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Kündigungsschreiben für Arbeitnehmer: Vorlage, Muster und Fristen
Wer als Arbeitnehmer kündigt, muss in Deutschland vor allem zwei Dinge richtig machen: die Schriftform einhalten und die Kündigungsfrist korrekt berechnen. Ein Kündigungsschreiben per E-Mail oder WhatsApp ist unwirksam, und ein falsch berechnetes Austrittsdatum führt schnell zu Streit über den letzten Arbeitstag, Resturlaub oder das Arbeitszeugnis.
Hier finden Sie eine kostenlose Word-Vorlage für die Eigenkündigung, eine Erklärung aller Bestandteile, ein ausgefülltes Muster, eine Schritt-für-Schritt-Anleitung und typische Fehler. Die Inhalte sind allgemein gehalten; maßgeblich bleiben Arbeitsvertrag und Tarifvertrag.
Was ist ein Kündigungsschreiben des Arbeitnehmers?
Mit dem Kündigungsschreiben erklärt der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber, dass er das Arbeitsverhältnis beenden will. Es ist eine einseitige Erklärung: Der Arbeitgeber muss nicht zustimmen, die Kündigung wird mit Zugang wirksam und das Arbeitsverhältnis endet nach Ablauf der Kündigungsfrist.
Inhaltlich reicht wenig: wer kündigt, wem gegenüber, welches Arbeitsverhältnis, zu welchem Termin, Datum und eigenhändige Unterschrift. Ein Kündigungsgrund ist für die ordentliche Kündigung durch den Arbeitnehmer nicht nötig. Sinnvoll sind außerdem die Bitte um ein qualifiziertes Arbeitszeugnis und um eine Eingangsbestätigung.
Wann brauchen Sie diese Vorlage?
- Sie haben einen neuen Job und wollen Ihr unbefristetes Arbeitsverhältnis ordentlich kündigen
- Sie kündigen in der Probezeit und müssen die kürzere Frist berücksichtigen
- Sie wollen den Austrittstermin und die Bitte um ein Arbeitszeugnis sauber dokumentieren
- Sie möchten zusätzlich einen Aufhebungsvertrag oder eine frühere Freistellung anfragen
- Ihr Arbeitgeber verlangt die Kündigung im Original für die Personalakte
Aufbau der Vorlage: alle Angaben im Kündigungsschreiben
Die Word-Datei enthält diese Bausteine. Ersetzen Sie die Beispiele durch Ihre Daten und löschen Sie optionale Absätze, die Sie nicht brauchen.
Briefkopf
| Angabe | So füllen Sie sie aus | Beispiel |
|---|---|---|
| Absender | Vor- und Nachname, Anschrift, ggf. Personalnummer. | Jonas Weber, Lindenstraße 8, 50674 Köln, Personalnr. 4471 |
| Empfänger | Firmenname, vertretungsberechtigte Person oder Personalabteilung, Anschrift. | Rheinland Logistik GmbH, Personalabteilung, Frau Schulz |
| Ort und Datum | Ort und Datum der Unterschrift. Entscheidend für die Frist ist aber der Zugang beim Arbeitgeber. | Köln, 4. November 2026 |
| Betreff | Kurz und eindeutig. | Kündigung meines Arbeitsverhältnisses |
Text des Schreibens
| Angabe | So füllen Sie sie aus | Beispiel |
|---|---|---|
| Kündigungserklärung | Eindeutiger Satz ohne Bedingung: ordentliche, fristgerechte Kündigung. | Hiermit kündige ich mein Arbeitsverhältnis ordentlich und fristgerecht zum 31. Dezember 2026. |
| Hilfsweise Formulierung | Sichert ab, falls Sie den Termin falsch berechnet haben. | …, hilfsweise zum nächstmöglichen Zeitpunkt. |
| Resturlaub und Freistellung (optional) | Bitte um Gewährung des Resturlaubs oder Freistellung; der Arbeitgeber entscheidet. | Ich bitte darum, meinen Resturlaub von 6 Tagen vor dem Austritt zu gewähren. |
| Arbeitszeugnis | Bitte um ein qualifiziertes Zeugnis (Leistung und Verhalten). | Bitte stellen Sie mir ein qualifiziertes Arbeitszeugnis aus. |
| Eingangsbestätigung | Bitte um schriftliche Bestätigung des Zugangs und des Beendigungsdatums. | Bitte bestätigen Sie mir den Erhalt dieser Kündigung schriftlich. |
| Eigenhändige Unterschrift | Mit Kugelschreiber im Original unterschreiben – ohne Unterschrift ist die Kündigung unwirksam. | Jonas Weber |
Muster: ausgefülltes Kündigungsschreiben
Muster für einen Lagerdisponenten mit gesetzlicher Grundkündigungsfrist, der seine Kündigung persönlich übergibt. Darunter die Übergabeliste für die letzten Wochen.
| Arbeitnehmer | Jonas Weber, Disponent seit 03/2023 |
|---|---|
| Arbeitgeber | Rheinland Logistik GmbH, Köln |
| Zugang | Persönliche Übergabe am 4. November 2026 gegen Empfangsbestätigung |
| Kündigungsfrist | 4 Wochen zum Monatsende (§ 622 Abs. 1 BGB), Austritt 31. Dezember 2026 |
| Bitten | Qualifiziertes Arbeitszeugnis, Resturlaub, Eingangsbestätigung |
Übergabeliste vor dem Austritt
| Aufgabe | Übergabe an | Bis | Status |
|---|---|---|---|
| Tourenplanung und Kundenkontakte dokumentieren | Lea Hoffmann, Teamleitung | 11.12.2026 | In Arbeit |
| Zugänge Lagerverwaltungssystem übertragen | IT-Abteilung | 18.12.2026 | Geplant |
| Laptop, Diensthandy und Schlüssel zurückgeben | Empfang / Facility | 23.12.2026 | Geplant |
| Resturlaub abstimmen | Personalabteilung | 13.11.2026 | Beantragt |
Tipp: Lassen Sie sich bei persönlicher Übergabe Datum und Erhalt auf einer Kopie quittieren – so ist der Zugang und damit der Fristbeginn belegt.
Kostenloser Download
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In 6 Schritten richtig kündigen
- Frist prüfen. Lesen Sie Arbeits- und Tarifvertrag. Gibt es keine Regelung, gilt die gesetzliche Grundkündigungsfrist von vier Wochen zum 15. oder zum Monatsende.
- Austrittsdatum berechnen. Rechnen Sie ab dem Tag, an dem die Kündigung dem Arbeitgeber zugeht, nicht ab dem Datum im Briefkopf.
- Vorlage ausfüllen. Eindeutige Kündigungserklärung, Termin, hilfsweise „zum nächstmöglichen Zeitpunkt“, Bitte um Arbeitszeugnis.
- Ausdrucken und eigenhändig unterschreiben. Die Schriftform verlangt das Original mit Unterschrift; E-Mail, Fax, Scan oder elektronische Signatur reichen nicht.
- Zugang beweisbar machen. Persönlich gegen Empfangsbestätigung übergeben oder per Bote mit Zeugen zustellen; Einschreiben belegen den Inhalt nicht immer.
- Arbeitsagentur und Übergabe planen. Melden Sie sich bei Bedarf frühzeitig arbeitsuchend und stimmen Sie die Übergabe Ihrer Aufgaben ab.
Rechtliche Hinweise für Deutschland
Die Kündigung eines Arbeitsverhältnisses bedarf der Schriftform; die elektronische Form ist ausgeschlossen (§ 623 BGB). Das Schreiben muss also im Original eigenhändig unterschrieben sein und dem Arbeitgeber zugehen. Eine Kündigung per E-Mail, SMS oder Messenger ist unwirksam.
Ohne vertragliche oder tarifliche Regelung gilt für Arbeitnehmer die Grundkündigungsfrist von vier Wochen zum 15. oder zum Ende eines Kalendermonats (§ 622 Abs. 1 BGB). Die verlängerten Fristen nach Betriebszugehörigkeit gelten nach dem Gesetz nur für Kündigungen durch den Arbeitgeber, können aber vertraglich auch für Arbeitnehmer vereinbart sein. In einer vereinbarten Probezeit von längstens sechs Monaten beträgt die Frist zwei Wochen (§ 622 Abs. 3 BGB).
Beim Ausscheiden haben Sie Anspruch auf ein schriftliches Arbeitszeugnis, auf Wunsch qualifiziert mit Angaben zu Leistung und Verhalten (§ 109 GewO). Wer selbst kündigt und anschließend arbeitslos ist, muss mit einer Sperrzeit beim Arbeitslosengeld rechnen, wenn kein wichtiger Grund vorliegt; informieren Sie sich vorher bei der Agentur für Arbeit.
Quellen
- Gesetze im Internet: § 623 BGB (Schriftform der Kündigung) (Stand 4. November 2026)
- Gesetze im Internet: § 622 BGB (Kündigungsfristen) (Stand 4. November 2026)
- Gesetze im Internet: § 109 GewO (Zeugnis) (Stand 4. November 2026)
Allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind Ihr Arbeitsvertrag, Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen; lassen Sie sich im Zweifel von einer Fachanwältin, einem Fachanwalt oder Ihrer Gewerkschaft beraten.
Häufige Fehler bei der Kündigung durch Arbeitnehmer
- Kündigung per E-Mail oder Messenger schicken – sie ist wegen § 623 BGB unwirksam
- Das Schreiben nicht eigenhändig unterschreiben oder nur eine Kopie abgeben
- Die Frist ab dem Briefdatum statt ab dem Zugang berechnen
- Kündigungsfristen aus dem Arbeits- oder Tarifvertrag übersehen
- Die Bitte um ein qualifiziertes Arbeitszeugnis vergessen
- Keinen Nachweis über den Zugang der Kündigung behalten
Häufige Fragen zum Kündigungsschreiben
Muss ich einen Kündigungsgrund angeben?
Nein. Für die ordentliche Kündigung durch den Arbeitnehmer ist kein Grund erforderlich. Ein kurzer, neutraler Satz ist möglich, aber nicht nötig.
Kann ich per E-Mail kündigen?
Nein. Nach § 623 BGB ist die Schriftform vorgeschrieben und die elektronische Form ausgeschlossen. Nur das eigenhändig unterschriebene Original ist wirksam.
Welche Kündigungsfrist gilt für mich?
Zuerst zählt Ihr Arbeits- oder Tarifvertrag. Fehlt eine Regelung, gelten vier Wochen zum 15. oder zum Monatsende, in der Probezeit zwei Wochen.
Was bedeutet „hilfsweise zum nächstmöglichen Zeitpunkt“?
Der Zusatz sorgt dafür, dass die Kündigung auch dann wirkt, wenn das genannte Datum zu früh berechnet war; sie gilt dann zum nächsten zulässigen Termin.
Was kommt nach der Kündigung?
Übergabe der Aufgaben, Rückgabe von Arbeitsmitteln, Arbeitszeugnis und Austrittsunterlagen. Für Übergabeprotokoll und Offboarding gibt es eigene Vorlagen.