청구서 양식 무료 다운로드와 작성법·예시

청구서란? 세금계산서·견적서와의 차이

청구서는 이미 끝난 거래에 대해 대금 지급을 요청하는 상업 문서입니다. 법으로 정해진 서식은 없어서 회사마다 모양이 다르지만, 청구 번호, 발행일, 공급자와 공급받는 자, 품목별 금액, 합계, 입금 기한과 계좌는 거의 모든 청구서에 들어갑니다.

견적서는 거래 전에 가격을 제안하는 문서이고, 청구서는 거래 후에 돈을 요청하는 문서입니다. 세금계산서는 부가가치세 과세사업자가 법에 따라 발급하는 증빙으로, 청구서를 보냈다고 세금계산서 발급 의무가 사라지지 않습니다. 실무에서는 청구서로 금액을 확정하고, 같은 금액으로 전자세금계산서를 발급하는 순서가 가장 깔끔합니다.

청구서는 언제 쓰나요?

• 납품이나 용역이 끝난 뒤 거래처에 대금을 요청할 때
• 매달 정해진 유지보수·임대·구독료를 청구할 때
• 프리랜서가 작업 완료 후 발주처에 작업비를 요청할 때
• 선금·중도금·잔금처럼 계약을 나눠 청구할 때
• 거래처 경리팀이 세금계산서 발급 전에 금액 확인용 문서를 요구할 때

청구서 양식 항목별 작성법

다운로드 파일에는 아래 항목이 그대로 들어 있습니다. 받는 사람이 금액과 입금 기한, 계좌를 10초 안에 찾을 수 있게 위에서부터 채우세요.

기본 정보

청구 내역

결제 정보

청구서 작성 예시

웹 에이전시가 거래처에 10월분 유지보수와 호스팅, 콘텐츠 제작 비용을 청구하는 예시입니다. 공급가액과 부가세를 품목별로 나눠 적었습니다.

청구 내역

공급가액 2,650,000원 + 부가세 265,000원 = 청구 합계 2,915,000원. 같은 금액으로 전자세금계산서를 발급하면 거래처가 대조하기 쉽습니다.

청구서 10분 작성 순서

1. 계약서나 견적서를 먼저 펼칩니다. 합의한 단가, 수량, 청구 시점(선금·잔금 등)을 그대로 옮겨야 거래처 확인이 빨라집니다.
2. 청구 번호와 입금 기한을 정합니다. "익월 말"처럼 모호하게 쓰지 말고 날짜를 적습니다.
3. 공급자·공급받는 자 정보를 채웁니다. 사업자등록번호와 상호는 세금계산서와 똑같이 맞춥니다.
4. 품목별로 공급가액과 세액을 나눠 적습니다. 부가세 포함인지 별도인지 헷갈리지 않게 칸을 나누고 합계를 다시 계산합니다.
5. 계좌와 연락처를 확인하고 PDF로 보냅니다. 편집 가능한 파일 대신 PDF로 보내고, 세금계산서 발급 일정도 함께 알립니다.
6. 입금 기한 다음 날 입금 여부를 확인합니다. 미입금이면 청구 번호를 적어 정중하게 다시 안내합니다.

청구서 작성 시 자주 하는 실수

• 부가세 포함인지 별도인지 적지 않아 거래처가 다시 묻는 경우
• 입금 기한을 '익월 중'처럼 모호하게 적는 경우
• 예금주와 사업자 명의가 달라 거래처 경리팀이 송금을 보류하는 경우
• 청구서와 세금계산서 금액이 달라 대조가 안 되는 경우
• 청구 번호 없이 보내 입금 확인과 미수금 관리가 어려운 경우
• 편집 가능한 파일로 보내 금액이 바뀌었는지 확인할 수 없는 경우

청구서 자주 묻는 질문