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発注書テンプレート無料ダウンロードと書き方・記入例
発注書は、自社が取引先に「この品物を、この数量と単価で、いつまでに、どこへ納品してほしい」と正式に依頼する書類です。電話やチャットだけで注文すると、数量・単価・納期について後から認識がずれがちですが、発注書を残しておけば検収・支払い・請求書の確認を一枚で突き合わせられます。
このページでは、すぐに使える発注書のExcel・Wordテンプレート、項目別の書き方、消費税まで計算した記入例、発注から支払いまでの手順とよくあるミスをまとめました。
発注書とは？
発注書（注文書）は、買い手が売り手に対して注文内容を確定させるために出す書類です。見積書の内容を確認して条件を決めたうえで発注書を送り、取引先が注文請書などで承諾すれば契約が成立したと考えるのが一般的です。そのため品名・型番・数量・単価・金額・納期・納品場所・支払条件を漏れなく書く必要があります。
社内では、発注書は稟議（購買申請）の承認結果でもあります。予算内で承認された金額だけを発注し、納品後は発注書・納品書・請求書の三つを照合してから支払う「三点照合」を徹底すると、二重払いや過大請求を防げます。
発注書はいつ使う？
- 相見積もりを比較し、取引先と価格を決めて正式に注文するとき
- 原材料・部品・消耗品を定期的に購入するとき
- 製造・加工・デザインなどを外部に委託するとき（法律上、書面での明示が必要な場合あり）
- 社内の稟議が承認された後、取引先に注文内容を伝えるとき
- 納期や単価のトラブルに備えて条件を記録に残したいとき
発注書テンプレートの項目と書き方
ダウンロードファイルには以下の項目がそのまま入っています。取引先の担当者が発注書だけを見て出荷できる状態を目指して記入しましょう。
発注の基本情報
| 項目 | 書き方 | 記入例 |
|---|---|---|
| 発注番号 | 社内ルールで重複しない番号を付け、請求書にも記載してもらいます。 | PO-2026-1031-01 |
| 発注日 | 発注書を発行する日付。 | 2026年10月31日 |
| 発注者（自社） | 会社名、担当部署・担当者、連絡先、請求書の送付先。 | 株式会社ミナト企画 総務部 佐藤 健 |
| 発注先（取引先） | 会社名と担当者名。 | 株式会社トーヨー事務機 営業部 鈴木 様 |
| 納期・納品場所 | 到着期限、住所、受取人、受付時間。 | 11月7日午前必着、東京都港区○○1-2-3 5階 総務部 |
| 支払条件 | 締め日と支払日、支払方法。 | 月末締め翌月末払い、銀行振込 |
発注明細
| 項目 | 書き方 | 記入例 |
|---|---|---|
| 品名・規格 | 見積書と同じ品名・型番・サイズで書きます。 | コピー用紙A4 5,000枚入 |
| 数量・単価 | 単位（個・箱・式）を明記し、単価は税抜で。 | 10箱 × 3,800円 |
| 金額・消費税 | 金額＝数量×単価。消費税は標準税率10%（軽減税率8%の品目は区分して記載）。 | 38,000円／3,800円 |
条件と承認
| 項目 | 書き方 | 記入例 |
|---|---|---|
| 特記事項 | 送料負担、梱包、不良品の交換条件など。 | 送料は発注先負担、破損品は無償交換 |
| 検収方法 | 誰がいつ何を確認するか。 | 納品当日に総務部が数量と外観を確認 |
| 承認欄 | 稟議の承認者と発注責任者の押印・署名（電子承認でも可）。 | 担当 佐藤 → 部長 高橋 |
発注書の記入例
中小企業の総務部が事務用品と備品をまとめて発注する例です。単価と金額は税抜、消費税は行ごとに10%で計算しています。
| 発注番号 | PO-2026-1031-01 |
|---|---|
| 発注先 | 株式会社トーヨー事務機 |
| 納期・納品場所 | 2026年11月7日午前、本社5階 総務部 |
| 支払条件 | 月末締め翌月末払い（銀行振込） |
| 発注総額 | 198,000円（税抜180,000円＋消費税18,000円） |
発注明細
| 品名 | 規格 | 数量 | 単価（円） | 金額（税抜） | 消費税 |
|---|---|---|---|---|---|
| コピー用紙 | A4 5,000枚入 | 10 | 3,800 | ￥38,000 | ￥3,800 |
| トナーカートリッジ | 純正 ブラック | 4 | 12,500 | ￥50,000 | ￥5,000 |
| 会議用テーブル | W1800×D900 | 2 | 46,000 | ￥92,000 | ￥9,200 |
| 合計 | ￥180,000 | ￥18,000 |
税抜合計180,000円＋消費税18,000円＝総額198,000円。届いた請求書（適格請求書）の税率ごとの金額と消費税額がこの数字と一致するか確認しましょう。
無料ダウンロード
登録不要・無料。Excel、Googleスプレッドシート、Numbers、Word、LibreOfficeで開けます。
ダウンロードしたファイルはWebオフィスのNobamiでそのまま編集できます。
発注書の作成から支払いまでの手順
- 見積書を取り寄せて比較します。 金額だけでなく納期・送料・支払条件・保証も比べます。重要な購入は2社以上から取りましょう。
- 稟議（購買申請）の承認を得ます。 予算科目と金額を明記し、承認後に発注します。承認前の口頭発注はトラブルの元です。
- 見積書と同じ品名・単位で発注書を作ります。 見積番号も記載し、型番や単位の食い違いを防ぎます。
- 合計と消費税を検算します。 数量×単価＝金額、金額×10%＝消費税になっているか確認します。Excelテンプレートには合計の数式が入っています。
- 発注書を送り、注文請書や承諾の返信をもらいます。 PDFで送付し、取引先からの受注確認と一緒に保管します。
- 納品物を検収し、三点照合してから支払います。 発注書・納品書・請求書の数量と金額が一致した場合のみ支払います。
日本で注意すべき点：取引条件の明示と消費税
製造委託や修理委託などを資本金の小さい事業者に発注する場合、発注内容・代金の額・支払期日などを書面（または電磁的方法）で明示する義務があります。この規制は従来の下請法が改正され、2026年1月から「中小受託取引適正化法（取適法）」として施行されています。対象となるかどうかは資本金や従業員数、取引内容で決まるため、公正取引委員会の案内で確認してください。
個人で働くフリーランスに業務を委託する場合は、フリーランス・事業者間取引適正化等法により、業務内容・報酬額・支払期日などの取引条件を明示する必要があります。
消費税の標準税率は10%、飲食料品などの軽減税率は8%です。仕入税額控除のためには、取引先から適格請求書（インボイス）を受け取り保存する必要があります。発注書の単価が税込か税抜かを明記しておくと、請求書との照合が簡単になります。
出典
- 公正取引委員会：取引適正化（取適法・フリーランス法） (2026年10月31日時点)
- 国税庁：消費税・インボイス制度 (2026年10月31日時点)
本ページは2026年10月31日時点の一般的な情報であり、法律・税務上の助言ではありません。適用の有無は法令の原文と専門家の助言をご確認ください。
発注書でよくあるミス
- 単価が税込か税抜か書かれておらず、請求書の金額とずれる
- 社内の呼び名で品名を書き、取引先が別の型番を出荷する
- 納品場所・受取人・受付時間が抜けていて配送が遅れる
- 稟議の承認前に電話で発注してしまい予算を超える
- 取引先の承諾を確認しないまま納期が確定したと思い込む
- 外注で代金や支払期日を書かずに発注し、法律上の明示義務を満たさない
発注書のよくある質問
発注書と見積書・請求書の違いは？
見積書は売り手が条件を提示する書類、発注書は買い手がその条件で注文を確定する書類、請求書は納品後に売り手が代金を請求する書類です。三つの品名・数量・金額が一致していることが大切です。
発注書と注文書は同じものですか？
一般的には同じ意味で使われます。取引先が承諾の意思を示すために返送する書類は「注文請書」と呼ばれます。
発注書に印紙は必要ですか？
通常の発注書は課税文書に当たらないことが多いですが、内容によっては印紙税の対象になる場合があります。判断に迷う場合は国税庁の案内や税理士に確認してください。
発注後に数量を変更・キャンセルしたいときは？
元の発注番号を記載した変更発注書や取消通知を送り、取引先の確認を得ます。特注品で製作が始まっている場合は費用が発生することがあります。
GoogleスプレッドシートやGoogleドキュメントでも使えますか？
はい。.xlsxはGoogleスプレッドシート、.docxはGoogleドキュメントで開けます。合計欄にはSUM関数が入っています。