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Rechnungsvorlage kostenlos: Pflichtangaben und Musterrechnung
Eine Rechnung ist mehr als eine Zahlungsaufforderung: Ohne alle Pflichtangaben kann Ihr Kunde die Vorsteuer nicht abziehen, und Rückfragen verzögern die Zahlung. Eine vollständige, sauber nummerierte Rechnung wird dagegen meist ohne Umwege bezahlt.
Hier finden Sie eine kostenlose Rechnungsvorlage für Excel und Word, alle Pflichtangaben im Überblick, eine ausgefüllte Musterrechnung mit 19 % Umsatzsteuer, eine Schritt-für-Schritt-Anleitung und die wichtigsten Regeln zur E-Rechnung.
Was ist eine Rechnung?
Eine Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird. Im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen muss sie innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung ausgestellt werden. Sie ist Beleg für die Buchhaltung beider Seiten und Grundlage für den Vorsteuerabzug des Kunden.
Abzugrenzen sind das Angebot (Preisvorschlag vor Vertragsschluss), die Auftragsbestätigung und die Quittung (Bestätigung einer erhaltenen Zahlung). Jede Rechnung erhält eine einmalige, fortlaufende Rechnungsnummer. Fehler werden nicht durch Überschreiben korrigiert, sondern durch eine Rechnungskorrektur oder Stornorechnung mit Bezug auf die ursprüngliche Nummer.
Wann brauchen Sie eine Rechnung?
- Nach jeder Lieferung oder Leistung an ein anderes Unternehmen
- Für Abschlags- oder Anzahlungsrechnungen bei längeren Projekten
- Monatlich bei Wartungsverträgen, Abos und wiederkehrenden Leistungen
- Bei Werklieferungen oder sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück, auch an Privatpersonen
- Als Rechnungskorrektur oder Gutschrift bei Fehlern, Rücksendungen oder Preisnachlässen
Rechnungsvorlage: Felder und Pflichtangaben
Die Vorlage enthält alle Felder unten. Halten Sie Aufbau und Nummernkreis bei jeder Rechnung gleich – das erleichtert Ihrem Kunden die Prüfung und Ihrem Steuerbüro die Buchung.
Rechnungskopf
| Feld | So füllen Sie es aus | Beispiel |
|---|---|---|
| Rechnungsnummer | Einmalig und fortlaufend; mehrere Nummernkreise sind zulässig. | RE-2026-0318 |
| Rechnungsdatum | Tag der Ausstellung. | 02.11.2026 |
| Leistungsdatum oder -zeitraum | Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung; „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“ ist möglich. | Leistungszeitraum 01.–31.10.2026 |
| Rechnungssteller | Vollständiger Name und Anschrift sowie Steuernummer oder USt-IdNr. | Bergmann IT-Beratung GmbH, Hafenstraße 8, 20457 Hamburg, USt-IdNr. DE123456789 |
| Rechnungsempfänger | Vollständiger Name und Anschrift des Kunden. | Nordlicht Logistik GmbH, Am Kai 3, 24103 Kiel |
Rechnungspositionen
| Feld | So füllen Sie es aus | Beispiel |
|---|---|---|
| Bezeichnung | Menge und handelsübliche Bezeichnung der Leistung, keine Sammelbegriffe. | IT-Beratung Netzwerkmigration |
| Menge und Einzelpreis netto | Anzahl Einheiten und Preis je Einheit ohne Umsatzsteuer. | 12 Std. × 95,00 € |
| Nettobetrag und Steuersatz | Entgelt je Position und anzuwendender Steuersatz (19 % oder 7 %). | 1.140,00 € netto, USt 19 % |
| Summen | Nettobetrag, Umsatzsteuerbetrag je Steuersatz und Bruttobetrag. | Gesamtbetrag 2.510,90 € |
Zahlungsbedingungen
| Feld | So füllen Sie es aus | Beispiel |
|---|---|---|
| Zahlungsziel | Fälligkeitsdatum oder Frist in Tagen. | Zahlbar bis 02.12.2026 ohne Abzug |
| Bankverbindung | Kontoinhaber, IBAN, BIC und Verwendungszweck. | IBAN DE89 3704 0044 0532 0130 00 – Verwendungszweck RE-2026-0318 |
| Skonto | Falls gewährt: Prozentsatz und Frist; die Vereinbarung muss auf der Rechnung erkennbar sein. | 2 % Skonto bei Zahlung bis 12.11.2026 |
| Hinweise | Pflichthinweise, z. B. bei Steuerbefreiung, Reverse-Charge oder Kleinunternehmerregelung. | Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet (nur Kleinunternehmer) |
Musterrechnung: ausgefülltes Beispiel
Eine IT-Beratung rechnet gegenüber einem Logistikunternehmen Beratungsstunden, einen Workshop und eine Reisekostenpauschale ab. Alle Positionen unterliegen 19 % Umsatzsteuer.
| Rechnungsnummer | RE-2026-0318 vom 02.11.2026 |
|---|---|
| Leistungszeitraum | 01.–31.10.2026 |
| Kunde | Nordlicht Logistik GmbH, Kiel |
| Zahlungsziel | 02.12.2026, Überweisung |
| Gesamtbetrag | 2.510,90 € (2.110,00 € netto + 400,90 € USt) |
Abgerechnete Leistungen
| Position | Beschreibung | Menge | Einzelpreis netto (€) | Betrag netto | USt 19 % |
|---|---|---|---|---|---|
| Beratung | Netzwerkmigration, Stunden | 12 | 95 | 1.140,00 € | 216,60 € |
| Workshop | Schulung IT-Sicherheit, halbtägig | 1 | 850 | 850,00 € | 161,50 € |
| Reisekosten | Pauschale Anfahrt Hamburg–Kiel | 1 | 120 | 120,00 € | 22,80 € |
| Summe | 2.110,00 € | 400,90 € |
Kontrolle: 2.110,00 € netto + 400,90 € Umsatzsteuer = 2.510,90 € brutto. Reisekosten, die Sie weiterberechnen, sind Teil Ihres Entgelts und damit umsatzsteuerpflichtig.
Kostenloser Download
Kostenlos, ohne Anmeldung. Öffnet sich in Excel, Google Tabellen, Numbers, Word und LibreOffice.
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Rechnung schreiben in 6 Schritten
- Angebot oder Auftrag heranziehen. Mengen, Preise und Bedingungen müssen dem entsprechen, was der Kunde beauftragt hat; nennen Sie seine Bestellnummer, wenn er eine vergeben hat.
- Nächste Rechnungsnummer vergeben. Fortlaufend und einmalig. Lücken sollten Sie erklären können; eine fehlerhafte Rechnung wird storniert, nicht gelöscht.
- Pflichtangaben eintragen. Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungs- und Leistungsdatum.
- Positionen und Steuer berechnen. Menge × Einzelpreis = Nettobetrag, dann Umsatzsteuer je Steuersatz und Bruttobetrag; Rundung prüfen.
- Zahlungsziel und Bankverbindung angeben. Ein konkretes Datum vermeidet Diskussionen über Fristen und hilft beim Mahnwesen.
- Rechnung im richtigen Format versenden und Zahlung verfolgen. An Unternehmen zunehmend als E-Rechnung (XRechnung oder ZUGFeRD); nach Fälligkeit freundlich erinnern.
Deutschland: Pflichtangaben, Kleinbetragsrechnung, Verzug und E-Rechnung
Die Pflichtangaben einer Rechnung stehen in § 14 Abs. 4 UStG: vollständiger Name und Anschrift von Leistendem und Empfänger, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Zeitpunkt der Leistung, nach Steuersätzen aufgeschlüsseltes Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag sowie ggf. ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung. Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto genügen vereinfachte Angaben (§ 33 UStDV).
Zahlt der Kunde nicht, kommt er spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug (§ 286 Abs. 3 BGB; gegenüber Verbrauchern nur, wenn darauf in der Rechnung hingewiesen wurde). Zwischen Unternehmen betragen die Verzugszinsen 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, zusätzlich kann eine Pauschale von 40 € verlangt werden (§ 288 BGB).
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen im Inland E-Rechnungen empfangen können. Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen: Papier- und PDF-Rechnungen sind an Unternehmen grundsätzlich noch bis Ende 2026 zulässig, bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 € bis Ende 2027. Eine Word- oder Excel-Vorlage eignet sich daher vor allem zur Vorbereitung der Inhalte; für B2B-Rechnungen sollten Sie auf ein E-Rechnungsformat umstellen.
Quellen
- Gesetze im Internet: § 14 UStG (Ausstellung von Rechnungen) (Stand 2. November 2026)
- Gesetze im Internet: § 33 UStDV (Kleinbetragsrechnungen) (Stand 2. November 2026)
- Gesetze im Internet: § 286 BGB (Verzug des Schuldners) (Stand 2. November 2026)
- Gesetze im Internet: § 288 BGB (Verzugszinsen und Pauschale) (Stand 2. November 2026)
Allgemeine Information, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Sonderfälle wie Reverse-Charge, innergemeinschaftliche Lieferungen oder Kleinunternehmerregelung klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung.
Häufige Fehler bei Rechnungen
- Fehlende Steuernummer oder USt-IdNr. des Rechnungsstellers
- Kein Leistungsdatum oder Leistungszeitraum angegeben
- Doppelte oder ungeordnete Rechnungsnummern
- Pauschale Bezeichnungen wie „diverse Arbeiten“ statt konkreter Leistungen
- Falscher Steuersatz oder Umsatzsteuer trotz Kleinunternehmerregelung ausgewiesen
- Fehlerhafte Rechnung überschrieben statt storniert und neu ausgestellt
Häufige Fragen zur Rechnungsvorlage
Was ist der Unterschied zwischen Angebot, Rechnung und Quittung?
Das Angebot nennt einen Preis vor Auftragserteilung, die Rechnung rechnet die erbrachte Leistung ab und fordert zur Zahlung auf, die Quittung bestätigt eine erhaltene Zahlung.
Darf ich Rechnungen noch mit Word oder Excel schreiben?
An Privatkunden ja. An Unternehmen sind Papier- und PDF-Rechnungen nur noch während der Übergangsfristen zulässig; danach ist eine E-Rechnung in einem strukturierten Format wie XRechnung oder ZUGFeRD Pflicht.
Wie korrigiere ich eine falsche Rechnung?
Erstellen Sie eine Rechnungskorrektur oder Stornorechnung mit Bezug auf die ursprüngliche Rechnungsnummer und stellen Sie bei Bedarf eine neue Rechnung aus.
Was muss ein Kleinunternehmer auf die Rechnung schreiben?
Keinen Umsatzsteuerbetrag, dafür einen Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG. Die übrigen Angaben wie Nummer, Datum und Leistungsbeschreibung bleiben erforderlich.
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
Rechnungen als Buchungsbelege sind nach § 147 AO acht Jahre aufzubewahren, E-Rechnungen im Originalformat. Bewahren Sie sie geordnet und unveränderbar auf.