WorkbamiNhân sự & chấm công
Mẫu đơn xin nghỉ việc và cách viết đúng, đủ, lịch sự
Khi quyết định rời công ty, người lao động thường nộp đơn xin nghỉ việc để thông báo chính thức cho người sử dụng lao động. Một lá đơn rõ ràng giúp ghi nhận ngày bạn báo trước, ngày làm việc cuối cùng và kế hoạch bàn giao, đồng thời là căn cứ để công ty thanh toán lương, phép năm chưa nghỉ và chốt sổ bảo hiểm xã hội đúng hạn.
Trang này cung cấp mẫu đơn xin nghỉ việc dạng Word, giải thích từng mục, ví dụ đã điền, các bước nộp đơn và những lỗi hay gặp. Nội dung mang tính tham khảo chung; hợp đồng lao động và nội quy công ty của bạn có thể có quy định riêng.
Đơn xin nghỉ việc là gì?
Đơn xin nghỉ việc là văn bản người lao động gửi công ty để thông báo việc đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động. Pháp luật không bắt buộc một mẫu cố định, nhưng đơn nên có đủ thông tin người viết, vị trí công việc, ngày dự kiến nghỉ, lý do ngắn gọn (nếu muốn), cam kết bàn giao và chữ ký.
Điều quan trọng nhất là thời hạn báo trước. Bộ luật Lao động 2019 quy định số ngày báo trước tùy loại hợp đồng; nộp đơn sớm và giữ bằng chứng ngày nộp giúp bạn nghỉ việc đúng luật và nhận đủ quyền lợi.
Khi nào dùng mẫu đơn này?
- Bạn đã nhận việc ở công ty mới và muốn chấm dứt hợp đồng hiện tại
- Bạn cần thông báo bằng văn bản để bắt đầu tính thời hạn báo trước
- Công ty yêu cầu nộp đơn có chữ ký để lưu hồ sơ nhân sự
- Bạn muốn đề xuất ngày nghỉ sớm hơn và cần ghi rõ để quản lý xem xét
- Bạn muốn giữ bản sao có xác nhận ngày nhận của phòng nhân sự
Các mục trong mẫu đơn xin nghỉ việc
File Word có sẵn các mục dưới đây. Hãy thay ví dụ bằng thông tin của bạn và xóa các phần không cần.
Phần đầu đơn
| Mục | Cách ghi | Ví dụ |
|---|---|---|
| Quốc hiệu, tiêu ngữ | Ghi theo cách trình bày văn bản thông dụng ở Việt Nam. | CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM – Độc lập – Tự do – Hạnh phúc |
| Tên đơn | Viết in hoa, ở giữa trang. | ĐƠN XIN NGHỈ VIỆC |
| Kính gửi | Ban Giám đốc, Trưởng phòng Nhân sự và quản lý trực tiếp. | Kính gửi: Ban Giám đốc Công ty TNHH Sao Mai; Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự |
| Thông tin người viết | Họ tên, ngày sinh, bộ phận, chức danh, mã nhân viên, số điện thoại. | Tôi là Nguyễn Thị Lan, nhân viên kế toán, mã NV 0587, ĐT 0912 345 678 |
Nội dung đơn
| Mục | Cách ghi | Ví dụ |
|---|---|---|
| Đề nghị nghỉ việc | Nêu rõ ý định chấm dứt hợp đồng lao động và loại hợp đồng. | Tôi làm đơn này xin chấm dứt hợp đồng lao động không xác định thời hạn đã ký ngày 01/03/2022. |
| Ngày nghỉ dự kiến | Tính đủ số ngày báo trước theo loại hợp đồng; ghi ngày làm việc cuối cùng. | Ngày làm việc cuối cùng của tôi là 19/12/2026. |
| Lý do (ngắn gọn) | Không bắt buộc nêu chi tiết; nên ngắn gọn, lịch sự. | Lý do: chuyển sang môi trường làm việc mới phù hợp với định hướng cá nhân. |
| Cam kết bàn giao | Nêu sẽ bàn giao công việc, tài liệu, tài sản cho ai, trước ngày nào. | Tôi sẽ bàn giao toàn bộ hồ sơ, chứng từ cho chị Trần Thu Hà trước ngày 15/12/2026. |
| Đề nghị thanh toán và giấy tờ | Đề nghị thanh toán lương, phép năm chưa nghỉ, xác nhận thời gian đóng BHXH và trả sổ. | Kính đề nghị Công ty thanh toán các khoản và hoàn tất thủ tục bảo hiểm xã hội. |
| Ký tên | Ngày tháng, chữ ký, họ tên; có thể thêm ý kiến của quản lý trực tiếp. | Hà Nội, ngày 04 tháng 11 năm 2026 – Người làm đơn: Nguyễn Thị Lan |
Ví dụ đơn xin nghỉ việc đã điền
Ví dụ cho nhân viên kế toán có hợp đồng không xác định thời hạn, báo trước 45 ngày. Bên dưới là danh sách bàn giao trước khi nghỉ.
| Người làm đơn | Nguyễn Thị Lan, nhân viên kế toán |
|---|---|
| Công ty | Công ty TNHH Sao Mai, Hà Nội |
| Ngày nộp đơn | 04/11/2026, nộp trực tiếp phòng Nhân sự, có ký nhận |
| Thời hạn báo trước | 45 ngày (hợp đồng không xác định thời hạn), làm đến 19/12/2026 |
| Người nhận bàn giao | Trần Thu Hà, kế toán tổng hợp |
Danh sách bàn giao trước khi nghỉ
| Hạng mục | Bàn giao cho | Hạn | Trạng thái |
|---|---|---|---|
| Chứng từ thu chi và sổ quỹ tháng 11–12 | Trần Thu Hà | 15/12/2026 | Đang làm |
| Tài khoản phần mềm kế toán, hóa đơn điện tử | Bộ phận IT | 19/12/2026 | Đã lên lịch |
| Máy tính, thẻ nhân viên, chìa khóa tủ hồ sơ | Hành chính | 19/12/2026 | Đã lên lịch |
| Đối chiếu số ngày phép năm chưa nghỉ | Phòng Nhân sự | 20/11/2026 | Đã đề nghị |
Mẹo: in hai bản, đề nghị phòng Nhân sự ký nhận và ghi ngày nhận vào bản của bạn để làm bằng chứng ngày bắt đầu tính thời hạn báo trước.
Tải miễn phí
Miễn phí, không cần đăng ký. Mở được bằng Excel, Google Trang tính, Word, WPS và LibreOffice.
Mở file đã tải trong Nobami, bộ văn phòng trên web, để chỉnh sửa ngay.
Các bước viết và nộp đơn xin nghỉ việc
- Xem lại hợp đồng và nội quy. Xác định loại hợp đồng, thời hạn báo trước và các cam kết như đào tạo, bảo mật.
- Trao đổi trước với quản lý. Thông báo trực tiếp giúp việc sắp xếp người thay thế và bàn giao suôn sẻ hơn.
- Điền mẫu đơn. Ghi rõ đề nghị nghỉ việc, ngày làm việc cuối cùng đã tính đủ ngày báo trước và cam kết bàn giao.
- Ký và nộp đơn có xác nhận. Nộp trực tiếp hoặc qua email theo quy định công ty, nhưng nên có bản ký nhận ngày nhận.
- Bàn giao công việc và tài sản. Lập danh sách bàn giao, có chữ ký người nhận để tránh tranh chấp sau này.
- Theo dõi thanh toán và sổ BHXH. Kiểm tra tiền lương, phép năm, quyết định thôi việc và việc xác nhận thời gian đóng bảo hiểm.
Quy định tại Việt Nam: thời hạn báo trước và thanh toán
Theo Điều 35 Bộ luật Lao động 2019, người lao động có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng nhưng phải báo trước: ít nhất 45 ngày nếu làm việc theo hợp đồng không xác định thời hạn; ít nhất 30 ngày nếu hợp đồng xác định thời hạn từ 12 đến 36 tháng; ít nhất 3 ngày làm việc nếu hợp đồng xác định thời hạn dưới 12 tháng. Một số ngành, nghề đặc thù có thời hạn báo trước riêng, và có những trường hợp được nghỉ không cần báo trước như không được trả lương đầy đủ, đúng hạn hoặc bị ngược đãi, quấy rối.
Nghỉ việc không báo trước đủ thời hạn có thể bị coi là đơn phương chấm dứt hợp đồng trái pháp luật, kéo theo nghĩa vụ bồi thường và mất trợ cấp thôi việc. Vì vậy hãy tính ngày làm việc cuối cùng cẩn thận và giữ bằng chứng ngày nộp đơn.
Theo Điều 48, trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng, hai bên có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản liên quan (có thể kéo dài nhưng không quá 30 ngày trong một số trường hợp), và người sử dụng lao động phải hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, trả lại giấy tờ gốc nếu có giữ.
Nguồn
- Cơ sở dữ liệu quốc gia về văn bản pháp luật: Bộ luật Lao động 2019 (Điều 35, Điều 48) (cập nhật đến 4 tháng 11, 2026)
- Cổng Thông tin điện tử Chính phủ (cập nhật đến 4 tháng 11, 2026)
Thông tin chung, không phải tư vấn pháp lý. Hãy kiểm tra hợp đồng lao động, nội quy và thỏa ước lao động tập thể của công ty; khi cần, hỏi ý kiến luật sư hoặc công đoàn.
Lỗi thường gặp khi nộp đơn xin nghỉ việc
- Tính sai số ngày báo trước, nghỉ sớm hơn quy định
- Nộp đơn nhưng không có xác nhận ngày nhận của công ty
- Viết lý do dài dòng, phàn nàn hoặc chỉ trích cá nhân
- Không lập biên bản bàn giao, dẫn đến tranh chấp tài sản, chứng từ
- Quên đề nghị thanh toán phép năm và chốt sổ bảo hiểm xã hội
- Bỏ qua cam kết đào tạo hoặc bảo mật trong hợp đồng
Câu hỏi thường gặp về đơn xin nghỉ việc
Đơn xin nghỉ việc có bắt buộc ghi lý do không?
Pháp luật không yêu cầu nêu lý do khi người lao động báo trước đủ thời hạn. Bạn có thể ghi một câu ngắn, lịch sự.
Phải báo trước bao nhiêu ngày?
Ít nhất 45 ngày với hợp đồng không xác định thời hạn, 30 ngày với hợp đồng 12–36 tháng và 3 ngày làm việc với hợp đồng dưới 12 tháng, trừ ngành nghề đặc thù và trường hợp được miễn báo trước.
Công ty không đồng ý thì có được nghỉ không?
Khi đã báo trước đủ thời hạn theo luật, người lao động có quyền chấm dứt hợp đồng; công ty không cần “duyệt” đơn nhưng hai bên nên thống nhất lịch bàn giao.
Có thể gửi đơn qua email không?
Nhiều công ty chấp nhận, nhưng nên có văn bản ký tên và xác nhận ngày nhận để làm bằng chứng thời điểm báo trước.
Sau khi nộp đơn cần làm gì?
Bàn giao công việc, trả tài sản, nhận quyết định thôi việc, kiểm tra thanh toán và sổ bảo hiểm xã hội. Biên bản bàn giao và giấy xác nhận kinh nghiệm có hướng dẫn riêng.