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Plantilla de factura gratis, ejemplo y cómo hacer una factura
La factura es el documento que emites cuando ya has entregado la mercancía o prestado el servicio: dice al cliente cuánto debe pagar, por qué concepto, en qué plazo y a qué cuenta. En España, además, es un documento con requisitos legales: si falta un dato obligatorio, el cliente puede devolverla y no deducirse el IVA.
En esta página tienes una plantilla de factura gratis en Excel y Word, la explicación de cada campo, un ejemplo completo con IVA, los pasos para emitirla, notas sobre la normativa española y los errores más habituales.
¿Qué es una factura?
Una factura es el justificante de una venta o prestación de servicios ya realizada y, al mismo tiempo, la solicitud de pago. Recoge quién vende, quién compra, qué se ha entregado, cuándo, a qué precio, los impuestos aplicables y las condiciones de pago.
No es lo mismo que un presupuesto, que se envía antes del trabajo para proponer un precio, ni que un recibo, que acredita que el pago ya se ha hecho. En España, los empresarios y profesionales están obligados a expedir factura por sus operaciones, con el contenido que fija el reglamento de facturación.
¿Cuándo hay que emitir una factura?
- Al terminar un trabajo, una entrega o un hito del proyecto
- Cada mes, por cuotas de mantenimiento, alquiler o suscripción
- Cuando se cobra un anticipo o un pago parcial previsto en el contrato
- Cuando el departamento financiero del cliente la exige para pagar
- Cuando necesitas registrar el ingreso para tus libros y declaraciones de IVA
Plantilla de factura: qué poner en cada campo
Los archivos descargables incluyen estos campos en este orden. Deja visibles el importe total, el vencimiento y la forma de pago.
Datos de la factura
| Campo | Qué escribir | Ejemplo |
|---|---|---|
| Número y serie | Numeración correlativa dentro de cada serie, sin saltos. | 2026-A-0112 |
| Fecha de expedición y vencimiento | Fecha de emisión y fecha concreta de pago. | 2 nov 2026 / vence 2 dic 2026 |
| Emisor | Nombre o razón social, NIF y domicilio. | Estudio Lumen SL, B12345678, C/ Mayor 10, Valencia |
| Destinatario | Nombre o razón social, NIF y domicilio del cliente. | Cafés del Puerto SA, A87654321, Madrid |
Conceptos
| Campo | Qué escribir | Ejemplo |
|---|---|---|
| Descripción | Qué se ha entregado o prestado y en qué periodo. | Mantenimiento web, octubre 2026 |
| Cantidad y precio unitario | Unidades u horas y precio sin IVA. | 6 horas × 45 € |
| Base imponible e IVA | Base de cada línea y cuota de IVA con su tipo. | Base 270,00 € · IVA 21 % 56,70 € |
Pago
| Campo | Qué escribir | Ejemplo |
|---|---|---|
| Total factura | Base imponible + IVA (− retención de IRPF, si aplica). | 1.040,60 € |
| Forma de pago | IBAN o enlace de pago y referencia que debe indicar el cliente. | Transferencia a ES00 0000 0000 0000 0000 0000, ref. 2026-A-0112 |
| Observaciones | Plazo de pago, mención de exención si la hay, contacto. | Pago a 30 días según contrato |
Ejemplo de factura
Un estudio web factura a un cliente el mantenimiento de octubre, horas de soporte y licencias. Cada línea muestra la base imponible y la cuota de IVA al 21 %.
| Factura n.º | 2026-A-0112 |
|---|---|
| Cliente | Cafés del Puerto SA (A87654321) |
| Vencimiento | 2 de diciembre de 2026 |
| Total factura | 1.040,60 € (IVA incluido) |
Conceptos facturados
| Concepto | Descripción | Cantidad | Precio unitario (€) | Base imponible | IVA 21 % |
|---|---|---|---|---|---|
| Mantenimiento web | Octubre 2026 | 1 | 350 | 350,00 € | 73,50 € |
| Soporte técnico | Horas fuera de la cuota | 6 | 45 | 270,00 € | 56,70 € |
| Licencia de software | Plugin anual, 2 sitios | 2 | 120 | 240,00 € | 50,40 € |
| Total | 860,00 € | 180,60 € |
Base imponible 860,00 € + IVA 180,60 € = total 1.040,60 €. Si el emisor fuera un profesional autónomo sujeto a retención, se restaría además la retención de IRPF sobre la base.
Descarga gratuita
Gratis y sin registro. Se abre en Excel, Google Sheets, Numbers, Word y LibreOffice.
Abre el archivo descargado en Nobami, nuestra oficina web, y edítalo al momento.
Cómo hacer una factura en 6 pasos
- Parte del presupuesto o del pedido aceptado. Copia precios, cantidades y la referencia del pedido del cliente para que pueda conciliarla sin preguntar.
- Asigna el siguiente número de la serie. La numeración debe ser correlativa; si anulas una factura, emite una factura rectificativa.
- Completa los datos fiscales de ambas partes. Nombre o razón social, NIF y domicilio, tal como figuran en el registro.
- Detalla cada concepto con base e IVA. Indica el tipo aplicado, la cuota y, si corresponde, la retención de IRPF; revisa los totales.
- Añade la forma de pago y el vencimiento. IBAN o enlace de pago, referencia y fecha concreta de vencimiento.
- Envíala en PDF y guarda una copia. Conserva tus facturas y revisa el cobro al día siguiente del vencimiento.
Notas para España: requisitos de la factura e IVA
El Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012) exige que una factura completa incluya, entre otros datos: número y, en su caso, serie; fecha de expedición; nombre y apellidos o razón social, NIF y domicilio del emisor y del destinatario; descripción de las operaciones; base imponible, tipo de IVA y cuota; y la fecha de la operación si es distinta de la de expedición.
El tipo general del IVA es el 21 %, con tipos reducidos para determinadas entregas y servicios. Si la operación está exenta o sujeta a inversión del sujeto pasivo, la factura debe indicarlo expresamente. Los profesionales autónomos que facturan a empresas suelen aplicar retención de IRPF; consulta el porcentaje que te corresponde.
La facturación electrónica entre empresas y los sistemas de facturación verificables (VERI*FACTU) están en proceso de implantación con calendarios propios. Comprueba en la Agencia Tributaria qué obligaciones y fechas te afectan. En América Latina, la factura electrónica suele ser obligatoria y se emite a través del sistema de la autoridad fiscal de cada país.
Fuentes
- BOE: Real Decreto 1619/2012, Reglamento de facturación (consultado el 2 de noviembre de 2026)
- Agencia Tributaria: sede electrónica (consultado el 2 de noviembre de 2026)
Información general a 2 de noviembre de 2026, no constituye asesoramiento fiscal ni jurídico. Consulta con tu asesor o con la Agencia Tributaria.
Errores frecuentes al hacer una factura
- Saltarse números o repetirlos en la misma serie
- Olvidar el NIF o el domicilio del cliente, por lo que no puede deducirse el IVA
- No indicar el tipo de IVA o la mención de exención cuando corresponde
- Borrar una factura errónea en lugar de emitir una rectificativa
- Poner '30 días' sin fecha de vencimiento concreta
- Enviar un archivo editable en lugar de un PDF
Preguntas frecuentes sobre la plantilla de factura
¿Qué diferencia hay entre factura, presupuesto y recibo?
El presupuesto propone un precio antes del trabajo, la factura documenta la operación realizada y solicita el pago, y el recibo acredita que el pago se ha hecho.
¿Qué datos son obligatorios en una factura en España?
Número y serie, fecha, datos fiscales (nombre, NIF y domicilio) de emisor y destinatario, descripción, base imponible, tipo y cuota de IVA, y la fecha de la operación si es distinta. Hay supuestos con menciones adicionales, como exenciones.
¿Puedo hacer facturas en Excel o Word?
Sí, siempre que incluyan los datos obligatorios y respetes la numeración correlativa. Comprueba si te afectan las nuevas obligaciones de software de facturación y factura electrónica.
¿Cómo corrijo una factura con un error?
No la borres ni la modifiques: emite una factura rectificativa que haga referencia a la original.
¿Funciona en Google Sheets?
Sí. El archivo Excel (.xlsx) se abre en Google Sheets y calcula los totales; el Word (.docx) se abre en Google Docs.