Mẫu đơn đặt hàng: tải miễn phí, cách lập và ví dụ điền sẵn

Đơn đặt hàng là gì?

Đơn đặt hàng do bên mua lập và gửi cho bên bán. Nội dung thường gồm số đơn hàng, ngày lập, thông tin hai bên (tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, người liên hệ), danh sách hàng hóa với quy cách, số lượng, đơn giá, thuế suất GTGT, địa điểm và thời hạn giao hàng, điều kiện thanh toán, kèm tham chiếu đến bảng báo giá đã được duyệt.

Đơn đặt hàng khác với báo giá và hóa đơn. Báo giá là đề nghị của nhà cung cấp; đơn đặt hàng là xác nhận của bên mua đồng ý mua theo điều kiện đó; hóa đơn GTGT là chứng từ do bên bán lập khi bán hàng. Khi nhà cung cấp xác nhận đơn, hai bên đã thống nhất các điều kiện mua bán, vì vậy đơn đặt hàng có giá trị làm bằng chứng nếu phát sinh tranh chấp.

Trong nội bộ, đơn đặt hàng còn là công cụ kiểm soát chi phí: đơn chỉ được gửi đi sau khi người có thẩm quyền phê duyệt ngân sách ký duyệt. Nhờ đó doanh nghiệp tránh được các khoản mua sắm tự phát và biết trước số tiền đã cam kết chi trước khi hóa đơn về.

Khi nào cần lập đơn đặt hàng?

• Khi mua văn phòng phẩm, thiết bị, nguyên vật liệu hoặc hàng hóa để bán lại
• Khi cần xác nhận bằng văn bản một bảng báo giá đã được duyệt
• Khi quy chế nội bộ yêu cầu phê duyệt các khoản mua trên một mức tiền nhất định
• Khi giao hàng nhiều đợt với số lượng và thời gian khác nhau cho từng mặt hàng
• Khi cần đối chiếu đơn hàng, phiếu giao hàng và hóa đơn trước khi thanh toán

Các mục trong mẫu đơn đặt hàng và cách điền

File tải về có đầy đủ các mục dưới đây. Hãy điền hết, vì những mục bỏ trống về giao hàng và thanh toán thường là nguyên nhân gây tranh chấp.

Thông tin chung của đơn hàng

Chi tiết hàng đặt mua

Điều khoản và phê duyệt

Ví dụ đơn đặt hàng đã điền

Một công ty truyền thông tại TP. Hồ Chí Minh đặt mua văn phòng phẩm và ghế cho nhân viên mới theo báo giá đã duyệt. Thuế GTGT trong ví dụ tính theo thuế suất 10%.

Chi tiết hàng đặt mua

Kiểm tra: 19.500.000 + 1.950.000 = 21.450.000 đồng. Nếu hàng hóa thuộc diện được giảm thuế GTGT trong kỳ, hãy điều chỉnh thuế suất theo quy định hiện hành.

Cách lập đơn đặt hàng trong 6 bước

1. Dựa trên báo giá đã duyệt. Chép đúng mã hàng, số lượng và đơn giá từ báo giá, ghi số báo giá vào mục căn cứ.
2. Cấp số đơn hàng. Đánh số theo quy tắc cố định như ĐH-năm-số thứ tự để dễ tra cứu và tránh đặt trùng.
3. Ghi từng mặt hàng trên một dòng. Tên hàng, quy cách, số lượng, đơn giá, thuế suất; file Excel sẽ tự tính thành tiền và tổng cộng.
4. Ghi rõ giao hàng và thanh toán. Địa chỉ, ngày giao, người nhận, chi phí vận chuyển, thời hạn và hình thức thanh toán.
5. Trình phê duyệt nội bộ. Người có thẩm quyền về ngân sách ký duyệt theo hạn mức của công ty trước khi gửi.
6. Gửi và yêu cầu xác nhận. Yêu cầu nhà cung cấp xác nhận bằng văn bản; khi nhận hàng, đối chiếu hàng thực nhận và hóa đơn với đơn đặt hàng trước khi thanh toán.

Những lỗi thường gặp khi lập đơn đặt hàng

• Ghi tên hàng chung chung như "vật tư văn phòng" mà không có mã, quy cách, số lượng
• Đơn giá khác báo giá hoặc không ghi rõ đã gồm hay chưa gồm thuế GTGT
• Thiếu địa chỉ, thời hạn giao hàng hoặc tên người nhận
• Gửi đơn khi chưa có phê duyệt của người phụ trách ngân sách
• Không yêu cầu nhà cung cấp xác nhận đơn bằng văn bản
• Thanh toán hóa đơn mà không đối chiếu số lượng, đơn giá với đơn đặt hàng

Câu hỏi thường gặp về đơn đặt hàng