WorkbamiPenjualan & pembelian
Contoh Purchase Order (PO): template gratis, cara membuat, dan contoh lengkap
Purchase order (PO) atau surat pesanan pembelian adalah dokumen yang dikirim pembeli kepada pemasok untuk menegaskan barang apa yang dibeli, berapa jumlahnya, berapa harga satuannya, kapan dan di mana barang harus dikirim, serta bagaimana pembayarannya. PO yang jelas mencegah perselisihan soal jumlah atau harga dan menjadi dasar untuk mencocokkan invoice dan faktur pajak sebelum pembayaran.
Di halaman ini tersedia template purchase order gratis dalam format Excel (jumlah, PPN, dan total dihitung otomatis) dan Word, penjelasan setiap kolom, contoh PO lengkap dari perusahaan di Jakarta, enam langkah membuat PO, dan kesalahan yang paling sering terjadi di bagian pengadaan.
Apa itu purchase order?
Purchase order dibuat oleh pembeli dan dikirim ke penjual. Isinya biasanya nomor PO, tanggal, data pembeli dan pemasok (nama perusahaan, alamat, NPWP, kontak), daftar barang dengan kode atau spesifikasi, jumlah, harga satuan, PPN, alamat dan tanggal pengiriman, syarat pembayaran, serta rujukan ke penawaran harga yang sudah disetujui.
PO berbeda dengan surat penawaran harga (quotation) dan dengan invoice. Penawaran adalah usulan dari penjual, PO adalah persetujuan pembeli untuk membeli dengan syarat tersebut, sedangkan invoice dan faktur pajak diterbitkan penjual setelah penyerahan barang untuk menagih pembayaran. Setelah dikonfirmasi pemasok, PO menjadi bukti tertulis kesepakatan jual beli.
Di dalam perusahaan, PO juga berfungsi sebagai alat kontrol anggaran: PO baru dikirim setelah disetujui pejabat yang berwenang atas anggaran. Dengan begitu tidak ada pembelian tanpa izin, dan bagian keuangan sudah tahu berapa dana yang terikat sebelum tagihan datang.
Kapan perlu membuat purchase order?
- Saat membeli alat tulis kantor, perangkat, bahan baku, atau barang dagangan dari pemasok
- Saat ingin mengonfirmasi secara tertulis penawaran harga yang sudah disetujui
- Saat kebijakan internal mewajibkan persetujuan untuk pembelian di atas nilai tertentu
- Saat pengiriman dilakukan bertahap dengan jumlah dan tanggal berbeda per barang
- Saat perlu mencocokkan PO, surat jalan, dan invoice sebelum pembayaran
Bagian-bagian purchase order dan cara mengisinya
Template yang diunduh berisi semua kolom di bawah ini. Isi semuanya, karena kolom pengiriman dan pembayaran yang kosong paling sering memicu masalah.
Informasi utama PO
| Kolom | Cara mengisi | Contoh |
|---|---|---|
| Nomor PO | Nomor unik dan berurutan, dicantumkan lagi di surat jalan dan invoice. | PO/2026/10/0127 |
| Tanggal PO | Tanggal PO diterbitkan. | 31/10/2026 |
| Pembeli | Nama perusahaan, alamat penagihan, NPWP, nama dan kontak pemesan. | PT Nusantara Kreatif Digital, Rina Wulandari |
| Pemasok | Nama perusahaan pemasok, alamat, NPWP, dan sales yang menangani. | CV Sumber Makmur Office |
| Pengiriman | Alamat lengkap, tanggal kirim, jam terima, dan penerima barang. | Gedung Graha Mitra Lt. 8, Jakarta Selatan, paling lambat 7/11/2026 |
| Syarat pembayaran | Tempo, cara bayar, dan uang muka bila ada. | Transfer bank, tempo 30 hari setelah invoice diterima |
Rincian barang
| Kolom | Cara mengisi | Contoh |
|---|---|---|
| Nama barang | Nama yang jelas agar bagian gudang mudah memeriksa. | Kursi kantor ergonomis |
| Spesifikasi / kode | Kode barang pemasok, merek, tipe, atau ukuran. | KR-ERG-08, sandaran jaring |
| Jumlah | Jumlah dan satuan (unit, rim, dus). | 4 unit |
| Harga satuan | Harga sebelum PPN sesuai penawaran. | Rp1.450.000 |
| Jumlah harga | Jumlah × harga satuan. | Rp5.800.000 |
| PPN | Nilai PPN per baris sesuai ketentuan yang berlaku. | Rp638.000 |
Ketentuan dan persetujuan
| Kolom | Cara mengisi | Contoh |
|---|---|---|
| Referensi | Nomor dan tanggal surat penawaran harga atau kontrak. | Penawaran SPH-0921 tanggal 27/10/2026 |
| Ketentuan lain | Ongkos kirim, garansi, denda keterlambatan, permintaan faktur pajak. | Gratis ongkir Jabodetabek, garansi 1 tahun |
| Persetujuan internal | Nama, jabatan, dan tanda tangan pejabat yang menyetujui. | Rina Wulandari, Manajer Operasional |
| Konfirmasi pemasok | Tanda tangan atau email konfirmasi beserta tanggal kirim yang disanggupi. | Dikonfirmasi via email 31/10/2026 |
Contoh purchase order yang sudah diisi
Sebuah agensi digital di Jakarta memesan kertas, toner, dan kursi untuk karyawan baru berdasarkan penawaran yang sudah disetujui. PPN dihitung 12% × DPP nilai lain 11/12 (setara 11%) untuk barang yang bukan barang mewah.
| Nomor PO | PO/2026/10/0127 tanggal 31/10/2026 |
|---|---|
| Pembeli | PT Nusantara Kreatif Digital, Jakarta (Rina Wulandari) |
| Pemasok | CV Sumber Makmur Office |
| Pengiriman | Paling lambat 7 November 2026, Gedung Graha Mitra Lt. 8 |
| Pembayaran | Transfer bank, tempo 30 hari setelah invoice diterima |
| Total | Rp15.984.000 (harga barang Rp14.400.000 + PPN Rp1.584.000) |
Rincian barang
| Nama barang | Kode | Jumlah | Harga satuan (Rp) | Jumlah harga | PPN |
|---|---|---|---|---|---|
| Kertas A4 80 gram (rim) | KT-A4-80 | 50 | 58.000 | Rp 2.900.000 | Rp 319.000 |
| Toner printer laser hitam | TN-107A | 6 | 950.000 | Rp 5.700.000 | Rp 627.000 |
| Kursi kantor ergonomis | KR-ERG-08 | 4 | 1.450.000 | Rp 5.800.000 | Rp 638.000 |
| Jumlah | Rp 14.400.000 | Rp 1.584.000 |
Cek hitungan: Rp14.400.000 + Rp1.584.000 = Rp15.984.000. Perhitungan PPN harus mengikuti ketentuan yang berlaku saat transaksi; konfirmasikan ke bagian pajak.
Download gratis
Gratis, tanpa daftar. Bisa dibuka di Excel, Google Spreadsheet, Numbers, Word, WPS, dan LibreOffice.
Buka file yang sudah diunduh di Nobami, aplikasi kantor berbasis web, lalu edit langsung.
Cara membuat purchase order dalam 6 langkah
- Mulai dari penawaran yang disetujui. Salin kode barang, jumlah, dan harga persis seperti di surat penawaran, lalu tulis nomor penawarannya sebagai referensi.
- Beri nomor PO. Gunakan pola tetap seperti PO/tahun/bulan/urutan agar mudah dicari dan tidak terjadi pemesanan ganda.
- Tulis satu barang per baris. Nama, kode, jumlah, dan harga satuan; file Excel menghitung jumlah harga, PPN, dan total secara otomatis.
- Tegaskan pengiriman dan pembayaran. Alamat, tanggal, penerima, ongkos kirim, tempo, dan cara bayar adalah sumber sengketa paling umum.
- Minta persetujuan internal. Pejabat yang berwenang sesuai batas nilai menyetujui sebelum PO dikirim ke pemasok.
- Kirim dan minta konfirmasi. Minta konfirmasi tertulis dari pemasok; saat barang datang, cocokkan barang, invoice, dan faktur pajak dengan PO sebelum membayar.
Catatan untuk Indonesia: perjanjian jual beli, PPN, dan faktur pajak
Menurut KUHPerdata, jual beli adalah perjanjian di mana penjual mengikatkan diri untuk menyerahkan barang dan pembeli membayar harga yang dijanjikan, dan perjanjian sah bila memenuhi syarat sepakat, cakap, hal tertentu, dan sebab yang halal (Pasal 1320). PO yang sudah dikonfirmasi pemasok menjadi bukti tertulis kesepakatan; simpan bersama penawaran, surat jalan, dan invoice.
Tarif PPN berdasarkan UU Harmonisasi Peraturan Perpajakan adalah 12% sejak 1 Januari 2025. Untuk penyerahan barang dan jasa yang bukan barang mewah, PPN dihitung dengan DPP nilai lain sebesar 11/12 dari harga jual, sehingga beban PPN efektif setara 11%. Pastikan perhitungan di PO sesuai jenis barang dan ketentuan terbaru.
PO bukan faktur pajak. Pengusaha Kena Pajak (PKP) wajib membuat faktur pajak elektronik atas penyerahannya, yang kini dibuat melalui sistem Coretax Direktorat Jenderal Pajak. Pastikan nama dan NPWP pembeli di PO sama dengan data yang akan tercantum di faktur pajak agar pajak masukan bisa dikreditkan.
Sumber
- Direktorat Jenderal Pajak: informasi PPN dan faktur pajak (dicek 31 Oktober 2026)
- JDIH BPK: database peraturan (UU HPP, peraturan PPN) (dicek 31 Oktober 2026)
Informasi umum, bukan nasihat hukum atau perpajakan. Periksa peraturan yang berlaku dan konsultasikan dengan konsultan pajak atau bagian keuangan perusahaan Anda.
Kesalahan umum saat membuat purchase order
- Menulis nama barang terlalu umum seperti "ATK" tanpa kode, tipe, atau jumlah
- Harga berbeda dari penawaran atau tidak jelas apakah sudah termasuk PPN
- Alamat, tanggal pengiriman, atau nama penerima tidak dicantumkan
- PO dikirim sebelum disetujui pejabat yang berwenang
- Nama atau NPWP pembeli di PO berbeda dengan data untuk faktur pajak
- Membayar invoice tanpa mencocokkan jumlah dan harga dengan PO
Pertanyaan umum tentang purchase order
Apa bedanya penawaran harga, purchase order, dan invoice?
Penawaran harga adalah usulan dari penjual, purchase order adalah persetujuan pembeli untuk membeli sesuai usulan itu, dan invoice diterbitkan penjual setelah barang diserahkan untuk menagih pembayaran.
Apakah purchase order mengikat secara hukum?
Setelah pemasok mengonfirmasi, PO menjadi bukti kesepakatan jual beli. Karena itu periksa jumlah dan harga sebelum mengirimnya.
Apakah harga di PO ditulis sebelum atau sesudah PPN?
Umumnya harga satuan ditulis sebelum PPN, PPN ditampilkan terpisah, lalu dijumlahkan menjadi total seperti dalam template ini.
Apakah PO harus diberi materai?
PO biasa umumnya tidak dibubuhi meterai. Bea meterai dikenakan atas dokumen tertentu menurut UU No. 10 Tahun 2020, misalnya surat perjanjian; jika PO ditandatangani kedua pihak sebagai perjanjian, periksa apakah meterai diperlukan.
Bisakah template dibuka di Google Sheets?
Bisa. File Excel (.xlsx) dapat dibuka di Google Sheets dan LibreOffice, sedangkan file Word (.docx) di Google Docs.