Workbami業務與採購
採購單範本免費下載與填寫方式、範例
採購單（訂購單、PO）是買方正式向廠商下單的書面文件，寫明要買什麼、數量多少、單價多少、何時送到哪裡以及如何付款。只用電話或LINE訂貨，事後很容易在數量、價格、交期上各說各話；有了採購單，驗收、付款和核對發票都有依據。
本頁提供可直接使用的採購單Excel、Word範本、逐欄填寫說明、含5%營業稅的完整範例，以及從詢價到付款的步驟和常見錯誤。
什麼是採購單？
採購單是買方在確認報價後發給廠商的訂貨文件。廠商回簽或依單出貨後，通常就構成雙方的買賣契約，因此品名、規格型號、數量、單價、金額、交貨日期與地點、付款條件、驗收方式都必須寫清楚。
在公司內部，採購單也是請購流程的結果：先填請購單並經主管核准，再發出採購單；到貨後把採購單、送貨單（驗收單）與發票三者核對一致後才付款。這種「三單比對」可以避免重複付款或廠商多開金額。
什麼時候需要採購單？
- 比價後決定廠商、正式下單時
- 定期採購原物料、零件或辦公用品時
- 委託外部加工、客製生產或印刷時
- 請購單核准後，需要通知廠商訂貨內容時
- 想把價格與交期留下書面紀錄、避免糾紛時
採購單範本各欄位填寫方式
下載檔案中已包含下列所有欄位。填寫目標是讓廠商倉庫只看這張採購單就能正確出貨，不必再打電話確認。
採購基本資料
| 欄位 | 填寫方式 | 填寫範例 |
|---|---|---|
| 採購單號 | 依公司規則編號、不可重複，並請廠商在發票上註明。 | PO-20261031-01 |
| 採購日期 | 發出採購單的日期。 | 2026年10月31日 |
| 採購方 | 公司名稱、統一編號、聯絡人與電話。 | 晨光設計股份有限公司 管理部 林志明 |
| 供應廠商 | 公司名稱、統一編號與業務窗口。 | 宏益資訊有限公司 業務部 張經理 |
| 交貨日期與地點 | 最晚到貨日、詳細地址、收貨人與收貨時段。 | 11月7日前送達，台北市大安區○○路100號5樓 管理部 |
| 付款條件 | 付款時間與方式、發票開立方式。 | 驗收後月結30天匯款，開立三聯式發票 |
採購明細
| 欄位 | 填寫方式 | 填寫範例 |
|---|---|---|
| 品名與規格 | 與報價單一致的品名、型號、規格。 | 14吋筆記型電腦 i5／16GB／512GB |
| 數量與單價 | 寫明單位（台、箱、組），單價註明未稅。 | 5台 × 32,000元 |
| 金額與營業稅 | 金額＝數量×單價；營業稅一般為5%。 | 160,000元／8,000元 |
條件與核准
| 欄位 | 填寫方式 | 填寫範例 |
|---|---|---|
| 其他約定 | 運費負擔、保固、退換貨條件。 | 運費由廠商負擔，保固3年到府收送 |
| 驗收方式 | 由誰、何時檢查數量、外觀與功能。 | 到貨當日由資訊人員開機測試 |
| 核准簽章 | 請購核准人與採購負責人簽名或用印（電子簽核亦可）。 | 經辦 林志明 → 經理 黃雅婷 |
採購單填寫範例
一家設計公司為新進同仁採購電腦設備的例子。單價與金額均為未稅，營業稅以5%逐列計算。
| 採購單號 | PO-20261031-01 |
|---|---|
| 供應廠商 | 宏益資訊有限公司 |
| 交貨 | 2026年11月7日前，台北辦公室5樓 |
| 付款條件 | 驗收後月結30天匯款，三聯式發票 |
| 採購總額 | 197,925元（未稅188,500元＋營業稅9,425元） |
採購明細
| 品名 | 規格 | 數量 | 單價（元，未稅） | 金額 | 營業稅 |
|---|---|---|---|---|---|
| 筆記型電腦 | 14吋 i5／16GB／512GB | 5 | 32,000 | $160,000.00 | $8,000.00 |
| 24吋螢幕 | IPS，Type-C供電 | 5 | 4,500 | $22,500.00 | $1,125.00 |
| 無線鍵盤滑鼠組 | 中文注音鍵盤 | 5 | 1,200 | $6,000.00 | $300.00 |
| 合計 | $188,500.00 | $9,425.00 |
未稅合計188,500元＋營業稅9,425元＝含稅總額197,925元。收到發票後請核對銷售額與稅額是否與採購單一致。
免費下載
免費、不需註冊。可用 Excel、Google 試算表、Numbers、Word 與 LibreOffice 開啟。
下載後可在雲端辦公軟體 Nobami 中直接開啟編輯。
採購單填寫與下單流程
- 詢價、比價。 重要採購至少向兩三家廠商詢價，並比較交期、運費、保固與付款條件。
- 請購並取得核准。 填寫請購單、註明預算科目與金額，核准後再下單。
- 依報價單的品名與單位填寫採購單。 註明報價單號，型號與單位保持一致，避免出錯貨。
- 核對金額與稅額。 逐列確認數量×單價＝金額，再核對5%營業稅與合計。Excel範本已內建加總公式。
- 寄出採購單並請廠商回簽。 以PDF寄送，請廠商回簽或書面確認交期，與採購單一併存檔。
- 到貨驗收、三單比對後付款。 採購單、送貨單與發票的數量與金額一致才付款。
台灣注意事項：營業稅與契約紀錄
依《加值型及非加值型營業稅法》，加值型營業人的營業稅稅率依法定範圍由主管機關訂定，現行一般為5%。採購單上應註明單價是否含稅，並約定開立三聯式（載明買方統一編號）或電子發票，以便申報進項稅額扣抵。
依《民法》，契約只要當事人意思表示一致即可成立，不一定需要書面。但口頭訂貨在發生爭議時難以舉證，企業間採購最好以經雙方確認的採購單或契約為準，並保留往來郵件與簽收紀錄。
採購單、驗收單與發票屬於會計憑證的附件，應依商業會計法與公司內部規定妥善保存。
依據
- 全國法規資料庫：加值型及非加值型營業稅法 (查核日期 2026年10月31日)
- 全國法規資料庫：民法 (查核日期 2026年10月31日)
以上為截至2026年10月31日的一般性資訊，並非法律或稅務建議。實際適用請以法規原文及會計師、律師意見為準。
填寫採購單的常見錯誤
- 沒寫清楚單價是否含稅，導致與發票金額不符
- 使用公司內部俗稱寫品名，廠商出錯型號
- 漏寫收貨地址、收貨人或時段，造成配送延誤
- 請購未核准就先打電話訂貨，結果超出預算
- 沒有廠商回簽就以為交期已確定
- 到貨後未做三單比對就直接付款
採購單常見問題
採購單、報價單和發票有什麼不同？
報價單是廠商提出的價格與條件；採購單是買方依該條件確認下單；發票是廠商交貨後開立的收款與稅務憑證。三者的品名、數量與金額應一致。
請購單和採購單有什麼不同？
請購單是公司內部由需求單位提出、經主管核准的申請；採購單則是採購人員依核准內容對外發給廠商的訂貨文件。
採購單需要用印嗎？
法律沒有統一格式規定，但有負責人簽名、公司大小章或電子簽核紀錄，較能證明經過授權，減少爭議。
下單後想改數量或取消怎麼辦？
寄出註明原採購單號的變更單或取消通知，並取得廠商書面確認。客製品若已開始生產，可能須負擔費用。
可以用Google試算表或Google文件開啟嗎？
可以。.xlsx可上傳至Google試算表，.docx可用Google文件開啟，合計欄使用標準SUM公式。