前在职”的事实，并加盖单位公章或人事专用章后生效。接收方最关心的是“此人现在是否在职”，因此一般要求开具日期在一个月以内。
在职证明与解除或终止劳动合同时出具的离职证明不同，也不同于证明收入的收入证明。签证或贷款如同时要求收入信息，应由员工明确提出，再决定是否写入或另开收入证明。
什么时候需要在职证明？
- 申请房贷、车贷、信用卡等金融业务时
- 办理出国签证（旅游、商务、探亲）时
- 租房时房东或中介要求核实工作单位
- 办理子女入园入学、居住证或人才政策申请时
- 报考在职研究生或职业资格考试需要单位证明时
在职证明模板各项写法
下载文件包含以下项目。原则上只写员工申请证明的事项，接收方没有要求的信息不要写。
员工信息与在职情况
| 项目 | 填写方法 | 示例 |
|---|---|---|
| 姓名 | 与身份证一致；英文版与护照拼写一致。 | 王晓雯 |
| 身份证号 | 能用出生日期或证件后四位核验时，不写完整号码；接收方明确要求时再写。 | 出生日期 1993年4月12日 |
| 部门与职务 | 按人事系统中的当前部门和职务填写。 | 财务部 主管会计 |
| 入职时间 | 写明入职日期及“至今在职”。 | 2021年3月1日入职，至今在职 |
| 用工形式 | 全日制、非全日制、劳务派遣等；固定期限合同可注明期限。 | 全日制劳动合同（无固定期限） |
开具信息
| 项目 | 填写方法 | 示例 |
|---|---|---|
| 用途与提交单位 | 写明员工说明的用途，防止被挪作他用。 | 用于办理个人住房贷款（××银行） |
| 证明编号与日期 | 登记簿编号和实际开具日期。 | 人证字〔2026〕118号 / 2026年11月4日 |
| 单位信息 | 单位全称、统一社会信用代码、地址。 | 上海启明信息技术有限公司 |
| 盖章与联系人 | 加盖公章或人事章，并留下核实用的人事联系方式。 | 人力资源部 021-0000-0000 |
在职证明范本
人事部门为办理住房贷款的员工开具的示例。员工未要求写收入，因此没有写入。
| 证明编号 | 人证字〔2026〕118号 |
|---|---|
| 员工 | 王晓雯（1993年4月12日出生） |
| 用途 | 办理个人住房贷款 |
| 开具日期 | 2026年11月4日 |
证明内容
| 项目 | 证明内容 | 依据记录 | 备注 |
|---|---|---|---|
| 部门与职务 | 财务部 主管会计 | 人事任命记录 | 2024年1月晋升 |
| 在职期间 | 2021年3月1日至今 | 劳动合同、社保参保记录 | 无停薪留职 |
| 用工形式 | 全日制，无固定期限 | 劳动合同 | 每周40小时 |
| 工作地点 | 上海市浦东新区 | 劳动合同约定 | 应员工要求写入 |
提示：需要英文在职证明（Certificate of Employment）时，用同一编号与中文版一起登记，便于接收方来电核实。
免费下载
免费，无需注册。可用 Excel、WPS、Word、Google 表格和 LibreOffice 打开。
下载后可在网页版办公软件 Nobami 中直接打开编辑。
人事开具在职证明的五个步骤
- 受理申请。 确认用途、提交单位、需证明的事项（是否写收入）、中英文版本、份数和截止时间。
- 核对人事档案。 用人事系统、劳动合同和社保记录核对入职日期、部门职务及合同期限。
- 只写申请的事项。 按模板填写用途，不主动写入完整身份证号、收入或绩效。
- 盖章。 由有权限的人员加盖公章或人事专用章；电子版使用经批准的电子签章。
- 登记并交付。 在登记簿记录编号、日期、用途和领取人，方便接收方核实。
中国大陆的注意事项：离职证明与个人信息
法律对在职证明没有统一格式或强制开具的专门规定，单位通常根据员工申请出具。与之相对，《劳动合同法》第五十条规定用人单位应当在解除或者终止劳动合同时出具解除或者终止劳动合同的证明，二者不要混淆。
在职证明包含身份证号、职务等个人信息。《个人信息保护法》要求处理个人信息遵循合法、正当、必要原则，限于实现处理目的的最小范围。能用出生日期核验身份时，就不要写完整身份证号；直接寄送给银行等第三方前，应取得员工同意。
部分机构接受社保缴费记录或个人所得税App中的任职受雇信息作为辅助材料，可先向接收方确认。
依据
- 国家法律法规数据库：劳动合同法、个人信息保护法 (核对日期 2026年11月4日)
以上为截至2026年11月4日的一般性信息，不构成法律意见。具体事宜请以单位规章制度及专业人士意见为准。
开具在职证明的常见错误
- 习惯性写入完整身份证号
- 写入员工未要求的收入或绩效信息
- 未加盖公章，接收方不予认可
- 入职日期与劳动合同、社保记录不一致
- 用途栏空白，被用于其他目的
- 没有登记开具记录，无法回应核实电话
在职证明常见问题
在职证明和离职证明有什么区别？
在职证明证明员工目前在职；离职证明是解除或终止劳动合同时出具的证明，《劳动合同法》第五十条要求单位出具。离职后需要证明工作经历时，应申请离职证明或工作经历证明。
在职证明必须写收入吗？
不必。只有接收方要求、且员工申请时才写，也可以另开收入证明。收入属于个人信息，应按最小必要原则处理。
在职证明需要盖什么章？
一般加盖单位公章或人事专用章。银行、使馆通常要求公章，并可能来电核实，所以请留下人事联系电话。
可以开英文在职证明吗？
可以。用同样的项目翻译成英文，姓名与护照拼音一致，日期写成“November 4, 2026”这样的格式。
模板能用WPS或在线文档打开吗？
可以。.docx文件可用WPS、Word和在线文档打开编辑，盖章后建议扫描或导出为PDF再提交。