Workbami總務與證明
在職證明書範本免費下載與寫法範例
在職證明書是公司證明某位員工「目前仍在本公司任職」的文件。申請房貸、信用卡、出國簽證、租屋，或辦理托育補助時，經常需要提出在職證明，而且多半要求蓋公司大小章、日期越近越好。
本頁提供可直接編輯的在職證明書Word範本、逐項填寫說明、開立範例、人資部門的五步驟流程，以及保護員工個資的注意事項。
什麼是在職證明書？
在職證明書由公司人資或行政單位依員工申請開立，記載姓名、部門與職稱、到職日、僱用型態與「目前在職」的事實，並蓋公司章或負責人章後生效。收件單位最在意的是「這個人現在還在職嗎」，因此通常要求開立日期在一個月內。
它和勞動契約終止時由勞工請求的服務證明書（離職證明）不同，也不同於證明收入的扣繳憑單或薪資證明。若收件單位同時要求薪資資料，應由員工明確提出，再決定是否記載或另行開立薪資證明。
什麼時候需要在職證明書？
- 申請房貸、車貸、信用卡等金融業務
- 辦理出國簽證或工作、居留相關申請
- 租屋時房東或仲介要求確認工作單位
- 申請托育、育兒津貼等需證明就業的補助
- 報考在職專班或專業證照，需要服務單位證明
在職證明書範本各欄位寫法
下載檔案包含以下欄位。原則上只記載員工申請證明的事項，收件單位沒有要求的資料不要寫。
員工資料與在職情形
| 欄位 | 填寫方式 | 範例 |
|---|---|---|
| 姓名 | 與身分證一致；英文版與護照拼音一致。 | 林佳穎 |
| 出生日期 | 通常以出生日期核對身分即可，不寫完整身分證字號；收件單位明確要求時再加。 | 民國82年4月12日 |
| 部門與職稱 | 依人事系統記載目前的部門與職稱。 | 管理部 行政專員 |
| 到職日 | 寫明到職日期與「迄今在職」。 | 2021年3月1日到職，迄今在職 |
| 僱用型態 | 全職、部分工時、定期契約等；必要時寫每週工時。 | 全職（不定期契約） |
開立資訊
| 欄位 | 填寫方式 | 範例 |
|---|---|---|
| 用途與收件單位 | 寫明員工說明的用途，避免被移作他用。 | 申請房屋貸款用（○○銀行） |
| 證明字號與日期 | 登記簿字號與實際開立日期。 | 人字第1150118號 / 2026年11月4日 |
| 公司資料 | 公司全名、統一編號、地址、負責人。 | 晨光科技股份有限公司 統編12345678 |
| 用印與聯絡人 | 蓋公司大小章，並留下供查證的人資聯絡電話。 | 人力資源部 02-0000-0000 |
在職證明書範例
人資部門為申請房貸的員工開立的範例。員工未要求記載薪資，因此沒有寫入。
| 證明字號 | 人字第1150118號 |
|---|---|
| 員工 | 林佳穎（民國82年4月12日生） |
| 用途 | 申請房屋貸款用 |
| 開立日期 | 2026年11月4日 |
證明內容
| 項目 | 證明內容 | 依據紀錄 | 備註 |
|---|---|---|---|
| 部門與職稱 | 管理部 行政專員 | 人事派令紀錄 | 2024年1月升任 |
| 任職期間 | 2021年3月1日至今 | 勞動契約、勞健保投保紀錄 | 無留職停薪 |
| 僱用型態 | 全職，不定期契約 | 勞動契約 | 每週40小時 |
| 工作地點 | 台北市內湖區 | 勞動契約約定 | 依員工要求記載 |
提示：需要英文在職證明（Certificate of Employment）時，以同一字號與中文版一併登記，方便收件單位來電查證。
免費下載
免費、不需註冊。可用 Excel、Google 試算表、Numbers、Word 與 LibreOffice 開啟。
下載後可在雲端辦公軟體 Nobami 中直接開啟編輯。
人資開立在職證明書的五個步驟
- 受理申請。 確認用途、收件單位、需證明的事項（是否寫薪資）、中英文版本、份數與期限。
- 核對人事資料。 以人事系統、勞動契約與勞健保紀錄核對到職日、部門職稱與契約期間。
- 只寫申請的事項。 依範本填寫用途，不主動寫入完整身分證字號、薪資或考績。
- 用印。 由有權限者蓋公司大小章；電子版則使用經核准的電子簽章。
- 登記並交付。 在登記簿記錄字號、日期、用途與領取人，方便日後查證。
台灣的注意事項：服務證明書與個資
勞動基準法第19條規定，勞動契約終止時，勞工如請求發給服務證明書，雇主或其代理人不得拒絕。這是針對離職時的證明；在職中的在職證明書，法律沒有統一格式或專門規定，實務上公司多依員工申請開立。
在職證明書含有姓名、出生日期、職稱等個人資料。依個人資料保護法，蒐集與利用個資應限於特定目的的必要範圍。能以出生日期核對身分時，不要寫完整身分證字號；直接寄給銀行等第三人前，應先取得員工同意。
部分機關也接受勞保投保資料或扣繳憑單作為輔助證明，可先向收件單位確認。
依據
- 全國法規資料庫：勞動基準法（第19條） (查核日期 2026年11月4日)
- 全國法規資料庫：個人資料保護法 (查核日期 2026年11月4日)
以上為截至2026年11月4日的一般資訊，並非法律意見。具體情形請以公司工作規則及專業人士的說明為準。
開立在職證明書的常見錯誤
- 習慣性寫入完整身分證字號
- 寫入員工沒有要求的薪資或考績
- 沒有蓋公司章，收件單位不受理
- 到職日與勞動契約、勞保投保日不一致
- 用途欄空白，被拿去做其他用途
- 沒有登記開立紀錄，無法回覆查證電話
在職證明書常見問題
在職證明書和服務證明書（離職證明）有什麼不同？
在職證明書證明員工目前在職；服務證明書是勞動契約終止時，勞工請求後雇主應發給的證明（勞基法第19條）。離職後需要證明年資時，應申請服務證明書。
在職證明書一定要寫薪資嗎？
不需要。只有收件單位要求、且員工申請時才寫，也可以另外開立薪資證明。薪資屬於個人資料，應以必要範圍為限。
要蓋什麼章？
一般蓋公司章與負責人章（大小章）。銀行或駐外單位可能來電查證，所以請留下人資聯絡電話。
可以開英文在職證明嗎？
可以。把相同項目翻成英文，姓名與護照拼音一致，日期寫成「November 4, 2026」這樣的格式，避免誤讀。
沒有Word也能用嗎？
可以。.docx檔可以用Google文件或LibreOffice開啟編輯，用印後建議掃描或轉成PDF再交付。