WorkbamiAdministrasi & surat keterangan
Contoh surat keterangan kerja untuk karyawan aktif
Saat karyawan mengajukan KPR, kredit kendaraan, sewa apartemen, atau visa, pihak bank dan kedutaan sering meminta surat keterangan kerja dari perusahaan. Surat ini menegaskan bahwa yang bersangkutan masih bekerja, sejak kapan, di posisi apa, dan dengan status kerja apa. Isinya harus akurat, ditandatangani pejabat yang berwenang, dan hanya memuat data yang diperlukan.
Di halaman ini Anda mendapatkan template Word gratis, penjelasan setiap bagian, contoh yang sudah diisi, langkah menerbitkan surat dalam beberapa menit, serta catatan perlindungan data pribadi.
Apa itu surat keterangan kerja?
Surat keterangan kerja (sering juga disebut surat keterangan karyawan aktif) adalah surat dari perusahaan yang menyatakan bahwa seseorang adalah karyawan pada tanggal surat dibuat. Isinya biasanya nama, jabatan, divisi, tanggal mulai bekerja, status hubungan kerja (PKWTT atau PKWT dengan tanggal berakhir), jam kerja, dan gaji hanya bila karyawan memintanya. Surat diberi tanggal, nomor, tanda tangan, cap perusahaan, serta kontak HR untuk verifikasi.
Tidak ada format baku yang diwajibkan undang-undang untuk surat keterangan karyawan aktif; ini adalah praktik administrasi HR. Berbeda dengan surat keterangan atau paklaring yang diberikan saat hubungan kerja berakhir, yang akan dibahas dalam panduan terpisah bersama surat keterangan penghasilan.
Kapan surat keterangan kerja dibutuhkan?
- Pengajuan KPR, kredit kendaraan, kartu kredit, atau pinjaman, bersama slip gaji
- Menyewa rumah atau apartemen ketika pemilik meminta bukti pekerjaan tetap
- Pengajuan visa turis atau bisnis yang meminta tanggal mulai kerja dan jabatan
- Pendaftaran sekolah anak, beasiswa, atau urusan administrasi yang meminta keterangan tempat kerja
- Pendaftaran pelatihan atau program studi yang mensyaratkan pengalaman kerja aktif
Bagian-bagian template surat keterangan kerja
File Word berisi bagian berikut secara berurutan. Isi hanya data yang benar-benar diminta oleh pihak penerima.
Data karyawan
| Bagian | Cara mengisi | Contoh |
|---|---|---|
| Nama lengkap | Sesuai KTP dan daftar gaji. | Dewi Lestari Putri |
| Tempat, tanggal lahir | Hanya jika penerima memintanya untuk memastikan identitas; NIK tidak perlu bila tidak diminta. | Bandung, 21 Januari 1994 |
| Jabatan dan divisi | Sesuai perjanjian kerja atau SK pengangkatan terakhir. | Staf Keuangan Senior, Divisi Finance |
| Tanggal mulai bekerja | Tanggal berlakunya hubungan kerja saat ini. | 3 Agustus 2020 |
| Status dan jam kerja | PKWTT (karyawan tetap) atau PKWT dengan tanggal berakhir; jam kerja mingguan. | Karyawan tetap (PKWTT), 40 jam per minggu |
Perusahaan dan penanda tangan
| Bagian | Cara mengisi | Contoh |
|---|---|---|
| Keperluan atau tujuan | Untuk apa surat dibuat atau kepada siapa diajukan. | Untuk keperluan pengajuan KPR |
| Tanggal dan nomor surat | Tanggal penandatanganan dan nomor surat internal. | Jakarta, 4 November 2026 – No. 118/HR/XI/2026 |
| Perusahaan | Nama badan usaha, NIB, dan alamat kantor. | PT Cahaya Nusantara, NIB 9120001234567, Jl. Sudirman Kav. 10, Jakarta |
| Penanda tangan | Nama, jabatan, tanda tangan pejabat yang berwenang, dan cap perusahaan. | Andi Pratama, HR Manager |
| Kontak verifikasi | Email atau telepon HR agar penerima bisa memastikan keaslian surat. | [email protected] |
Contoh surat keterangan kerja yang sudah diisi
Surat untuk staf keuangan yang mengajukan KPR. Semua data dicek di berkas kepegawaian sebelum ditandatangani.
| Karyawan | Dewi Lestari Putri, Staf Keuangan Senior |
|---|---|
| Keperluan | Pengajuan KPR |
| Tanggal surat | 4 November 2026 |
| Penanda tangan | Andi Pratama, HR Manager, PT Cahaya Nusantara |
Data yang diterangkan
| Hal | Isi keterangan | Sumber yang dicek | Catatan |
|---|---|---|---|
| Status | Masih bekerja per tanggal surat | Data kepegawaian | Tidak ada pengunduran diri atau PHK |
| Mulai bekerja | 3 Agustus 2020 | Perjanjian kerja | Bekerja terus-menerus |
| Hubungan kerja | PKWTT, 40 jam per minggu | Perjanjian kerja dan addendum | Masa percobaan selesai |
| Jabatan | Staf Keuangan Senior, Divisi Finance | SK tanggal 1 Januari 2024 | Nama jabatan sesuai SK |
Gaji tidak dicantumkan: karyawan menyerahkan sendiri slip gaji tiga bulan terakhir ke bank.
Download gratis
Gratis, tanpa daftar. Bisa dibuka di Excel, Google Spreadsheet, Numbers, Word, WPS, dan LibreOffice.
Buka file yang sudah diunduh di Nobami, aplikasi kantor berbasis web, lalu edit langsung.
Cara menerbitkan surat keterangan kerja dalam 5 langkah
- Terima permintaan secara tertulis Catat keperluan, penerima, dan apakah gaji perlu dicantumkan, lewat email atau sistem HR.
- Cek data dari sumbernya Periksa tanggal mulai kerja, jabatan, dan status di perjanjian kerja, SK, dan data kepegawaian.
- Isi template Gunakan nama jabatan yang tepat, tulis "per tanggal surat ini", dan jangan menambah data yang tidak diminta.
- Minta tanda tangan pejabat berwenang Direktur atau HR Manager yang diberi kuasa menandatangani dan memberi cap; tanda tangan elektronik bila penerima menerimanya.
- Serahkan dan arsipkan Berikan hanya kepada karyawan, simpan salinan bernomor dan bertanggal di berkas kepegawaian.
Catatan untuk Indonesia: status kerja dan perlindungan data pribadi
Surat keterangan bagi karyawan aktif tidak memiliki format wajib dalam peraturan ketenagakerjaan; ini praktik umum perusahaan. Pastikan status yang ditulis sesuai perjanjian kerja: PKWTT untuk karyawan tetap atau PKWT dengan tanggal berakhir untuk kontrak, sebagaimana diatur dalam UU Ketenagakerjaan beserta perubahannya melalui UU Cipta Kerja.
Tanggal lahir, NIK, dan gaji adalah data pribadi. UU No. 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi mewajibkan pemrosesan yang terbatas pada tujuan, jadi cantumkan hanya data yang diperlukan dan jangan mengirim surat langsung ke pihak ketiga tanpa persetujuan karyawan.
Jika penerimanya instansi pemerintah atau kedutaan, tanyakan dulu apakah ada format atau bahasa tertentu yang diminta.
Sumber
- JDIH Kementerian Ketenagakerjaan: peraturan ketenagakerjaan (dicek 4 November 2026)
- BPK RI: database peraturan (UU No. 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi) (dicek 4 November 2026)
Informasi umum, bukan nasihat hukum. Ikuti peraturan perusahaan dan kebijakan internal Anda.
Kesalahan umum pada surat keterangan kerja
- Mencantumkan gaji padahal karyawan tidak memintanya
- Menulis jabatan yang berbeda dari perjanjian kerja atau SK
- Tidak menyebutkan bahwa karyawan berstatus PKWT atau masih masa percobaan
- Memasukkan NIK, data kesehatan, atau data lain yang tidak perlu
- Tanpa tanggal, nomor, tanda tangan, atau ditandatangani orang yang tidak berwenang
- Mengirim surat langsung ke bank atau pemilik properti tanpa izin karyawan
Pertanyaan umum tentang surat keterangan kerja
Apa beda surat keterangan kerja dan paklaring?
Surat keterangan kerja menyatakan karyawan masih bekerja. Paklaring diberikan saat hubungan kerja berakhir dan menerangkan masa kerja serta jabatan; ini dibahas di panduan terpisah.
Apakah gaji wajib dicantumkan?
Tidak. Cantumkan hanya bila karyawan memintanya, misalnya untuk kredit. Untuk keterangan penghasilan, gunakan surat keterangan penghasilan tersendiri.
Berapa lama surat keterangan kerja berlaku?
Surat menerangkan kondisi per tanggal terbit. Bank dan pemilik properti biasanya menerima surat yang berumur 1 sampai 3 bulan.
Siapa yang boleh menandatangani?
Direksi atau pejabat yang diberi kuasa tertulis, misalnya HR Manager, disertai cap perusahaan.
Bisa dibuat dalam bahasa Inggris?
Bisa, terutama untuk visa. Gunakan data yang sama dan tanda tangan pejabat yang sama seperti versi bahasa Indonesia.