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발주서 양식 무료 다운로드와 작성법·예시
발주서는 우리 회사가 거래처에 "이 물건을, 이 수량과 가격으로, 언제까지, 어디로 납품해 달라"고 공식적으로 요청하는 문서입니다. 전화나 메신저로만 주문하면 수량·단가·납기를 두고 나중에 말이 달라지기 쉽지만, 발주서를 남기면 검수와 대금 지급, 세금계산서 확인까지 한 문서로 맞춰 볼 수 있습니다.
이 페이지에서는 바로 쓸 수 있는 발주서 엑셀·워드 양식, 항목별 작성법, 부가세까지 계산한 실제 예시, 발주부터 검수까지의 순서와 자주 하는 실수를 정리했습니다.
발주서란?
발주서(구매 주문서, PO)는 구매하는 쪽이 공급하는 쪽에 보내는 주문 확정 문서입니다. 거래처가 보낸 견적서를 검토해 조건을 확정한 뒤 발주서를 보내고, 거래처가 이를 수락하면 사실상 계약이 성립한 것으로 봅니다. 그래서 발주서에는 품목과 규격, 수량, 단가, 금액, 납기, 납품 장소, 결제 조건이 빠짐없이 들어가야 합니다.
회사 안에서는 발주서가 구매 품의(결재)를 거친 결과물이기도 합니다. 예산 안에서 승인된 금액만 발주하고, 납품되면 발주서와 거래명세서·세금계산서를 맞춰 보는 "3자 대조"로 대금을 지급하면 이중 지급이나 과다 청구를 막을 수 있습니다.
발주서는 언제 쓰나요?
- 견적서를 비교해 거래처와 가격을 확정한 뒤 정식으로 주문할 때
- 원자재·부품·소모품을 정기적으로 구매할 때
- 외주 제작·가공을 맡길 때(하도급 거래라면 서면 발급이 법적 의무)
- 구매 품의가 결재된 뒤 거래처에 주문 내용을 전달할 때
- 납기·단가 분쟁에 대비해 주문 조건을 문서로 남겨야 할 때
발주서 양식 항목별 작성법
다운로드 파일에는 아래 항목이 그대로 들어 있습니다. 거래처 담당자가 발주서 한 장만 보고 출고까지 할 수 있도록 채우는 것이 목표입니다.
발주 기본 정보
| 항목 | 작성 방법 | 작성 예시 |
|---|---|---|
| 발주번호 | 회사 규칙에 따라 중복되지 않게 매깁니다. 세금계산서·거래명세서에 같은 번호를 적어 달라고 요청하세요. | PO-2026-1031-01 |
| 발주일자 | 발주서를 보내는 날짜. | 2026-10-31 |
| 발주처(우리 회사) | 상호, 사업자등록번호, 담당자 이름·연락처, 세금계산서 받을 이메일. | (주)한빛오피스 총무팀 김민재 010-1234-5678 |
| 공급처(거래처) | 상호, 사업자등록번호, 담당자. | 대성문구 영업부 이정훈 과장 |
| 납기·납품 장소 | 도착해야 하는 날짜와 정확한 주소, 받는 사람, 하차 조건. | 11/7(금) 오전, 서울 마포구 ○○로 12 3층, 총무팀 |
| 결제 조건 | 결제 방법과 시기. 세금계산서 발행 시점도 함께. | 납품·검수 후 익월 10일 계좌이체 |
주문 품목
| 항목 | 작성 방법 | 작성 예시 |
|---|---|---|
| 품목·규격 | 품명과 모델명, 규격, 색상까지 거래처 견적서와 같은 이름으로. | A4 복사용지 80g, 2,500매/박스 |
| 수량·단가 | 단위(개·박스·kg)를 분명히 하고, 단가는 부가세 별도 금액으로. | 20박스 × 28,000원 |
| 공급가액·부가세 | 공급가액 = 수량 × 단가, 부가세는 공급가액의 10%. | 560,000원 / 56,000원 |
조건과 결재
| 항목 | 작성 방법 | 작성 예시 |
|---|---|---|
| 특약 사항 | 포장, 운송비 부담, 하자 시 교환 기준 등. | 운송비 공급처 부담, 파손품 무상 교환 |
| 검수 기준 | 수량·외관·성능 중 무엇을 누가 확인하는지. | 총무팀이 수령 당일 수량·파손 확인 |
| 결재·서명 | 구매 품의 결재선과 발주 책임자 서명(또는 직인). | 담당 김민재 → 팀장 박지현 |
발주서 작성 예시
사무용품을 정기 구매하는 중소기업 총무팀의 발주 예시입니다. 단가와 공급가액은 부가세 별도로 적고, 부가세는 줄마다 10%로 계산했습니다.
| 발주번호 | PO-2026-1031-01 |
|---|---|
| 공급처 | 대성문구(사업자등록번호 123-45-67890) |
| 납기·장소 | 2026-11-07 오전, 본사 3층 총무팀 |
| 결제 조건 | 검수 후 익월 10일 계좌이체, 전자세금계산서 발행 |
| 총 발주금액 | 1,618,100원(공급가액 1,471,000원 + 부가세 147,100원) |
주문 품목
| 품목 | 규격 | 수량 | 단가(원) | 공급가액 | 부가세 |
|---|---|---|---|---|---|
| A4 복사용지 | 80g, 2,500매/박스 | 20 | 28,000 | ₩560,000 | ₩56,000 |
| 레이저 토너 | HP 206A 검정 | 4 | 89,000 | ₩356,000 | ₩35,600 |
| 사무용 의자 | 메시 등받이, 팔걸이형 | 3 | 185,000 | ₩555,000 | ₩55,500 |
| 합계 | ₩1,471,000 | ₩147,100 |
합계 공급가액 1,471,000원 + 부가세 147,100원 = 총 1,618,100원. 받은 세금계산서의 공급가액·세액이 이 숫자와 같은지 꼭 대조하세요.
양식 무료 다운로드
회원가입 없이 무료로 받을 수 있습니다. Excel, 한셀, Google 스프레드시트, Word, 한글(HWP)에서 열립니다.
받은 파일을 웹 오피스 Nobami에서 열어 바로 고칠 수 있습니다.
발주서 작성과 발주 순서
- 견적서를 받아 조건을 비교합니다. 가능하면 두 곳 이상에서 받아 단가뿐 아니라 납기, 운송비, 결제 조건까지 비교합니다.
- 구매 품의를 올려 결재를 받습니다. 예산 항목과 금액을 적고 결재가 끝난 뒤에만 발주합니다. 결재 전 구두 주문은 나중에 분쟁의 씨앗이 됩니다.
- 견적서와 같은 이름·단위로 발주서를 씁니다. 품명·규격·단위가 견적서와 다르면 출고 착오가 생깁니다. 견적번호를 발주서에 함께 적어 두세요.
- 합계와 부가세를 검산합니다. 수량 × 단가 = 공급가액, 공급가액 × 10% = 부가세가 맞는지 확인합니다. 엑셀 양식에는 합계 수식이 들어 있습니다.
- 발주서를 보내고 수락 회신을 받습니다. PDF로 보내고 거래처의 "발주 확인" 회신(메일·서명본)을 받아 함께 보관합니다.
- 납품되면 검수하고 3자 대조 후 지급합니다. 발주서·거래명세서·세금계산서의 수량과 금액이 일치할 때만 대금을 지급합니다.
한국 회사에서 주의할 점: 하도급 서면 발급과 부가가치세
제조·수리·건설·용역을 다른 사업자에게 맡기는 하도급 거래라면, 원사업자는 수급사업자가 작업을 시작하기 전에 위탁 내용, 하도급대금과 지급 방법·기일 등을 적은 서면을 발급해야 합니다(하도급거래 공정화에 관한 법률 제3조). 구두 발주나 단가가 빠진 발주서는 이 의무를 지키지 못한 것으로 볼 수 있으므로, 외주 제작을 맡길 때는 발주서에 단가와 지급 조건을 반드시 적고 서명본을 보관하세요.
일반 과세 거래의 부가가치세율은 10%입니다(부가가치세법 제30조). 발주서의 단가를 부가세 포함으로 적을지 별도로 적을지 거래처와 먼저 맞추고, 양식에 "부가세 별도"처럼 명시해야 세금계산서 금액과 어긋나지 않습니다.
발주서는 거래 증빙으로 쓰이므로 세금계산서·거래명세서와 함께 회사 문서 보존 규정에 따라 보관하는 것이 좋습니다. 법인세·부가세 신고의 근거가 되는 장부와 증빙은 국세기본법상 보존 기간이 정해져 있으니 담당 세무사와 확인하세요.
출처
- 국가법령정보센터 · 하도급거래 공정화에 관한 법률 제3조(서면의 발급 및 서류의 보존) — 현행 법령 (기준일 2026년 10월 31일)
- 국가법령정보센터 · 부가가치세법 제30조(세율) — 현행 법령 (기준일 2026년 10월 31일)
위 내용은 2026년 10월 31일 기준 현행 법령을 바탕으로 한 일반 정보이며 법률·세무 자문이 아닙니다. 하도급 해당 여부와 세금 처리는 법령 원문과 세무사·법무 담당자의 안내를 확인하세요.
발주서 작성 시 자주 하는 실수
- 단가를 부가세 포함인지 별도인지 적지 않아 세금계산서 금액과 어긋나는 경우
- 품명을 사내 별칭으로 적어 거래처가 엉뚱한 규격을 출고하는 경우
- 납품 장소·받는 사람·시간을 빼먹어 배송이 지연되는 경우
- 결재 전에 전화로 먼저 주문해 예산을 넘기는 경우
- 거래처의 수락 회신 없이 발주서만 보내 놓고 납기를 확신하는 경우
- 외주 제작을 맡기면서 단가와 지급일을 적지 않은 경우(하도급 서면 의무 위반 위험)
발주서 자주 묻는 질문
발주서와 견적서는 무엇이 다른가요?
견적서는 공급하는 쪽이 "이 가격에 팔 수 있다"고 제안하는 문서이고, 발주서는 구매하는 쪽이 그 조건을 받아들여 "이대로 주문한다"고 확정하는 문서입니다. 발주서에 견적번호를 적어 두면 두 문서를 쉽게 연결할 수 있습니다.
발주서와 세금계산서는 무엇이 다른가요?
발주서는 거래 전에 주문 조건을 정하는 문서이고, 세금계산서는 공급자가 재화·용역을 공급한 뒤 부가가치세를 거래징수했다는 것을 증명하는 법정 증빙입니다. 지급 전에 두 문서의 공급가액과 세액이 같은지 확인하세요.
발주서에 도장이나 서명이 꼭 있어야 하나요?
법으로 정해진 형식은 없지만, 발주 책임자의 서명이나 회사 직인, 또는 전자결재 기록이 있으면 누가 승인했는지 분명해져 분쟁을 줄일 수 있습니다.
발주를 취소하거나 수량을 바꾸고 싶으면 어떻게 하나요?
기존 발주번호를 적은 변경 발주서(또는 취소 통보)를 보내고 거래처의 확인을 받으세요. 이미 생산이 시작된 주문형 제작품은 계약 조건에 따라 비용이 생길 수 있습니다.
한글(HWP)이나 구글 스프레드시트에서도 쓸 수 있나요?
네. 엑셀(.xlsx)은 한셀·구글 스프레드시트에서, 워드(.docx)는 한글·구글 문서에서 열립니다. 합계 수식은 엑셀 파일에 들어 있습니다.