WorkbamiSDM & absensi
Contoh surat pengunduran diri kerja dan cara menulisnya
Saat memutuskan berhenti bekerja, langkah resmi pertama adalah menyerahkan surat pengunduran diri kepada perusahaan. Surat yang jelas mencatat tanggal pemberitahuan, tanggal terakhir bekerja, dan rencana serah terima, sehingga bagian HR dapat menghitung gaji terakhir, sisa cuti, dan mengurus BPJS dengan benar.
Halaman ini berisi template surat pengunduran diri format Word, penjelasan setiap bagian, contoh yang sudah diisi, langkah menyerahkan surat, dan kesalahan yang sering terjadi. Isinya bersifat umum; perjanjian kerja, peraturan perusahaan, dan perjanjian kerja bersama di tempat Anda tetap menjadi acuan.
Apa itu surat pengunduran diri?
Surat pengunduran diri (resign) adalah surat dari pekerja kepada pengusaha yang menyatakan keinginan mengakhiri hubungan kerja atas kemauan sendiri. Tidak ada format baku dari pemerintah, tetapi surat sebaiknya memuat identitas pekerja, jabatan, tanggal efektif pengunduran diri, alasan singkat bila ingin dicantumkan, kesediaan serah terima, dan tanda tangan.
Hal terpenting adalah waktu pengajuan. Undang-undang ketenagakerjaan mengatur bahwa permohonan pengunduran diri diajukan secara tertulis paling lambat 30 hari sebelum tanggal mulai pengunduran diri, dan pekerja tetap melaksanakan kewajibannya sampai tanggal tersebut.
Kapan memakai template ini?
- Anda sudah menerima tawaran kerja baru dan ingin berhenti dari perusahaan sekarang
- Anda perlu mengajukan pengunduran diri tertulis paling lambat 30 hari sebelumnya
- Perusahaan meminta surat bertanda tangan untuk arsip kepegawaian
- Anda ingin meminta tanggal efektif lebih awal dan perlu persetujuan atasan
- Anda ingin menyimpan salinan surat yang ditandatangani HR sebagai bukti
Isi template surat pengunduran diri
File Word memuat bagian-bagian berikut. Ganti contoh dengan data Anda dan hapus bagian yang tidak diperlukan.
Kepala surat
| Bagian | Cara mengisi | Contoh |
|---|---|---|
| Tempat dan tanggal | Kota dan tanggal surat diserahkan. | Jakarta, 4 November 2026 |
| Perihal | Singkat dan jelas. | Perihal: Pengunduran Diri |
| Tujuan surat | Pimpinan atau bagian HRD perusahaan. | Kepada Yth. Manajer HRD PT Nusantara Jaya Abadi |
| Identitas pekerja | Nama, NIK karyawan, jabatan, divisi. | Nama: Dimas Pratama; NIK: 20210417; Jabatan: Staf Pajak, Divisi Keuangan |
Isi surat
| Bagian | Cara mengisi | Contoh |
|---|---|---|
| Pernyataan mengundurkan diri | Tulis tegas tanpa syarat. | Dengan surat ini saya mengajukan pengunduran diri dari jabatan Staf Pajak. |
| Tanggal efektif | Minimal 30 hari setelah surat diterima; sebut hari kerja terakhir. | Pengunduran diri ini berlaku efektif per 5 Desember 2026, dengan hari kerja terakhir 4 Desember 2026. |
| Alasan singkat (opsional) | Tidak wajib; jika ditulis, cukup satu kalimat sopan. | Keputusan ini saya ambil untuk melanjutkan pengembangan karier. |
| Serah terima | Sebutkan kesediaan menyerahkan pekerjaan, dokumen, dan inventaris. | Saya akan menyelesaikan serah terima pekerjaan kepada Sdri. Rina Kusuma sebelum 1 Desember 2026. |
| Permohonan hak dan dokumen | Minta penyelesaian hak (gaji, sisa cuti) dan surat keterangan kerja. | Mohon bantuan penyelesaian hak-hak saya dan penerbitan surat keterangan kerja. |
| Penutup dan tanda tangan | Ucapan terima kasih, tanda tangan, nama jelas; sediakan kolom tanda terima HR. | Hormat saya, Dimas Pratama / Diterima HRD tgl ____ |
Contoh surat pengunduran diri yang sudah diisi
Contoh untuk staf pajak dengan pemberitahuan 31 hari sebelumnya. Di bawahnya daftar serah terima sebelum hari terakhir.
| Pekerja | Dimas Pratama, Staf Pajak |
|---|---|
| Perusahaan | PT Nusantara Jaya Abadi, Jakarta |
| Surat diserahkan | 4 November 2026, langsung ke HRD dengan tanda terima |
| Tanggal efektif | 5 Desember 2026 (hari kerja terakhir 4 Desember 2026) |
| Penerima serah terima | Rina Kusuma, Supervisor Pajak |
Daftar serah terima sebelum keluar
| Pekerjaan / barang | Diserahkan kepada | Batas waktu | Status |
|---|---|---|---|
| Rekap SPT Masa PPN dan PPh 21 bulan berjalan | Rina Kusuma | 01/12/2026 | Sedang dikerjakan |
| Akses e-Faktur dan akun DJP Online perusahaan | Tim IT dan Keuangan | 04/12/2026 | Dijadwalkan |
| Laptop, ID card, dan kunci lemari arsip | Bagian Umum | 04/12/2026 | Dijadwalkan |
| Pengecekan sisa cuti tahunan | HRD | 20/11/2026 | Diajukan |
Tips: cetak dua rangkap dan minta HRD menandatangani serta menuliskan tanggal terima pada salinan Anda sebagai bukti batas 30 hari.
Download gratis
Gratis, tanpa daftar. Bisa dibuka di Excel, Google Spreadsheet, Numbers, Word, WPS, dan LibreOffice.
Buka file yang sudah diunduh di Nobami, aplikasi kantor berbasis web, lalu edit langsung.
Langkah menulis dan mengajukan surat pengunduran diri
- Cek perjanjian kerja dan peraturan perusahaan. Periksa ketentuan pemberitahuan, ikatan dinas, dan kewajiban kerahasiaan.
- Bicarakan dengan atasan. Sampaikan rencana secara langsung sebelum menyerahkan surat agar serah terima lebih lancar.
- Isi template. Tulis pernyataan mengundurkan diri, tanggal efektif minimal 30 hari setelah surat diterima, dan rencana serah terima.
- Tanda tangani dan serahkan dengan tanda terima. Serahkan ke HRD atau atasan dan minta tanda tangan serta tanggal terima pada salinan Anda.
- Lakukan serah terima. Buat daftar pekerjaan, dokumen, akses sistem, dan inventaris yang ditandatangani penerima.
- Pantau penyelesaian hak. Periksa gaji terakhir, uang penggantian hak seperti sisa cuti, surat keterangan kerja, dan status BPJS.
Aturan di Indonesia tentang pengunduran diri
Menurut UU Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan beserta perubahannya melalui UU Nomor 6 Tahun 2023 (Cipta Kerja) dan PP Nomor 35 Tahun 2021, pekerja yang mengundurkan diri atas kemauan sendiri harus memenuhi syarat: mengajukan permohonan secara tertulis paling lambat 30 hari sebelum tanggal mulai pengunduran diri, tidak terikat dalam ikatan dinas, dan tetap melaksanakan kewajibannya sampai tanggal mulai pengunduran diri.
Pekerja yang mengundurkan diri pada umumnya tidak menerima uang pesangon, tetapi berhak atas uang penggantian hak, misalnya cuti tahunan yang belum diambil dan belum gugur, serta dapat menerima uang pisah yang besarnya diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama.
Pekerja dengan perjanjian kerja waktu tertentu (PKWT) memiliki ketentuan berbeda bila mengakhiri hubungan kerja sebelum jangka waktunya berakhir. Pastikan Anda memahami jenis perjanjian kerja Anda sebelum menyerahkan surat.
Sumber
- JDIH Kementerian Ketenagakerjaan: UU 13/2003, UU 6/2023, PP 35/2021 (dicek 4 November 2026)
- Database Peraturan BPK RI (dicek 4 November 2026)
Informasi umum, bukan nasihat hukum. Periksa perjanjian kerja, peraturan perusahaan, dan perjanjian kerja bersama Anda, dan konsultasikan dengan HRD, serikat pekerja, atau konsultan hukum ketenagakerjaan bila ragu.
Kesalahan umum saat mengajukan pengunduran diri
- Menyerahkan surat kurang dari 30 hari sebelum tanggal efektif
- Tidak meminta tanda terima atau salinan bertanda tangan dari HRD
- Menulis alasan panjang yang berisi keluhan atau menyalahkan orang lain
- Tidak membuat berita acara serah terima pekerjaan dan inventaris
- Lupa menanyakan sisa cuti, uang penggantian hak, dan surat keterangan kerja
- Mengabaikan ikatan dinas atau kewajiban kerahasiaan dalam perjanjian
Pertanyaan umum tentang surat pengunduran diri
Berapa lama harus mengajukan surat sebelum berhenti?
Paling lambat 30 hari sebelum tanggal mulai pengunduran diri, sesuai ketentuan ketenagakerjaan. Perusahaan dapat menetapkan prosedur tambahan dalam peraturan perusahaan.
Apakah harus menulis alasan resign?
Tidak wajib. Jika ingin, cukup satu kalimat singkat dan sopan, misalnya untuk pengembangan karier.
Apakah karyawan yang resign mendapat pesangon?
Umumnya tidak, tetapi tetap berhak atas uang penggantian hak dan dapat menerima uang pisah sesuai perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau PKB.
Bolehkah mengirim surat pengunduran diri lewat email?
Banyak perusahaan menerima, tetapi sebaiknya tetap ada surat bertanda tangan dan bukti tanggal diterima untuk menghitung batas 30 hari.
Apa yang dilakukan setelah surat diserahkan?
Lakukan serah terima, kembalikan inventaris, minta surat keterangan kerja, dan cek penyelesaian hak serta BPJS. Berita acara serah terima dan surat pengalaman kerja dibahas di panduan terpisah.