WorkbamiPenjualan & pembelian
Contoh invoice dan template gratis: cara membuat tagihan yang rapi
Invoice adalah surat tagihan yang Anda kirim ke pelanggan setelah barang dikirim atau jasa selesai dikerjakan. Invoice yang jelas, dengan rincian, jatuh tempo, dan nomor rekening yang benar, membuat bagian keuangan pelanggan cepat memproses pembayaran.
Di halaman ini ada contoh invoice yang sudah diisi, template Excel dan Word gratis, penjelasan setiap kolom, langkah membuat invoice, perbedaan invoice dengan faktur pajak dan kuitansi, serta kesalahan yang sering membuat pembayaran tertunda.
Apa itu invoice?
Invoice atau faktur penjualan adalah dokumen komersial dari penjual yang berisi daftar barang atau jasa yang sudah diserahkan, harga, total tagihan, jatuh tempo, dan cara pembayaran. Invoice menjadi dasar pelanggan untuk mencatat utang dan membayar, sekaligus bukti piutang bagi penjual.
Invoice berbeda dengan faktur pajak. Faktur pajak adalah bukti pungutan PPN yang dibuat oleh Pengusaha Kena Pajak (PKP) melalui sistem Direktorat Jenderal Pajak. Kuitansi berbeda lagi: kuitansi membuktikan bahwa uang sudah diterima. Usaha yang belum PKP tetap bisa membuat invoice, tetapi tidak boleh memungut PPN.
Kapan perlu membuat invoice?
- Setelah barang dikirim atau jasa selesai dan pelanggan membayar belakangan
- Untuk menagih uang muka (DP) atau termin proyek sesuai kontrak
- Untuk tagihan bulanan seperti jasa kebersihan, sewa, atau langganan
- Untuk pelanggan korporat yang mewajibkan invoice sebelum proses pembayaran
- Untuk merangkum beberapa pengiriman dalam satu bulan
Template invoice: kolom dan cara mengisinya
File yang bisa diunduh berisi kolom di bawah ini. Gunakan format dan nomor urut yang sama untuk setiap invoice agar mudah dicocokkan dengan mutasi rekening.
Kepala invoice
| Kolom | Cara mengisi | Contoh |
|---|---|---|
| Nomor invoice | Nomor urut unik, tidak boleh dobel. | INV/2026/11/031 |
| Tanggal invoice dan jatuh tempo | Tanggal dibuat dan batas waktu pembayaran. | 2 November 2026 – jatuh tempo 16 November 2026 |
| Penjual | Nama usaha, alamat, NPWP, telepon, dan email. | Studio Lensa Nusantara, Bandung, NPWP 01.234.567.8-912.000 |
| Pelanggan | Nama perusahaan atau pribadi, alamat penagihan, dan NPWP bila ada. | PT Kopi Rakyat Sejahtera, Jakarta Selatan |
| Referensi | Nomor PO, kontrak, atau surat jalan dari pelanggan. | PO-KRS-2026-0219 |
Rincian tagihan
| Kolom | Cara mengisi | Contoh |
|---|---|---|
| Deskripsi | Nama barang atau jasa yang jelas, beserta periode atau spesifikasi. | Jasa fotografi produk untuk katalog |
| Jumlah dan harga satuan | Banyaknya unit dan harga per unit. | 40 foto × Rp75.000 |
| Jumlah harga | Jumlah × harga satuan. | Rp3.000.000 |
| Total tagihan | Total seluruh baris, ditambah PPN bila Anda PKP. | Rp6.700.000 |
Pembayaran
| Kolom | Cara mengisi | Contoh |
|---|---|---|
| Rekening tujuan | Nama bank, nomor rekening, dan nama pemilik rekening. | BCA 123 456 7890 a.n. Studio Lensa Nusantara |
| Syarat pembayaran | Jangka waktu, termin, atau denda keterlambatan sesuai kesepakatan. | Pembayaran 14 hari setelah invoice diterima |
| Potongan pajak | Catat bila pelanggan memotong PPh atas jasa dan minta bukti potongnya. | PPh Pasal 23 dipotong pelanggan bila berlaku |
| Catatan | Kontak bagian keuangan dan instruksi konfirmasi pembayaran. | Konfirmasi ke [email protected] |
Contoh invoice yang sudah diisi
Sebuah studio foto menagih jasa foto produk, editing video promosi, dan sewa studio kepada perusahaan kopi. Studio ini belum PKP, sehingga tidak ada PPN pada invoice.
| Nomor invoice | INV/2026/11/031, 2 November 2026 |
|---|---|
| Pelanggan | PT Kopi Rakyat Sejahtera |
| Jatuh tempo | 16 November 2026, transfer bank |
| Referensi | PO-KRS-2026-0219 |
| Total tagihan | Rp6.700.000 (tanpa PPN, penjual belum PKP) |
Rincian yang ditagih
| Nama barang/jasa | Keterangan | Jumlah | Harga satuan (Rp) | Jumlah harga |
|---|---|---|---|---|
| Foto produk | Per foto, latar putih, siap katalog | 40 | 75.000 | Rp 3.000.000 |
| Editing video promosi | Durasi 30 detik, 2 versi | 2 | 1.250.000 | Rp 2.500.000 |
| Sewa studio | Per jam, termasuk lighting | 4 | 300.000 | Rp 1.200.000 |
| Total | Rp 6.700.000 |
Cek: Rp3.000.000 + Rp2.500.000 + Rp1.200.000 = Rp6.700.000. Jika Anda PKP, tambahkan PPN sesuai ketentuan yang berlaku dan buat faktur pajak melalui sistem DJP; perusahaan pelanggan juga dapat memotong PPh atas jasa sehingga dana yang diterima lebih kecil.
Download gratis
Gratis, tanpa daftar. Bisa dibuka di Excel, Google Spreadsheet, Numbers, Word, WPS, dan LibreOffice.
Buka file yang sudah diunduh di Nobami, aplikasi kantor berbasis web, lalu edit langsung.
Cara membuat invoice dalam 6 langkah
- Cocokkan dengan PO atau kontrak. Jumlah, harga, dan termin harus sama dengan yang disetujui pelanggan; cantumkan nomor PO mereka.
- Beri nomor invoice berikutnya. Gunakan format nomor yang konsisten, misalnya INV/tahun/bulan/urutan, agar mudah dilacak.
- Isi data penjual dan pelanggan. Nama, alamat penagihan, dan NPWP harus benar karena dipakai untuk pencatatan dan pajak.
- Tulis rincian dan hitung total. Jumlah × harga satuan di setiap baris, lalu jumlahkan; tambahkan PPN hanya jika Anda PKP.
- Tentukan jatuh tempo dan rekening. Tulis tanggal jatuh tempo yang pasti serta nomor rekening dan nama pemiliknya.
- Kirim dan pantau pembayaran. Kirim invoice dalam PDF, ingatkan menjelang jatuh tempo, dan buat kuitansi setelah dana diterima.
Di Indonesia: invoice, faktur pajak, dan PPN
Pengusaha Kena Pajak wajib membuat faktur pajak untuk setiap penyerahan barang atau jasa kena pajak, dan faktur pajak dibuat secara elektronik melalui sistem DJP (sejak 2025 melalui Coretax). Invoice komersial dari Excel atau Word tidak menggantikan faktur pajak.
Tarif PPN dalam undang-undang adalah 12%, namun untuk barang dan jasa yang bukan barang mewah dihitung dari dasar pengenaan pajak nilai lain sebesar 11/12 dari harga jual, sehingga beban efektifnya 11%. Ketentuan bisa berubah, jadi pastikan tarif yang berlaku sebelum menerbitkan tagihan.
Pelanggan berbentuk badan usaha dapat memotong PPh Pasal 23 atas jasa tertentu dan wajib memberikan bukti potong. Selain itu, dokumen yang menyatakan penerimaan uang, seperti kuitansi dengan nilai lebih dari Rp5.000.000, dikenai bea meterai Rp10.000 menurut UU Bea Meterai.
Sumber
- Direktorat Jenderal Pajak (pajak.go.id) (dicek 2 November 2026)
- Database Peraturan BPK RI (dicek 2 November 2026)
Informasi umum, bukan nasihat pajak atau hukum. Ketentuan PPN, PPh, dan bea meterai dapat berubah; periksa peraturan terbaru atau konsultasikan dengan konsultan pajak Anda.
Kesalahan umum saat membuat invoice
- Memungut PPN padahal belum terdaftar sebagai PKP
- Menganggap invoice sama dengan faktur pajak dan tidak membuat faktur pajak
- Tidak mencantumkan nomor PO pelanggan sehingga invoice ditolak bagian keuangan
- Nomor invoice ganda atau tidak berurutan
- Lupa menulis jatuh tempo dan nama pemilik rekening
- Tidak memperhitungkan potongan PPh sehingga dana yang masuk tidak cocok
Pertanyaan umum tentang invoice
Apa beda invoice, faktur pajak, dan kuitansi?
Invoice menagih pembayaran, faktur pajak adalah bukti pungutan PPN yang dibuat PKP lewat sistem DJP, dan kuitansi membuktikan uang sudah diterima.
Apakah usaha yang belum PKP boleh membuat invoice?
Boleh. Invoice tetap diperlukan untuk menagih, tetapi jangan cantumkan PPN dan jangan membuat faktur pajak.
Apakah invoice perlu meterai?
Bea meterai dikenakan pada dokumen tertentu, misalnya dokumen yang menyatakan penerimaan uang di atas Rp5.000.000. Untuk invoice, ikuti ketentuan yang berlaku dan permintaan pelanggan.
Apa beda invoice dengan surat penawaran harga?
Surat penawaran harga diajukan sebelum transaksi disepakati; invoice dikirim setelah barang atau jasa diserahkan untuk menagih pembayaran.
Format nomor invoice yang baik seperti apa?
Gunakan format konsisten seperti INV/2026/11/031 yang memuat tahun, bulan, dan nomor urut, sehingga mudah dicari dan tidak ada nomor ganda.