หนังสือรับรองการทำงาน แบบฟอร์ม: วิธีกรอก ตัวอย่าง และขั้นตอน

หนังสือรับรองการทำงานคืออะไร

หนังสือรับรองการทำงาน (บางบริษัทเรียกว่าหนังสือรับรองการเป็นพนักงาน) คือเอกสารที่นายจ้างออกให้เพื่อยืนยันว่าบุคคลหนึ่งเป็นลูกจ้างของบริษัท ณ วันที่ลงนาม โดยทั่วไปจะระบุชื่อ-นามสกุล ตำแหน่ง แผนก วันที่เริ่มงาน ประเภทการจ้าง เวลาทำงาน และระบุเงินเดือนเฉพาะเมื่อพนักงานร้องขอ มีวันที่ออกเอกสาร ลายมือชื่อผู้มีอำนาจ ตราประทับบริษัท และช่องทางติดต่อฝ่ายบุคคลเพื่อตรวจสอบ

หนังสือรับรองระหว่างที่ยังทำงานอยู่ไม่มีแบบฟอร์มบังคับตามกฎหมาย แต่เป็นแนวปฏิบัติทั่วไปของฝ่ายบุคคล ต่างจากหนังสือรับรองที่ลูกจ้างมีสิทธิขอเมื่อสัญญาจ้างสิ้นสุดลง ซึ่งต้องระบุว่าทำงานมานานเท่าไรและทำงานอะไร (ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 585) เรื่องหนังสือรับรองหลังพ้นสภาพพนักงานและหนังสือรับรองเงินเดือนจะมีคู่มือแยกต่างหาก

ต้องใช้หนังสือรับรองการทำงานเมื่อไร

• ยื่นกู้ซื้อบ้าน กู้รถ สินเชื่อส่วนบุคคล หรือสมัครบัตรเครดิต ร่วมกับสลิปเงินเดือนและรายการเดินบัญชี
• เช่าคอนโดหรือบ้าน เมื่อผู้ให้เช่าขอหลักฐานว่ามีงานประจำ
• ยื่นขอวีซ่าท่องเที่ยวหรือวีซ่าธุรกิจ ซึ่งสถานทูตมักขอวันที่เริ่มงานและตำแหน่ง
• สมัครเรียนต่อ ฝึกอบรม หรือยื่นเอกสารราชการที่ต้องแสดงสถานะการทำงาน
• ยื่นเอกสารให้โรงเรียนของบุตรหรือหน่วยงานที่ต้องการยืนยันที่ทำงานของผู้ปกครอง

ช่องต่าง ๆ ในแบบฟอร์มหนังสือรับรองการทำงาน

ไฟล์ Word มีช่องตามลำดับด้านล่าง กรอกเฉพาะข้อมูลที่หน่วยงานปลายทางต้องการจริง ๆ

ข้อมูลพนักงาน

ข้อมูลบริษัทและผู้ลงนาม

ตัวอย่างหนังสือรับรองการทำงานที่กรอกแล้ว

ตัวอย่างหนังสือรับรองที่ออกให้เจ้าหน้าที่การตลาดอาวุโสเพื่อยื่นกู้ซื้อคอนโด ข้อมูลทุกข้อตรวจสอบกับแฟ้มประวัติพนักงานก่อนลงนาม

ข้อมูลที่รับรอง

ไม่ได้ระบุเงินเดือนในหนังสือฉบับนี้ เพราะพนักงานยื่นสลิปเงินเดือนและรายการเดินบัญชีย้อนหลัง 6 เดือนให้ธนาคารเอง หากต้องการรับรองเงินเดือน ให้ใช้หนังสือรับรองเงินเดือนแยกต่างหาก

ขั้นตอนออกหนังสือรับรองการทำงาน 5 ขั้น

1. รับคำขอเป็นลายลักษณ์อักษร ให้พนักงานระบุวัตถุประสงค์ หน่วยงานที่จะยื่น และต้องการให้ระบุเงินเดือนหรือไม่ ผ่านอีเมลหรือระบบ HR เพื่อเก็บหลักฐาน
2. ตรวจข้อมูลจากต้นทาง เช็กวันที่เริ่มงาน ตำแหน่ง และประเภทการจ้างจากสัญญาจ้าง คำสั่งแต่งตั้ง และทะเบียนลูกจ้าง ไม่ใช้ความจำ
3. กรอกแบบฟอร์ม ใช้ชื่อตำแหน่งให้ตรงเอกสาร เขียนว่า "ณ วันที่ออกหนังสือ" และไม่เพิ่มข้อมูลที่ไม่ได้ขอ
4. ให้ผู้มีอำนาจลงนาม กรรมการผู้มีอำนาจหรือผู้จัดการฝ่ายบุคคลที่ได้รับมอบอำนาจลงนาม ประทับตราบริษัทถ้ามี หรือใช้ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์หากปลายทางยอมรับ
5. ส่งมอบและเก็บสำเนา ส่งให้พนักงานเท่านั้น และเก็บสำเนาพร้อมเลขที่และวันที่ไว้ในแฟ้มประวัติพนักงาน

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในหนังสือรับรองการทำงาน

• ระบุเงินเดือนทั้งที่พนักงานไม่ได้ขอ
• ใช้ชื่อตำแหน่งไม่ตรงกับสัญญาจ้างหรือคำสั่งแต่งตั้ง
• ไม่ระบุว่าเป็นสัญญาจ้างมีกำหนดระยะเวลาหรือยังอยู่ระหว่างทดลองงาน ทำให้ปลายทางเข้าใจผิด
• ใส่เลขบัตรประชาชน ข้อมูลสุขภาพ หรือข้อมูลที่ไม่จำเป็น
• ไม่ลงวันที่ ไม่ลงนาม หรือผู้ลงนามไม่มีอำนาจ
• ส่งหนังสือให้ธนาคารหรือผู้ให้เช่าโดยตรงโดยไม่ได้รับความยินยอมจากพนักงาน

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับหนังสือรับรองการทำงาน