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Modelo de declaração de vínculo empregatício: campos e exemplo
Financiamento, aluguel de imóvel, visto ou matrícula: muitas situações pedem uma declaração da empresa confirmando que o colaborador trabalha ali. A declaração de vínculo empregatício é curta, mas precisa ter dados corretos, assinatura de quem pode representar a empresa e apenas as informações necessárias.
Aqui você encontra um modelo grátis em Word, a explicação de cada campo, um exemplo preenchido, o passo a passo para emitir em poucos minutos e a diferença entre a declaração e os registros oficiais da Carteira de Trabalho Digital.
O que é a declaração de vínculo empregatício?
É um documento emitido pelo empregador que confirma que uma pessoa mantém vínculo de emprego com a empresa na data da assinatura. Costuma trazer nome, cargo, data de admissão, tipo de contrato (prazo indeterminado, determinado, experiência), jornada e, apenas a pedido do empregado, o salário. Leva data, assinatura e contato do RH.
Não existe um formulário oficial obrigatório para essa declaração: é uma prática comum de RH. O registro oficial do contrato é a Carteira de Trabalho e Previdência Social, hoje digital, alimentada pelas informações que a empresa envia ao eSocial. Muitas instituições aceitam a CTPS Digital, mas várias ainda pedem a declaração assinada.
Quando a declaração é solicitada?
- Em financiamentos imobiliários, consignados ou cartões, junto com os holerites
- Para alugar imóvel, quando a imobiliária pede comprovação de emprego recente
- Em pedidos de visto ou de residência no exterior, com data de admissão e cargo
- Para matrícula em creche, cursos ou programas que exigem comprovar atividade
- Quando outro empregador ou instituição precisa confirmar experiência atual
Campos do modelo de declaração de vínculo empregatício
O arquivo Word traz os campos abaixo nesta ordem. Preencha só o que o destinatário realmente precisa.
Dados do colaborador
| Campo | Como preencher | Exemplo |
|---|---|---|
| Nome completo | Como consta no documento de identidade e na folha de pagamento. | Mariana Alves Costa |
| CPF ou data de nascimento | Somente se o destinatário exigir identificação; evite números desnecessários. | CPF 123.456.789-00 |
| Cargo e setor | Cargo registrado no contrato ou na última alteração contratual. | Analista financeira, setor de Controladoria |
| Data de admissão | Início do contrato vigente. | 02/05/2022 |
| Tipo de contrato e jornada | Prazo indeterminado, determinado (com término) ou experiência; jornada semanal. | Prazo indeterminado, 44 horas semanais |
Empresa e assinatura
| Campo | Como preencher | Exemplo |
|---|---|---|
| Finalidade ou destinatário | Para quem a declaração será apresentada. | Para fins de locação de imóvel |
| Data e número de controle | Data de emissão e número interno. | São Paulo, 4 de novembro de 2026 – nº RH-2026-077 |
| Empresa | Razão social, CNPJ e endereço. | Vale Verde Comércio Ltda., CNPJ 12.345.678/0001-90, Av. Paulista, 1000, São Paulo |
| Signatário | Nome, cargo e assinatura de quem representa a empresa; carimbo se houver. | Ricardo Lima, gerente de RH |
| Contato para confirmação | E-mail ou telefone do RH para checar a autenticidade. | [email protected] |
Exemplo de declaração de vínculo empregatício preenchida
Declaração emitida para uma analista que vai alugar um apartamento. Cada informação foi conferida no cadastro do RH antes da assinatura.
| Colaboradora | Mariana Alves Costa, analista financeira |
|---|---|
| Finalidade | Locação de imóvel |
| Data de emissão | 4 de novembro de 2026 |
| Assinatura | Ricardo Lima, gerente de RH, Vale Verde Comércio Ltda. |
Informações declaradas
| Item | Conteúdo declarado | Fonte conferida | Observação |
|---|---|---|---|
| Vínculo | Ativo na data de emissão | Cadastro de RH e eSocial | Sem aviso prévio em curso |
| Admissão | 02/05/2022 | Contrato de trabalho e CTPS Digital | Vínculo contínuo |
| Contrato | Prazo indeterminado, 44 h semanais | Contrato e aditivo | Experiência concluída |
| Cargo | Analista financeira, Controladoria | Aditivo de 01/03/2024 | Nome do cargo copiado do aditivo |
O salário não consta: a colaboradora entregou os três últimos holerites diretamente à imobiliária.
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Como emitir a declaração em 5 passos
- Registre o pedido Peça por escrito a finalidade, o destinatário e se o salário deve constar.
- Confira os dados na origem Verifique admissão, cargo, tipo de contrato e jornada no contrato, nos aditivos e no cadastro do eSocial.
- Preencha o modelo Use os nomes exatos do contrato, escreva "nesta data" e não acrescente dados que não foram pedidos.
- Colete a assinatura Assina quem pode representar a empresa (sócio, diretor ou gestor de RH com delegação). Assinatura eletrônica, se o destinatário aceitar.
- Entregue e arquive Entregue somente ao colaborador e guarde uma cópia com número e data no prontuário.
No Brasil: CTPS Digital, declaração e LGPD
O registro oficial do contrato de trabalho é a Carteira de Trabalho e Previdência Social, hoje em formato digital, com dados enviados pelo empregador. O trabalhador pode consultar e compartilhar a CTPS Digital pelo aplicativo ou portal gov.br, o que já serve de prova em muitas situações.
A declaração de vínculo empregatício não tem modelo obrigatório em lei; é uma prática de RH. Por isso, ela deve refletir exatamente o que consta no contrato e nos registros, sem exageros.
A Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018) exige que os dados pessoais sejam tratados com finalidade definida e limitados ao necessário. Inclua salário, CPF ou endereço apenas quando o colaborador pedir ou o destinatário exigir.
Fontes
- gov.br: Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) (consultado em 4 de novembro de 2026)
- Planalto: Lei nº 13.709/2018 (LGPD) (consultado em 4 de novembro de 2026)
- ANPD: Autoridade Nacional de Proteção de Dados (consultado em 4 de novembro de 2026)
Informação geral, não constitui aconselhamento jurídico. Siga a convenção coletiva e as políticas internas da sua empresa.
Erros comuns na declaração de vínculo
- Informar salário sem o pedido do colaborador
- Usar um nome de cargo diferente do registrado no contrato
- Omitir que o contrato é por prazo determinado ou de experiência
- Incluir dados sensíveis, como informações de saúde, sem necessidade
- Deixar sem data, sem assinatura ou assinada por quem não pode representar a empresa
- Enviar a declaração direto ao banco ou à imobiliária sem autorização do colaborador
Perguntas frequentes sobre a declaração de vínculo empregatício
A CTPS Digital substitui a declaração?
Em muitos casos, sim: ela mostra o vínculo registrado pelo empregador. Quando o destinatário exigir um documento assinado pela empresa, emita a declaração.
Qual a diferença para a declaração de tempo de serviço após a saída?
A declaração de vínculo confirma um emprego atual. Após o desligamento, a comprovação é feita pela CTPS e por uma declaração de período trabalhado, que será tratada em outro guia.
O salário precisa aparecer?
Apenas se o colaborador pedir, por exemplo para um financiamento. Caso contrário, os holerites apresentados por ele bastam.
Por quanto tempo a declaração vale?
Ela reflete a situação na data de emissão. Bancos e imobiliárias costumam aceitar documentos de até 30 a 90 dias.
Pode ser assinada digitalmente?
Sim, se o destinatário aceitar assinatura eletrônica. Inclua um contato do RH para confirmação.