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采购订单模板免费下载与填写方法、范例
采购订单（PO）是买方向供应商正式下单的书面文件，写明要买什么、买多少、什么价格、何时送到哪里、怎么付款。只靠电话或微信下单，事后很容易在数量、单价和交期上说法不一；有了采购订单，验收、付款和核对发票都有据可查。
本页提供可直接使用的采购订单Excel、Word模板，逐项填写说明，含增值税计算的完整范例，以及从询价到付款的步骤和常见错误。
什么是采购订单？
采购订单是买方在确认报价后发给供应商的订货文件。供应商签字确认或按订单发货后，订单通常就构成双方的买卖合同，因此品名、规格型号、数量、单价、金额、交货日期和地点、付款方式、验收标准都要写清楚。
在公司内部，采购订单也是审批流程的结果：先提交采购申请，经批准后再下单；到货后把采购订单、送货单（入库单）和发票三者核对一致，再安排付款。这种“三单匹配”能有效防止重复付款和多开票。
什么时候需要采购订单？
- 比价后确定供应商，正式下单时
- 定期采购原材料、零部件或办公用品时
- 委托外部加工、定制生产或印刷时
- 采购申请审批通过后，需要通知供应商时
- 需要把价格、交期等条件留下书面记录以防纠纷时
采购订单模板各栏位填写方法
下载文件中包含以下全部栏位。填写目标是：供应商仓库只看这一张订单就能正确发货，不需要再打电话确认。
订单基本信息
| 栏位 | 填写方法 | 填写示例 |
|---|---|---|
| 订单编号 | 按公司规则编号，不可重复，并请供应商在发票和送货单上注明。 | PO-20261031-01 |
| 下单日期 | 发出订单的日期。 | 2026年10月31日 |
| 采购方 | 公司名称、联系人、电话、开票信息（名称、纳税人识别号）。 | 上海明远科技有限公司 行政部 王磊 |
| 供应商 | 公司名称和对接人。 | 苏州恒达办公设备有限公司 销售部 陈经理 |
| 交货日期与地点 | 最晚到货日期、详细地址、收货人和收货时间。 | 11月7日前送达，上海市浦东新区××路88号3楼 行政部 |
| 付款方式 | 付款时间、方式及开票要求。 | 验收合格后30天内银行转账，开具增值税专用发票 |
订货明细
| 栏位 | 填写方法 | 填写示例 |
|---|---|---|
| 品名与规格 | 与报价单保持一致的名称、型号、规格、颜色。 | 人体工学办公椅，网背，黑色 |
| 数量与单价 | 写明单位（件、箱、台），单价注明是否含税。本模板单价为不含税价。 | 10把 × 680元 |
| 金额与税额 | 金额＝数量×单价；销售货物一般适用13%增值税。 | 6,800元 / 884元 |
条款与审批
| 栏位 | 填写方法 | 填写示例 |
|---|---|---|
| 其他约定 | 运费承担、包装、质保、退换货条件。 | 运费由供应商承担，质保1年 |
| 验收标准 | 谁在何时检查数量、外观和功能。 | 到货当日由行政部清点数量并检查外观 |
| 审批签字 | 采购申请审批人和订单负责人签字或盖章（电子审批亦可）。 | 经办 王磊 → 部门经理 刘洋 |
采购订单填写范例
一家中小企业行政部为新办公室采购办公家具和设备。单价和金额均为不含税价，增值税按13%逐行计算。
| 订单编号 | PO-20261031-01 |
|---|---|
| 供应商 | 苏州恒达办公设备有限公司 |
| 交货 | 2026年11月7日前，上海浦东总部3楼 |
| 付款方式 | 验收合格后30天内转账，开具增值税专用发票 |
| 订单总额 | 17,741元（不含税15,700元＋增值税2,041元） |
订货明细
| 品名 | 规格 | 数量 | 单价（元，不含税） | 金额 | 税额 |
|---|---|---|---|---|---|
| 办公椅 | 人体工学网背，黑色 | 10 | 680 | ¥6,800.00 | ¥884.00 |
| A4复印纸 | 70g，5包/箱 | 30 | 140 | ¥4,200.00 | ¥546.00 |
| 激光打印机 | 黑白双面，A4 | 2 | 2,350 | ¥4,700.00 | ¥611.00 |
| 合计 | ¥15,700.00 | ¥2,041.00 |
不含税合计15,700元＋增值税2,041元＝价税合计17,741元。收到发票后请核对金额、税额是否与订单一致。
免费下载
免费，无需注册。可用 Excel、WPS、Word、Google 表格和 LibreOffice 打开。
下载后可在网页版办公软件 Nobami 中直接打开编辑。
采购订单的填写与下单流程
- 询价比价。 重要采购至少向两三家供应商询价，同时比较交期、运费、质保和付款条件。
- 提交采购申请并获批。 写明预算科目和金额，审批通过后再下单，避免先口头订货后补手续。
- 按报价单的名称和单位填写订单。 注明报价单编号，品名、型号、单位与报价一致，减少发错货。
- 核对金额与税额。 逐行检查数量×单价＝金额，再核对税额和合计。Excel模板已内置求和公式。
- 发送订单并取得供应商确认。 以PDF发送，请供应商签字回传或书面确认交期，与订单一起存档。
- 到货验收，三单匹配后付款。 采购订单、送货单和发票的数量、金额一致时再付款。
中国大陆注意事项：合同形式与增值税
根据《民法典》第四百六十九条，当事人订立合同可以采用书面形式、口头形式或者其他形式。口头订货虽然也可能成立合同，但发生争议时难以举证，因此企业间采购最好以经双方确认的采购订单或合同为准，并保存往来邮件和签收记录。
一般纳税人销售货物通常适用13%的增值税税率，部分货物和服务适用较低税率。采购订单上应写明单价是否含税，以及需要开具增值税专用发票还是普通发票，便于后续进项税额抵扣。具体税率以税务机关公布为准。
采购订单、验收单和发票属于会计凭证的附件，应按公司会计档案管理规定妥善保存。
依据
- 国家法律法规数据库：《中华人民共和国民法典》合同编 (核对日期 2026年10月31日)
- 国家税务总局：增值税政策 (核对日期 2026年10月31日)
以上内容为截至2026年10月31日的一般性信息，不构成法律或税务建议。请以法规原文、税务机关公告及专业人士意见为准。
填写采购订单的常见错误
- 没有写明单价是否含税，导致与发票金额对不上
- 用公司内部叫法写品名，供应商发错型号
- 漏写收货地址、收货人或收货时间，造成配送延误
- 审批前先打电话订货，结果超出预算
- 没有拿到供应商确认就以为交期已经敲定
- 到货后不做三单核对就直接付款
采购订单常见问题
采购订单、报价单和发票有什么区别？
报价单是供应商给出的价格和条件；采购订单是买方按这些条件确认下单；发票是供应商交货后开具的收款和税务凭证。三者的品名、数量和金额应当一致。
采购订单有法律效力吗？
供应商签字确认或按订单实际发货后，订单一般被视为双方的合同，对双方都有约束力。重大采购建议另签正式合同。
采购订单需要盖章吗？
法律没有统一格式要求，但加盖公司公章或合同专用章、或保留电子审批记录，可以证明订单经过授权，减少争议。
下单后想改数量或取消怎么办？
发送注明原订单编号的变更单或取消通知，并取得供应商书面确认。定制产品已开始生产的，可能需要承担相应费用。
可以在WPS或腾讯文档中使用吗？
可以。.xlsx文件可用WPS表格或在线表格打开，.docx可用WPS文字打开，合计栏为标准求和公式。