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Modelo de fatura grátis: como preencher, exemplo e nota fiscal
Muita gente procura um modelo de fatura quando precisa cobrar um cliente com clareza: o que foi entregue, quanto custa, até quando pagar e como pagar. Uma fatura bem montada reduz atrasos e evita aquela troca de e-mails para explicar a cobrança.
Aqui você encontra um modelo de fatura grátis em Excel e Word, o passo a passo do preenchimento, um exemplo pronto e, principalmente, a diferença entre fatura, nota fiscal (NF-e e NFS-e) e duplicata, para não confundir um documento comercial com o documento fiscal exigido por lei.
O que é uma fatura?
A fatura é o documento comercial em que o vendedor relaciona as mercadorias ou serviços fornecidos, os valores e as condições de pagamento, e cobra o cliente. Nas vendas mercantis a prazo, a Lei 5.474/1968 prevê que o vendedor extraia a fatura, que pode dar origem a uma duplicata, título de crédito usado para cobrança e desconto bancário.
A fatura não substitui a nota fiscal. A NF-e (mercadorias) e a NFS-e (serviços) são documentos fiscais eletrônicos emitidos pelos sistemas da Fazenda ou da prefeitura e são elas que registram os tributos. Na prática, muitas empresas emitem a chamada nota fiscal-fatura, em que a NF-e traz também os dados de cobrança; o modelo desta página serve para cobranças, contratos recorrentes e controles internos ao lado da nota.
Quando usar uma fatura?
- Para cobrar mensalidades de manutenção, assinaturas ou contratos recorrentes
- Para consolidar várias entregas do mês em uma única cobrança
- Para enviar a cobrança a um cliente no exterior (commercial invoice), junto com os documentos exigidos
- Em vendas a prazo, como base para emitir duplicatas
- Para registrar parcelas e vencimentos de um projeto pago em etapas
Modelo de fatura: campos e como preencher
O arquivo para baixar traz os campos abaixo. Mantenha a mesma estrutura e a mesma sequência de numeração em todas as faturas para facilitar a conciliação.
Cabeçalho da fatura
| Campo | Como preencher | Exemplo |
|---|---|---|
| Número da fatura | Numeração sequencial, sem repetir. | FAT-2026-087 |
| Data de emissão e vencimento | Quando a fatura foi emitida e até quando deve ser paga. | Emissão 02/11/2026 – vencimento 17/11/2026 |
| Prestador ou vendedor | Razão social, CNPJ, inscrição municipal ou estadual, endereço e contato. | Rede Segura TI Ltda., CNPJ 12.345.678/0001-90, São Paulo – SP |
| Cliente | Razão social ou nome, CNPJ ou CPF e endereço de cobrança. | Clínica Bem Viver Ltda., CNPJ 98.765.432/0001-10 |
| Referência | Número do contrato, pedido de compra ou nota fiscal relacionada. | Contrato 2025/14 – NFS-e 3381 |
Itens cobrados
| Campo | Como preencher | Exemplo |
|---|---|---|
| Descrição | Serviço ou produto, com período ou especificação. | Manutenção mensal de TI – outubro/2026 |
| Quantidade e valor unitário | Quantidade de unidades, horas ou licenças e preço de cada uma. | 15 licenças × R$ 49,90 |
| Valor total do item | Quantidade × valor unitário. | R$ 748,50 |
| Total da fatura | Soma dos itens, com descontos ou retenções indicados à parte. | R$ 4.248,50 |
Pagamento
| Campo | Como preencher | Exemplo |
|---|---|---|
| Forma de pagamento | Pix, boleto ou transferência, com os dados completos. | Pix (chave CNPJ) 12.345.678/0001-90 |
| Multa e juros por atraso | Percentuais combinados em contrato. | Multa de 2% e juros de 1% ao mês |
| Retenções | Tributos retidos pelo tomador, quando houver, conforme orientação contábil. | ISS retido conforme legislação municipal |
| Observações | Instruções de envio do comprovante ou contato do financeiro. | Enviar comprovante para [email protected] |
Exemplo de fatura preenchida
Uma empresa de TI cobra de uma clínica a manutenção mensal, as licenças de software e duas visitas técnicas extras de outubro. Os valores já incluem os tributos do prestador, informados na NFS-e correspondente.
| Fatura nº | FAT-2026-087, emitida em 02/11/2026 |
|---|---|
| Cliente | Clínica Bem Viver Ltda. |
| Vencimento | 17/11/2026, via Pix ou boleto |
| Nota fiscal | NFS-e 3381 emitida para os mesmos serviços |
| Total a pagar | R$ 4.248,50 |
Itens faturados
| Item | Especificação | Quantidade | Valor unitário (R$) | Valor total |
|---|---|---|---|---|
| Manutenção de TI | Suporte mensal – outubro/2026 | 1 | 2.800 | R$ 2.800,00 |
| Licenças de software | Usuário por mês | 15 | 49,9 | R$ 748,50 |
| Visita técnica extra | Atendimento presencial fora do contrato | 2 | 350 | R$ 700,00 |
| Total | R$ 4.248,50 |
Conferência: R$ 2.800,00 + R$ 748,50 + R$ 700,00 = R$ 4.248,50. Os tributos (ISS, ICMS, PIS/Cofins e, na transição da reforma, CBS e IBS) dependem da atividade, do município e do regime tributário: destaque-os na nota fiscal conforme orientação do seu contador.
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Como fazer uma fatura em 6 passos
- Confira o contrato ou pedido. Valores, quantidades e prazos precisam bater com o que foi combinado; cite o número do pedido do cliente.
- Emita a nota fiscal correspondente. Para serviços, a NFS-e; para mercadorias, a NF-e. A fatura deve referenciar o número da nota.
- Numere a fatura na sequência. Use uma série contínua para facilitar a conciliação bancária e a cobrança.
- Liste os itens e some os valores. Quantidade × valor unitário em cada linha; descontos e retenções em linhas separadas.
- Informe vencimento e dados de pagamento. Chave Pix, linha digitável do boleto ou dados bancários, além de multa e juros previstos em contrato.
- Envie e acompanhe o recebimento. Mande a fatura com a nota fiscal anexada e lembre o cliente alguns dias antes do vencimento.
No Brasil: fatura, duplicata e nota fiscal
A Lei 5.474/1968 determina que, nas vendas mercantis com prazo não inferior a 30 dias, o vendedor extraia a fatura e a apresente ao comprador; a partir dela pode ser emitida a duplicata, título de crédito usado na cobrança. Hoje existem também as duplicatas escriturais, registradas eletronicamente.
Para fins fiscais, o documento obrigatório é a nota fiscal eletrônica: NF-e para circulação de mercadorias, autorizada pela Secretaria da Fazenda, e NFS-e para serviços, conforme as regras do município ou do padrão nacional. Uma fatura feita em Excel ou Word não substitui a nota e não tem validade fiscal.
Com a reforma tributária (Lei Complementar 214/2025), os novos tributos CBS e IBS passam a constar nos documentos fiscais durante o período de transição iniciado em 2026. Acompanhe as orientações do seu contador e do portal da NF-e para manter seus documentos em dia.
Fontes
- Planalto: Lei nº 5.474/1968 (duplicatas) (consultado em 2 de novembro de 2026)
- Portal da Nota Fiscal Eletrônica (Ministério da Fazenda) (consultado em 2 de novembro de 2026)
Informação geral, não constitui orientação fiscal ou jurídica. Regras de emissão de notas e retenções variam por estado, município e regime tributário; consulte seu contador.
Erros comuns ao fazer uma fatura
- Enviar só a fatura e esquecer de emitir a nota fiscal
- Não citar o número da nota fiscal ou do pedido do cliente
- Repetir números de fatura ou pular a sequência
- Deixar de informar vencimento, multa e juros por atraso
- Descrever os serviços de forma vaga, como “serviços diversos”
- Errar a chave Pix ou os dados bancários, atrasando o pagamento
Perguntas frequentes sobre fatura
Qual a diferença entre fatura e nota fiscal?
A nota fiscal (NF-e ou NFS-e) é o documento fiscal obrigatório que registra a operação e os tributos. A fatura é um documento comercial de cobrança, com itens, valores e vencimento; muitas vezes as duas aparecem juntas na nota fiscal-fatura.
Fatura, duplicata e boleto são a mesma coisa?
Não. A fatura relaciona a venda; a duplicata é o título de crédito extraído da fatura em vendas a prazo; o boleto é apenas um meio de pagamento.
Posso usar este modelo de fatura no lugar da nota?
Não. Ele serve para cobrança e controle. A operação precisa da nota fiscal emitida no sistema oficial da Fazenda ou da prefeitura.
MEI precisa emitir fatura?
A fatura é opcional como documento de cobrança. O MEI deve emitir nota fiscal quando vende ou presta serviço a empresas, conforme as regras vigentes.
Qual a diferença entre fatura e orçamento?
O orçamento é a proposta de preço antes da venda; a fatura cobra o que já foi entregue ou prestado, nos valores acertados.