Workbamiขายและจัดซื้อ
แบบฟอร์มใบสั่งซื้อ (Purchase Order) ดาวน์โหลดฟรี วิธีกรอก และตัวอย่าง
ใบสั่งซื้อ หรือ PO (Purchase Order) คือเอกสารที่ฝ่ายผู้ซื้อออกให้ผู้ขายเพื่อยืนยันว่าจะซื้อสินค้าอะไร จำนวนเท่าไร ราคาต่อหน่วยเท่าไร ต้องการให้ส่งที่ไหน เมื่อไร และจะชำระเงินอย่างไร ใบสั่งซื้อที่เขียนชัดเจนช่วยลดปัญหาส่งของผิดจำนวน ราคาไม่ตรงกับที่ตกลง และใช้เป็นหลักฐานตรวจสอบใบแจ้งหนี้และใบกำกับภาษีก่อนจ่ายเงิน
หน้านี้มีแบบฟอร์มใบสั่งซื้อให้ดาวน์โหลดฟรีทั้งไฟล์ Excel ที่คำนวณยอดเงิน ภาษีมูลค่าเพิ่ม และยอดรวมให้อัตโนมัติ และไฟล์ Word พร้อมคำอธิบายแต่ละช่อง ตัวอย่างใบสั่งซื้อของบริษัทในกรุงเทพฯ ที่กรอกครบ ขั้นตอนการออก PO 6 ขั้น และข้อผิดพลาดที่ฝ่ายจัดซื้อพบบ่อย
ใบสั่งซื้อ (PO) คืออะไร
ใบสั่งซื้อจัดทำโดยผู้ซื้อแล้วส่งให้ผู้ขาย โดยทั่วไปประกอบด้วยเลขที่ใบสั่งซื้อ วันที่ ข้อมูลผู้ซื้อและผู้ขาย เช่น ชื่อบริษัท ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี ผู้ติดต่อ รายการสินค้าพร้อมรหัสหรือรายละเอียด จำนวน ราคาต่อหน่วย ภาษีมูลค่าเพิ่ม สถานที่และกำหนดส่งของ เงื่อนไขการชำระเงิน และอ้างอิงใบเสนอราคาที่อนุมัติแล้ว
ใบสั่งซื้อต่างจากใบเสนอราคาและใบกำกับภาษี ใบเสนอราคาเป็นข้อเสนอของผู้ขาย ใบสั่งซื้อเป็นการยืนยันของผู้ซื้อว่าตกลงซื้อตามเงื่อนไขนั้น ส่วนใบกำกับภาษีเป็นเอกสารที่ผู้ขายซึ่งจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มออกเมื่อขายสินค้า เมื่อผู้ขายตอบรับใบสั่งซื้อแล้ว เอกสารนี้จึงใช้เป็นหลักฐานเงื่อนไขการซื้อขายที่ตกลงกันได้หากเกิดข้อพิพาท
ภายในบริษัท ใบสั่งซื้อยังเป็นเครื่องมือควบคุมงบประมาณ เพราะต้องผ่านการอนุมัติจากผู้มีอำนาจก่อนส่งให้ผู้ขาย ช่วยป้องกันการซื้อโดยไม่ได้รับอนุญาต และทำให้ฝ่ายบัญชีเห็นยอดเงินที่ผูกพันไว้แล้วตั้งแต่ก่อนใบแจ้งหนี้จะมาถึง
ควรใช้ใบสั่งซื้อเมื่อไร
- เมื่อสั่งซื้ออุปกรณ์สำนักงาน วัตถุดิบ เครื่องมือ หรือสินค้าเพื่อขายต่อจากผู้ขาย
- เมื่อต้องการยืนยันเป็นลายลักษณ์อักษรว่ายอมรับใบเสนอราคาเลขที่ใด
- เมื่อระเบียบภายในกำหนดให้การซื้อที่เกินวงเงินหนึ่งต้องได้รับอนุมัติก่อน
- เมื่อมีการส่งของหลายงวด โดยแต่ละรายการมีจำนวนและวันส่งต่างกัน
- เมื่อต้องเทียบใบสั่งซื้อ ใบส่งของ และใบกำกับภาษีก่อนอนุมัติจ่ายเงิน
ช่องต่างๆ ในแบบฟอร์มใบสั่งซื้อและวิธีกรอก
ไฟล์ที่ดาวน์โหลดมีทุกช่องตามตารางด้านล่าง ควรกรอกให้ครบ เพราะช่องที่เว้นว่างเรื่องการส่งของและการชำระเงินมักกลายเป็นต้นเหตุของปัญหา
ข้อมูลหัวใบสั่งซื้อ
| ช่อง | วิธีกรอก | ตัวอย่าง |
|---|---|---|
| เลขที่ใบสั่งซื้อ | เลขที่ไม่ซ้ำและเรียงต่อเนื่อง ให้ผู้ขายระบุบนใบส่งของและใบกำกับภาษี | PO-2026-0389 |
| วันที่ | วันที่ออกใบสั่งซื้อ | 31/10/2026 |
| ผู้ซื้อ | ชื่อบริษัท ที่อยู่สำหรับออกใบกำกับภาษี เลขประจำตัวผู้เสียภาษี 13 หลัก สาขา และผู้ติดต่อ | บริษัท สยามดีไซน์ สตูดิโอ จำกัด (สำนักงานใหญ่) |
| ผู้ขาย | ชื่อบริษัทผู้ขาย ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี และพนักงานขาย | บริษัท ออฟฟิศพลัส ซัพพลาย จำกัด |
| สถานที่และกำหนดส่งของ | ที่อยู่ส่งของ วันที่ต้องการ ช่วงเวลา และชื่อผู้รับของ | อาคารสาทรทาวเวอร์ ชั้น 12 ภายในวันที่ 7/11/2026 |
| เงื่อนไขการชำระเงิน | เครดิตกี่วัน วิธีชำระ เช่น โอนเงิน หรือเช็ค | เครดิต 30 วันนับจากวันที่ได้รับใบกำกับภาษี |
รายการสินค้าที่สั่งซื้อ
| ช่อง | วิธีกรอก | ตัวอย่าง |
|---|---|---|
| รายการ | ชื่อสินค้าที่ชัดเจน ให้ผู้รับของตรวจนับได้ | เก้าอี้สำนักงานพนักพิงตาข่าย |
| รหัส / รายละเอียด | รหัสสินค้าของผู้ขาย ยี่ห้อ รุ่น หรือขนาด | CH-210 สีดำ |
| จำนวน | จำนวนและหน่วยนับ เช่น ตัว กล่อง รีม | 3 ตัว |
| ราคาต่อหน่วย | ราคาก่อนภาษีมูลค่าเพิ่มตามใบเสนอราคา | 3,290 บาท |
| จำนวนเงิน | จำนวน × ราคาต่อหน่วย | 9,870 บาท |
| ภาษีมูลค่าเพิ่ม | อัตราภาษีและจำนวนภาษีของแต่ละรายการ | 7% = 690.90 บาท |
เงื่อนไขและการอนุมัติ
| ช่อง | วิธีกรอก | ตัวอย่าง |
|---|---|---|
| อ้างอิง | เลขที่และวันที่ของใบเสนอราคาหรือสัญญาซื้อขาย | ใบเสนอราคา QT-6612 ลงวันที่ 27/10/2026 |
| เงื่อนไขอื่น | ค่าขนส่ง การรับประกัน ค่าปรับส่งล่าช้า ข้อกำหนดในการออกใบกำกับภาษี | ส่งฟรีในกรุงเทพฯ รับประกัน 1 ปี |
| ผู้อนุมัติ | ชื่อ ตำแหน่ง และลายมือชื่อของผู้มีอำนาจอนุมัติ | คุณศิริพร วงศ์ใหญ่ ผู้จัดการฝ่ายบริหาร |
| การตอบรับของผู้ขาย | ลายมือชื่อหรืออีเมลยืนยันจากผู้ขายพร้อมวันส่งที่ยืนยัน | ยืนยันทางอีเมลวันที่ 31/10/2026 |
ตัวอย่างใบสั่งซื้อที่กรอกแล้ว
ตัวอย่างบริษัทออกแบบในกรุงเทพฯ สั่งซื้อกระดาษ หมึกพิมพ์ และเก้าอี้สำหรับพนักงานใหม่ตามใบเสนอราคาที่อนุมัติแล้ว คำนวณภาษีมูลค่าเพิ่มอัตรา 7%
| เลขที่ใบสั่งซื้อ | PO-2026-0389 ลงวันที่ 31/10/2026 |
|---|---|
| ผู้ซื้อ | บริษัท สยามดีไซน์ สตูดิโอ จำกัด (คุณศิริพร วงศ์ใหญ่) |
| ผู้ขาย | บริษัท ออฟฟิศพลัส ซัพพลาย จำกัด |
| ส่งของ | ภายในวันที่ 7 พฤศจิกายน 2026 ที่อาคารสาทรทาวเวอร์ ชั้น 12 |
| การชำระเงิน | เครดิต 30 วันนับจากวันที่ได้รับใบกำกับภาษี โอนเข้าบัญชีบริษัท |
| ยอดรวมทั้งสิ้น | 26,022.40 บาท (มูลค่าสินค้า 24,320 บาท + ภาษีมูลค่าเพิ่ม 1,702.40 บาท) |
รายการสินค้าที่สั่งซื้อ
| รายการ | รหัสสินค้า | จำนวน | ราคาต่อหน่วย (บาท) | จำนวนเงิน | ภาษีมูลค่าเพิ่ม 7% |
|---|---|---|---|---|---|
| กระดาษ A4 80 แกรม (รีม 500 แผ่น) | PA-A4-80 | 40 | 125 | ฿5,000.00 | ฿350.00 |
| หมึกพิมพ์เลเซอร์สีดำ | TN-79A | 5 | 1,890 | ฿9,450.00 | ฿661.50 |
| เก้าอี้สำนักงานพนักพิงตาข่าย | CH-210 | 3 | 3,290 | ฿9,870.00 | ฿690.90 |
| รวม | ฿24,320.00 | ฿1,702.40 |
ตรวจสอบยอด: 24,320 + 1,702.40 = 26,022.40 บาท ให้ผู้ขายระบุเลขที่ PO-2026-0389 บนใบส่งของและใบกำกับภาษีเพื่อให้ฝ่ายบัญชีจับคู่เอกสารได้ทันที
ดาวน์โหลดฟรี
ฟรี ไม่ต้องสมัคร เปิดได้ใน Excel, Google ชีต, Numbers, Word และ LibreOffice
เปิดไฟล์ที่ดาวน์โหลดใน Nobami ออฟฟิศบนเว็บ แล้วแก้ไขได้ทันที
วิธีออกใบสั่งซื้อ 6 ขั้นตอน
- เริ่มจากใบเสนอราคาที่อนุมัติแล้ว คัดลอกรหัสสินค้า จำนวน และราคาให้ตรงกับใบเสนอราคา แล้วระบุเลขที่ใบเสนอราคาในช่องอ้างอิง
- กำหนดเลขที่ใบสั่งซื้อ ใช้รูปแบบเลขที่ที่ต่อเนื่อง เช่น PO-ปี-ลำดับ เพื่อค้นหาง่ายและป้องกันการสั่งซ้ำ
- กรอกสินค้ารายการละหนึ่งบรรทัด ระบุชื่อ รหัส จำนวน ราคาต่อหน่วย และอัตราภาษี ไฟล์ Excel จะคำนวณจำนวนเงิน ภาษี และยอดรวมให้
- ระบุการส่งของและการชำระเงินให้ชัด ที่อยู่ วันส่ง ผู้รับของ ค่าขนส่ง ระยะเครดิต และวิธีชำระเงิน เป็นจุดที่เกิดข้อโต้แย้งบ่อยที่สุด
- ขออนุมัติภายใน ให้ผู้มีอำนาจตามวงเงินลงนามหรืออนุมัติในระบบก่อนส่งใบสั่งซื้อให้ผู้ขาย
- ส่งให้ผู้ขายและขอการตอบรับ ขอให้ผู้ขายยืนยันเป็นลายลักษณ์อักษร เมื่อรับของให้ตรวจนับและเทียบใบกำกับภาษีกับใบสั่งซื้อก่อนจ่ายเงิน
ข้อควรรู้ในประเทศไทย: ภาษีมูลค่าเพิ่มและใบกำกับภาษี
ใบสั่งซื้อไม่ใช่เอกสารทางภาษี ผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มต้องออกใบกำกับภาษีให้ผู้ซื้อเมื่อขายสินค้าหรือให้บริการ ตามประมวลรัษฎากร มาตรา 86 และรายการที่ต้องมีในใบกำกับภาษีเต็มรูปกำหนดไว้ในมาตรา 86/4 ผู้ซื้อที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มควรตรวจว่าชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี และสาขาบนใบกำกับภาษีถูกต้องตรงกับใบสั่งซื้อ เพื่อใช้ขอเครดิตภาษีซื้อได้
อัตราภาษีมูลค่าเพิ่มที่ใช้อยู่ในทางปฏิบัติคือร้อยละ 7 ซึ่งเป็นอัตราที่ลดลงจากอัตราตามกฎหมายโดยพระราชกฤษฎีกาที่มีการต่ออายุเป็นระยะ ควรตรวจสอบอัตราปัจจุบันกับกรมสรรพากรก่อนออกเอกสาร หากเป็นการจ้างทำของหรือจ้างบริการ ผู้จ่ายเงินที่เป็นนิติบุคคลอาจต้องหักภาษี ณ ที่จ่าย ควรระบุเงื่อนไขนี้ในใบสั่งจ้างให้ชัด
ในทางกฎหมายแพ่ง สัญญาซื้อขายเกิดขึ้นเมื่อคำเสนอและคำสนองตรงกัน ใบสั่งซื้อที่ผู้ขายตอบรับแล้วจึงเป็นหลักฐานเงื่อนไขที่ตกลงกัน ควรเก็บไว้พร้อมใบเสนอราคา ใบส่งของ และใบกำกับภาษีตามระยะเวลาเก็บเอกสารทางบัญชีที่กฎหมายกำหนด
แหล่งอ้างอิง
- กรมสรรพากร: ภาษีมูลค่าเพิ่มและใบกำกับภาษี (ตรวจสอบเมื่อ 31 ตุลาคม 2569)
ข้อมูลทั่วไปเท่านั้น ไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมายหรือภาษี โปรดตรวจสอบกฎหมายที่ใช้บังคับปัจจุบันและปรึกษาผู้สอบบัญชีหรือที่ปรึกษาภาษีของบริษัท
ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในใบสั่งซื้อ
- เขียนรายการกว้างๆ เช่น "อุปกรณ์สำนักงาน" โดยไม่มีรหัส รุ่น หรือจำนวนที่ชัดเจน
- ราคาไม่ตรงกับใบเสนอราคา หรือไม่ระบุว่ารวมหรือไม่รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม
- ไม่ระบุที่อยู่ส่งของ วันส่ง หรือชื่อผู้รับของ
- ส่งใบสั่งซื้อก่อนได้รับอนุมัติจากผู้มีอำนาจ
- ข้อมูลผู้ซื้อในใบสั่งซื้อไม่ตรงกับที่ต้องการให้ออกใบกำกับภาษี ทำให้ต้องขอแก้ไขภายหลัง
- จ่ายเงินโดยไม่เทียบจำนวนและราคาในใบกำกับภาษีกับใบสั่งซื้อ
คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับใบสั่งซื้อ
ใบเสนอราคา ใบสั่งซื้อ และใบกำกับภาษีต่างกันอย่างไร
ใบเสนอราคาเป็นข้อเสนอของผู้ขาย ใบสั่งซื้อเป็นการยืนยันของผู้ซื้อว่าตกลงซื้อตามข้อเสนอนั้น ส่วนใบกำกับภาษีเป็นเอกสารที่ผู้ขายซึ่งจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มออกเมื่อขายสินค้าหรือบริการ
ใบสั่งซื้อมีผลผูกพันทางกฎหมายหรือไม่
เมื่อผู้ขายตอบรับใบสั่งซื้อ ถือเป็นหลักฐานว่าทั้งสองฝ่ายตกลงซื้อขายตามเงื่อนไขนั้น จึงควรตรวจจำนวนและราคาให้ถูกต้องก่อนส่ง
ราคาในใบสั่งซื้อควรเป็นราคาก่อนหรือหลัง VAT
นิยมระบุราคาต่อหน่วยก่อนภาษีมูลค่าเพิ่ม แสดงภาษีแยก แล้วรวมเป็นยอดทั้งสิ้นตามแบบฟอร์มนี้ เพื่อให้ตรวจกับใบกำกับภาษีได้ง่าย
ใบสั่งซื้อต้องประทับตราบริษัทหรือไม่
กฎหมายไม่ได้บังคับ บริษัทกำหนดเองได้ว่าจะใช้ลายมือชื่อ ตราประทับ หรือการอนุมัติในระบบตามระเบียบภายใน
เปิดแบบฟอร์มด้วย Google Sheets ได้ไหม
ได้ ไฟล์ Excel (.xlsx) เปิดด้วย Google Sheets และ LibreOffice ได้ ส่วนไฟล์ Word (.docx) เปิดด้วย Google Docs ได้